Case Apoteksgruppen

Innsikt » Case Apoteksgruppen

Introduksjon

Siden 2014 har Apoteksgruppen anvendt RELEX’ løsninger for å oppnå en mer effektiv varepåfylling og lagerstyring. Med hjelp fra RELEX har Apoteksgruppen fått et mer nøyaktig beslutningsgrunnlag for bestillinger og har nå bedre kontroll over hele produktsortimentet.

Bakgrunn

Hvert apotek innen Apoteksgruppen er drevet av selvstendig næringsdrivende. Produktbehovet og produktenes etterspørselsmønstre varierer mye mellom apotekene og avhenger av deres geografiske beliggenhet og spesifikke kundekrets. Den sentrale organisasjonen har derfor en ekstremt viktig og utfordrende rolle i å støtte apotekene og hjelpe dem å drive en effektiv og lønnsom virksomhet gjennom konkurransekraftige stordriftsfordeler.

Apotekbransjen karakteriseres av et stort produktsortiment med svært ulike etterspørselsmønstre. Samtidig som det store produkttilbudet er en av Apotekgruppens mange styrker, bidrar det også til flere utfordringer. Grunnet minimal lagerplass i de enkelte apotekene må produktene allokeres optimalt for at de skal kunne inngå i sortimentet. Flere av produktene er dessuten livsviktige, noe som gjør at disse ikke kan utelukkes fra sortimentet selv om etterspørselen er lav. Å handtere alle disse ulike produktene samtidig som tilgjengelighet og lager skal vare optimalt er utfordrende.

Som på mange andre apotek stolte de ansatte på Apotek Stenbocken i Gøteborg på magefølelsen og gjentatt etterspørsel fra kundene. Apoteksgruppen ville endre på dette og spurte derfor RELEX om hjelp.

Apoteksgruppen

  • Består av 183 apotek som eies av ca. 180 selvstendig næringsdrivne
  • Apoteken drives av lokale eiere med en sentralisert serviceorganisasjon
  • Apotekene tilbyr et heldekkende sortiment av reseptbelagte og reseptfrie legemidler samt andre velværeprodukter

www.apoteksgruppen.se

«Med RELEX kan jeg selge optimalt og ha full kontroll på varene. Uten RELEX kan nok ikke mange si det samme.»

– Daniela Rohlén, eier og farmasøyt hos Apotek Stenbocken

Fullstendig kontroll over tilgjengelighet

Apoteksgruppen manglet et lagerstyringssystem, noe som medførte at man aldri kunne være helt sikker på varenes tilgjengelighet under en gitt periode. Mye manuelt arbeid krevdes for å forsikre at tilgjengeligheten lå på riktig nivå og det tok ofte flere måneder å kunne forstå at et produkt var utsolgt. Farmasøytene rakk sjelden å gå gjennom alle produktene på grunn av tidsmangel.

”Når man håndterer ca. 10 000 produkter manuelt er det vanskelig å holde oversikt over hvilke som ikke selger. Før var vi tvungne til å stole på at kunden skulle fortelle oss om produktet manglet. Først da forstod vi at det ikke fantes i hyllen,” sier Daniela Rohlén, eier og farmasøyt på Apotek Stenbocken.

RELEX gir nå all nødvendig beslutningsinformasjon svart på hvitt. Ved å bruke historiske data for å beregne etterspørselen for hvert produkt, gir systemet nøyaktig informasjon om produkttilgjengelighet, lagersaldo og prognostisert etterspørsel.

”RELEX sørger for at det ikke lengre finnes unødvendige produkter i hyllen som binder kapital. Dette er utrolig viktig da man som regel ikke kan sende tilbake de produktene man har tatt inn,” sier Rohlén.

Automatisk beregning av bestillingsparametere

RELEX gir apotekene forslag på bestillingsparametere for at de enkelt skal kunne bestemme om hvilke varer man ønsker eller må ta inn i sortimentet, og hvilke som ikke behøves. Før bestilte apotekene varene sine basert på magefølelse, men nå har de full kontroll over sitt eget varetilbud og kan påvirke tilgjengeligheten.

RELEX beregner nå automatisk bestillingsparametere til hvert apotek annenhver uke. Disse kan gjennomgås på maksimalt en time for å kontrollere at forslagene tilsvarer det virkelige behovet.

Når apoteket har gått igjennom og godkjent forslagene, sendes disse inn til ERP-systemet som så, basert på parameterne, automatisk bestiller varer. Forslagene forenkler det daglige arbeidet og hjelper apoteket å enkelt og effektivt kontrollere sortimentet samt lese av produktenes etterspørsel direkte i systemet.

Mindre ukurans med hjelp av mer nøyaktig etterspørselsprognoser

Apotek håndterer både reseptbelagte og reseptfrie legemidler. Innenfor disse segmentene kan det dessuten finnes opp til 20 ulike generiske produkter for hver produktgruppe. Dersom alle disse inngikk i sortimentet ville de ta opp mye verdifull plass og spise opp hverandres salg. For å sørge for at det ikke finnes flere ulike generiske produkter i sortimentet trengte Apoteksgruppen et effektivt lagerstyringssystem som prognostiserer den virkelige etterspørselen og salg.

I stedet for at det daglig kommer inn en leveranse med en overflod av produkter som ikke nødvendigvis behøves, prognostiserer RELEX automatisk produktenes etterspørsel. Med hjelp av prognosene kan farmasøyten sørge for at hver varegruppe er riktig fordelt for å optimere tilbudet og minske ukuransen.

Apotekene gjennomgår også sine helse- og velværeprodukter tre ganger per år. Basert på hvert apoteks’ planogram identifiserer RELEX hvilke varer som bør inngå i sortimentet for det enkelte apotek. RELEX foreslår så de artiklene som skal kjøpes inn og hvilke produkter som ikke behøves for at hyllen skal se bra ut.

«Fleksibiliteten og beslutningsgrunnlaget som RELEX gir oss, i kombinasjon med den kunnskapen farmasøyten har, muliggjør at de livsviktige legemidlene alltid finnes tilgjengelig for kunden.»

– Daniela Rohlén, eier og farmasøyt hos Apotek Stenbocken

Et fleksibelt beslutningsverktøy

RELEX hjelper farmasøyten i flere viktige beslutninger med å raskt og effektivt flagge produkter eller produktgrupper med lagernivåer som burde økes eller minskes.

Ved unntakssituasjoner er det til sist farmasøyten som har kunnskapen om hvilken beslutning som bør tas. Når en kunde f.eks. flytter og ikke lengre vil bruke det lokale apoteket, er det viktig at farmasøyten reagerer utfra egen kundeinformasjon og kunnskap slik at systemet ikke binder kapital i form av produkter på lager.

”Det finnes ikke noe system som kan forutse at en spesifikk kunde vil behøve en akutt medisin i det han/hun kommer inn. Det er helt enkelt en symbiose mellom egen erfaring og systemets informasjon. Med RELEX fungerer det problemfritt,” sier Rohlén.

Automatisk kampanjestyring

Stadig planlegging og manuelle beregninger av varemengdene for kampanjer tok opp en stor del av farmasøytens tid. RELEX støtter nå apotekene gjennom å automatisk ta frem basis for prognoser før en kampanjestart. Med dette kan sentralorganisasjonen regne ut hvor mye apotekene vil selge og hvor mye som bør bestilles inn før en spesifikk kampanje. Basert på prognosene lages innkjøpsforslag for hvert apotek, noe som sparer organisasjonen for opptil 10 timer manuelt lagerarbeid per måned. Forslagene kan nå bli godkjent av apotekene på nærmere 30 minutter.

Apoteksgruppen store

Resultat

  • RELEX innkjøpsforslag sparer organisasjonen for opp til 10 timer manuelt lagerarbeid per måned, forslagene kan godkjennes på nærmere 30 minutter av apotekene
  • Økt salg og økt tilgjengelighet
  • Minsket kapital bundet i lager og mindre ukurans
  • Bedre grunnlag for å håndtere generiske produkter

Hvordan kan RELEX hjelpe ditt selskap?

Vi har hjulpet mange detaljhandlere å mestre sine utfordringer. Dersom du ønsker forbedre lønnsomheten i din bedrift raskt, ta kontakt med oss.




Kontakt oss