Case Akademibokhandeln: En sentralisert varepåfyllingsprosess før jul

Kunder » Case studier

Introduksjon

Akademibokhandeln er Sveriges ledende bokhandler med 107 butikker over hele landet, samt en nettbutikk. Selskapet opererer i en svært utfordrende bransje, hvor nesten 20 % av inntektene omsettes i løpet av årets mest hektiske salgsperiode – de tre ukene før jul. I tillegg må bokhandlere prognostisere etterspørselen av en konstant strøm av nye titler, uten noen tidligere salgshistorikk. Disse to utfordringene til sammen legger stort press på bokhandlernes forsyningskjede.

Bakgrunn

Før Akademibokhandeln startet samarbeidet med RELEX, hadde selskapet begynt implementeringen av et annet system. Implementeringen ble imidlertid avviklet da Akademibokhandeln forsto at systemet ikke kunne innfri deres forventninger. Systemet kunne ikke tilby en sentralisert varepåfylling, en viktig prioritet for Akademibokhandeln. Lagerstyring og varebestilling var en tid- og arbeidskrevende oppgave, som opptok en betydelig del av flere av de ansattes arbeidsuke. Dette var noe som måtte forbedres.

Akademibokhandeln bestemte seg for å se etter ett nytt system. Deres viktigste krav til systemet var fullstendig sentralisering av varepåfyllingen, samt tettere og mer effektiv kontroll over selskapets største salgsperiode, julen.

Adakdemibokhandeln

  • Sveriges ledende bokkjede
  • Butikker 107 (hvorav 28 er franchisebutikker)
  • Ansatte 1000
  • SKUs 436 000 aktive produkter i tillegg til 11 millioner online
  • Omsetning € 175 M

www.akademibokhandeln.se

Andrew Rafferty

«Takket være RELEX’ fleksible og brukervennlige system, kan vi selv tilpasse verktøyet etter våre behov. Med tradisjonelle systemer må alt være spesifiseres på forhånd, noe som gjør det vanskelig å reagere raskt når noe endres.»

– Anton Hellström, Supply Chain Manager, Akademibokhandeln

Den største utfordringen først: Julen

Akademibokhandeln ønsket å styre hele julesesongen og alle nye utgivelser, enkelt og effektivt, uten å risikere hverken marginer eller redusert kundeservice i sine butikker.

Pilotprosjektet startet høsten 2014 og involverte fem butikker. Akademibokhandeln ønsket å teste RELEX’ system i sin viktigste salgsperiode, julen, før de besluttet å fortsette med RELEX.

«Det var da RELEX virkelig viste sin verdi,» sier Anton Hellström, Supply Chain Manager i Akademibokhandeln og datterselskapet bokus.com. «Takket være RELEX’ fleksible og brukervennlige system, kan vi selv tilpasse verktøyet etter våre behov. Med tradisjonelle systemer må alt være spesifiseres på forhånd, noe som gjør det vanskelig å reagere raskt når noe endres.»

Etter hvert som implementeringen utviklet seg, ble systemet optimert for å angi minste batch-størrelse for ordrer, i stedet for å håndtere hver bok enkeltvis. RELEX sikrer at leverandørverdirestriksjonene oppfylles automatisk, noen som reduserer det manuelle og svært tidkrevende arbeidet. Produkter med lavt salg blir automatisk faset ut av sortimentet for å fokusere beholdning og salg på bestselgere. Nedtrappingen ble også finjustert for å sikre at beholdningen på titler ville reduseres til null ved utløpsdatoene.

Dette, kombinert med muligheten til å prognostisere salget av nye utgivelser, for eksempel gjennom automatiske sesongprofiler, hadde stor innvirkning på selskapet under pilotprosjektet. Akademibokhandeln var svært førnøyde og bestemte seg for å gå videre med implementeringen av RELEX’ system. Grunnet noe overskuddsbeholdning, var det fortsatt behov for noen finjusteringer av sikkerhetsnivåene, dette ble enkelt korrigert til neste sesong, da Akademibokhandeln allerede hadde rullet ut RELEX i alle sine butikker.

Implementeringen gikk smidig. Bokkjedens egne IT og vareforsyningsteam bidra hadde en betydelig rolle i prosjektets fremgang. «Våre kollegaer på Akademibokhandeln var åpne, ivrige og engasjerte i å mestre systemet, og tok raskt tak i nye utfordringer,» sier Johanna Småros, CMO og medgrüner i RELEX Solutions.

«Det var i løpet av disse tre ukene at RELEX-teamet virkelig viste hva de går inn for og at systemet håndterer det. Med RELEX kan vi være sikre på alt fungerer som det skal.»

Anton Hellström

Supply Chain Manager, Akademibokhandeln

Prosentpoeng økning i tilgjengeligheten under julesesongen

Prosentpoeng økning i tilgjengeligheten i øvrige perioder

Resultater

RELEX oppfylte alle målene av Akademibokhandelns mål. I julen økte tilgjengeligheten med over to prosentpoeng, samt ett og ett halvt prosentpoeng i øvrige perioder. Akademibokhandel har nå en fullt sentralisert prognostiserings- og varepåfyllingsprosess for sine butikker, som styres fra den sentrale organisasjonen. Julesesongen kan styres mer effektivt med forbedret tilgjengelighet av både nye utgivelser og ordinært sortiment.

«Da 20 % av årsomsetningen skjer i løpet av en tre ukers periode, står vi overfor en ekstremt utfordrende og intensiv tid, sett fra et forsyningskjedeperspektiv», sier Hellström. «Det var i løpet av disse tre ukene at RELEX-teamet virkelig viste hva de går inn for og at systemet håndterer det. Med RELEX kan vi være sikre på alt fungerer som det skal.»

Akademibokhandeln ønsket å sikre at butikksjefer og deres ansattes innspill ble videreført, selv etter at prosessen var sentralisert. I bokbransjen verdsettes ofte lokalt engasjement og produktkunnskap. På tross av at alt håndteres sentralt kan butikkpersonalet fortsatt velge hvilke titler de ønsker å løfte frem og promotere. Dette er med å opprettholde de ansattes eierskapsfølelse i tillegg til at det hjelper butikkene med å beholde sin individuelle karakter og bånd til sin lokale kundegruppe.

Implementeringen av RELEX har hjulpet Akademibokhandelns satsing på fremragende kundeservice vesentlig. Tiden de ansatte bruker på ordrelegging har redusert betraktelig. Arbeidet med ordrelegging tar nå kun et par timer for to personer ukentlig, i stedet for at flere personer bruker flere timer. Denne verdifulle tiden kan de nå legge i kundefokus.

Akademibokhandeln store

Resultater

  • En sentralisert håndtert prognostiserings- og varepåfyllingsprosess
  • Den viktige julesesongen håndteres nå svært enkelt
  • Salgsprognostiseringen av nye utgivelser kan gjøres automatisk ved hjelp av sesongprofiler
  • Varepåfyllingen kan nå håndteres av to personer i løpet av et par timer, sammenliknet med tidligere da flere personer gjorde det daglig i hver butikk.

Hvordan kan RELEX hjelpe ditt selskap?

Vi har hjulpet mange detaljhandlere å mestre sine utfordringer. Dersom du ønsker forbedre lønnsomheten i din bedrift raskt, ta kontakt med oss.




Kontakt oss