Autor: Mikko Kärkkäinen, Group CEO, D.Sc. (Tech.)

La precisión y la efectividad de los pedidos en tienda tienen gran impacto en las ventas. También afectan a costes de manipulación, almacenamiento y pérdidas en tiendas y otras partes de la cadena de suministro.

Para la mayoría de los directivos de Retail, es cada vez más obvio que, debido a los miles de productos que han de gestionar, el control preciso a nivel producto es técnicamente imposible con el pedido manual en tienda.

Cuando RELEX, en 2005, se dispuso a cambiar la manera en que los retailers realizaban sus pedidos y gestionaban el reaprovisionamiento, hubo pocas compañías que llevaran a cabo la automatización. En la última década, el reabastecimiento automatizado asistido por sistema especializado se ha convertido en algo indispensable, sencillamente porque los resultados son espectaculares.

Las ventajas de optimizar el proceso de reabastecimiento son importantes, ya que a menudo, significa un ahorro de varios puntos respecto a la facturación total. Muchas de estas ganancias se pueden tener de manera relativamente rápida y fácil. Esto significa, optimizar la previsión de la demanda y gestión de inventario y establecer frecuencias y cantidades de pedidos más precisos al incrementar el nivel de automatización en áreas rutinarias del proceso de reabastecimiento para que los planificadores puedan enfocar su experiencia en áreas que requieran mayor atención.

Y aunque los directivos en retail, a menudo discuten sobre cómo hacer que la cadena de suministro sea más eficiente con iniciativas como la de tener una estrecha colaboración entre empresas, o extendiendo el uso de la tecnología del momento, como blockchain, es importante no olvidarse de que, la vía más fiable para tener una mayor rentabilidad es sencillamente, establecer las bases adecuadas.

La clave: mejorando su sistema de reabastecimiento propio se consiguen resultados rápidos, a menudo, mucho más rápidos que los que se pueden conseguir con proyectos de desarrollo de gran alcance que implican a múltiples terceros o una nueva tecnología

La optimización del proceso de reabastecimiento en tienda es indispensable

Cuántas más SKUs tenga que manejar una empresa, optimizando su proceso de reabastecimiento, mayor será el retorno. Si una empresa gestiona varios miles de productos, los beneficios serán realmente significantes. Más, si hay varios almacenes o tiendas que gestionar, las ganancias se multiplicarán. Descubrimos que, optimizando los procesos de reabastecimiento de sus tiendas, casi todas las empresas obtienen un retorno en cuestión de meses.

Las empresas que normalmente más se benefician de la implementación de un Sistema de reabastecimiento automatizado adaptado a sus necesidades son aquellas que:

  • Tienen un capital importante inmovilizado en exceso de inventario, que podría usarse mejor en cualquier otro sitio.
  • Los niveles de disponibilidad en estantería son inaceptablemente bajos (o no se miden), lo que provoca pérdidas en ventas y clientes.
  • El coste total de reabastecimiento de producto es alto y tiene que reducirse.
  • Los pedidos de reabastecimiento o de compras están descentralizados, dejándolos a cargo, a menudo, de los responsables locales.

Para empresas que tienen que gestionar una gran cantidad de SKUs, una de las maneras más efectivas para que el reabastecimiento en tienda sea más preciso, eficiente y rentable es usar un sistema de reabastecimiento adaptado específicamente a las operaciones de la empresa. Cuando se tienen que gestionar miles o millones de productos, el pedido manual es una tarea intensa y costosa, sencillamenteno es factible analizar las inmensas cantidades de datos cuando se hace manualmente, provoca errores y mayores costes.

Un sistema de reaprovisionamiento eficiente ofrece tres grandes beneficios:

  1. Reducción de costes de proceso
  2. Reducir los niveles de stock y mejorar la rotación de inventario
  3. Niveles de servicio más altos

Un Sistema de reaprovisionamiento automático nunca deja de trabajar. Monitorea constantemente el stock, las ventas y la demanda. El sistema también tiene en cuenta los cambios previstos en la demanda y ajusta los pedidos. Aumenta el nivel de servicio y lleva a incrementar ventas y mejorar la satisfacción de los clientes.

Un Sistema de reabastecimiento de tiendas bien calibrado clasifica los productos individualmente y les asigna diferentes atributos. Esto permite establecer objetivos a nivel servicio para los productos que los clientes consideran más importantes y que compran con más frecuencia. El uso de un sistema que reconoce la frecuencia de ventas, el margen de ganancia o el valor de las ventas permite que una empresa administre su inventario de la manera que le garantice la rentabilidad a largo plazo.

También mejora la rotación del inventario. El sistema de reabastecimiento permite gestionar el stock con más precisión que cualquier persona. Si el inventario se gestiona manualmente, es imposible evaluar la necesidad de stock de seguridad para cada SKU de forma precisa. Los productos se han de manejar como grupos, usando reglas básicas. Como consecuencia, si una empresa quiere aumentar el nivel de servicio, normalmente se incrementa el stock de seguridad, resultando en excesos innecesarios.

Por el contrario, un sistema de reabastecimiento competente será capaz de calcular el nivel de seguridad para cada SKU de forma separada y ajustarlo para cumplir los objetivos de la manera más efectiva posible, teniendo en cuenta la predictibilidad de la demanda y los plazos de entrega de cada producto. El alto grado de precisión en la gestión de inventarios que ofrece un buen sistema de reabastecimiento hace posible que se incrementen los niveles de servicio y la rotación de existencias, simultáneamente.

Pero esto no es todo. Un buen sistema de reabastecimiento hará que el proceso de reposición sea más rentable. La automatización del control de nivel de stock y de los pedidos de reabastecimiento hace que se ahorre una enorme cantidad de tiempo de gestión. Este tiempo puede usarse en otras tareas como la planificación de surtidos, negociaciones con proveedores, soporte de ventas, gestión de las excepciones y desarrollo del personal.

La gestión de las excepciones también puede hacerse de manera más efectiva a través del sistema. Un buen sistema de reaprovisionamiento puede anticiparse a la falta de productos, entregas tardías, productos estacionales de los que existe un riesgo de exceso de stock y otras excepciones, de forma mucho más rápida y precisa que cualquier humano. El sistema puede, en muchos casos, responder a las excepciones automáticamente, y en otros, marcárselo a los responsables para tener la atención de un experto.

Escoger la tecnología correcta

Cada empresa es diferente. Cadenas de suministro, estructuras de coste, estilo de dirección – las empresas con como las personas – cada una de ellas tiene una personalidad única. Los sistemas de reaprovisionamiento deben ajustarse a la empresa en lugar de exigir que la empresa se ajuste a ellos. Tienen que poder personalizarse para dar soporte a características específicas de cada cadena de suministro – y el proveedor de sistemas tiene que comprender el negocio del cliente en toda su complejidad.

Pero, en cualquier caso, un sistema de reabastecimiento eficiente también debe incluir ciertas características esenciales para garantizar resultados rápidos y significativos.

  • El sistema tiene que soportar el pronóstico automático de la demanda a nivel de SKU y tener en cuenta las variaciones periódicas o estacionales, así como las tendencias y los cambios en la demanda automáticamente.
  • El Sistema tiene que ser capaz de calcular niveles eficientes de stock de seguridad a nivel de SKU, teniendo en cuenta la predictibilidad de la demanda y los plazos y precisión de las entregas.
  • La optimización de los pedidos basados en costes y las frecuencias de pedido a nivel de proveedor o producto ahorran dinero.
  • La combinación de pedidos automatizados para los productos previsibles con propuestas de pedidos para los productos específicos más importantes, así como con la gestión automática de las excepciones, hacen que el proceso de reaprovisionamiento sea más eficiente y reduce los recursos necesarios para operarlo.

Hacer de la reposición optimizada de la tienda, una realidad

Resumiendo: Optimizar el reaprovisionamiento de la tienda significa:

  • Reabastecimiento de productos más eficiente = mayores beneficios.
  • La mejora del reaprovisionamiento en tienda es una de las formas más rápidas de hacer que la cadena de suministro sea más eficiente.
  • Un buen sistema de reaprovisionamiento es capaz de evaluar las necesidades de reaprovisionamiento de forma más rápida, precisa y rentable. Libere a sus gerentes de procesos rutinarios y procesamiento de datos para que puedan usar su experiencia en apoyar al personal y aportar mayor valor al negocio.

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