Case Apoteksgruppen: Hantera komplexiteten inom apoteksbranschen

Kunskap » Case

Introduktion

Apoteksgruppen har använt sig av RELEX lösningar för effektivare varupåfyllning och lagerstyrning sedan 2014. Med hjälp av RELEX har Apoteksgruppen fått ett noggrant beslutsunderlag som stöd för orderläggning och uppnått en bättre kontroll över hela sortimentet.

Bakgrund

Varje apotek inom Apoteksgruppen ägs av egenföretagare. Beroende på apotekets geografiska läge och dess specifika kundkrets, varierar produktbehovet och produkternas efterfrågemönster stort mellan apoteken. Centralorganisationen har därför en extremt viktig och utmanade roll i att stödja företagarna och hjälpa dem att driva en effektiv och lönsam verksamhet genom konkurrenskraftiga skalfördelar.

Apoteksbranschen präglas av ett stort produktutbud, alla med väldigt olik efterfråga. Samtidigt som ett stort produktutbud är en av Apoteksgruppens styrkor bidrar det även till flera utmaningar. På grund av att lagerutrymmet i det enskilda apoteket oftast är minimalt bör produkterna allokeras optimalt för att de skall kunna ingå i sortimentet. Flera produkter är dessutom livsviktiga vilket gör att dessa inte kan uteslutas från sortimentet på grund av en låg efterfråga. Att hantera alla dessa undantag samtidigt som tillgängligheten och lagret skall vara optimalt är inte lätt.

På Apotek Stenbocken i Göteborg, som på många andra apotek, litade man tidigare på magkänslan och en upprepad efterfråga från kunden. Apoteksgruppen ville ändra på detta och bad därför RELEX om hjälp.

Apoteksgruppen

  • Består av 183 apotek, vilka ägs av cirka 180 egenföretagare
  • Apoteken drivs av lokala egenföretagare med en centraliserad serviceorganisation
  • Apoteken erbjuder ett heltäckande sortiment av receptbelagda och receptfria läkemedel samt andra välgörande produkter

www.apoteksgruppen.se

“Med RELEX kan jag sälja optimalt och ha full koll på varorna. Utan RELEX kan nog inte många säga samma sak.”

– Daniela Rohlén, Ägare och Farmaceut på Apotek Stenbocken

Fullständig kontroll över tillgänglighet

Apoteksgruppen hade tidigare inget lagerstyrningssystem vilket gjorde att man aldrig kunde vara fullt säker på varornas tillgänglighet under en given period. Det krävdes mycket manuellt arbete för att försäkra sig om att tillgängligheten låg på rätt nivå och det tog ofta flera månader för att verkligen förstå att en produkt ständigt var slut. Innan RELEX implementerades hann farmaceuten sällan gå igenom alla produkter på grund av tidsbrist.

”Då man hanterar omkring 10 000 produkter manuellt är det svårt att veta vilka som inte går åt. Förut var vi tvungna att ständigt lita på att kunden skulle berätta för oss om produkten var slut. Först då förstod vi att den inte fanns i hyllan,” säger Daniela Rohlén, ägare och farmaceut på Apotek Stenbocken.

RELEX ger nu all beslutsinformation svart på vitt. Genom att beräkna efterfrågan på varje produkt med hjälp av historisk data ger systemet noggrann och riktig information om produkternas tillgänglighet, deras lagersaldo och prognostiserade efterfråga.

”RELEX ser till att det inte längre finns onödiga produkter i hyllan som binder kapital. Det här är otroligt viktigt då man i regel inte kan skicka tillbaka de produkter man tagit in,” säger Rohlén.

Automatisk beräkning av beställningsparametrar

RELEX ger apoteken förslag på beställningsparametrar för att de enkelt skall kunna ta beslut om vilka varor man önskar eller måste ta in i sortimentet, och vilka som inte behöver finnas med. Förut beställde apoteken sina varor med magkänsla, utan ett ordentligt underlag som stöd. Då var det svårt att veta det riktiga produktbehovet och i vilka mängder de skulle beställas in för att ha full kontroll över det egna utbudet och påverka tillgängligheten.

RELEX beräknar nu automatiskt beställningsparametrar till varje apotek varannan vecka som man sedan kan gå igenom på bara någon timme för att kontrollera att förslagen motsvarar det verkliga behovet.

När apoteket väl granskat och godkänt ett förslag, skickas parametrarna in i affärssystemet som sedan automatiskt beställer varor baserat på parametrarna. Förslagen underlättar det dagliga arbetet och hjälper apoteket att enkelt och effektivt styra sortimentet samt läsa av produkternas åtgång direkt i systemet.

Mindre inkurans med hjälp av noggranna efterfrågeprognoser

Apotek hanterar både receptbelagda och receptfria läkemedel. Inom dessa segment kan det dessutom finnas upp till 20 olika generiska produkter för varje produktgrupp. Om alla dessa ingick i sortimentet skulle de ta upp mycket värdefullt utrymme och äta upp varandras försäljning. För att se till att det inte finns flera olika generiska produkter i sortimentet behövde Apoteksgruppen ett effektivt lagerstyrningssystem som prognostiserar den verkliga efterfrågan och åtgången.

Istället för att det dagligen kommer in en leverans med ett överflöd av produkter som inte nödvändigtvis behövs, prognostiserar RELEX automatiskt produkternas efterfråga. Med hjälp av prognoserna kan farmaceuten se till att varje varugrupp är rätt fördelad för att optimera utbudet och minska inkuransen.

Apoteken reviderar dessutom sina egenvårdsprodukter tre gånger per år. RELEX identifierar då på basen av apotekens planogram vilka varor som bör ingå i sortimentet för varje apotek. RELEX föreslår sedan de artiklar som skall köpas in och vilka produkter som inte behöver finnas med för att hyllan skall se bra ut.

“Flexibiliteten och beslutsunderlagen som RELEX ger oss, i kombination med den kunskap farmaceuten har, möjliggör att de livsviktiga läkemedlen alltid finns till hands för kunden.”

– Daniela Rohlén, Ägare och Farmaceut på Apotek Stenbocken

Ett flexibelt beslutsverktyg

RELEX hjälper farmaceuten i flera viktiga beslut genom att snabbt och effektivt flagga upp produkter eller produktgrupper som skall ökas eller minskas.

Vid undantagssituationer är det sist och slutligen farmaceuten som har kunskapen om vilket beslut som bör tas. Då en kund t.ex. flyttar bort och inte längre använder sig av det lokala apoteket, är det viktigt att farmaceuten reagerar utgående från den egna kundinformationen och kunskapen så att systemet inte binder kapital i form av produkter i lager.

”Inget system kan läsa av att just en specifik kund alltid behöver en akut medicin precis då han kommer in. Det är helt enkelt en symbios mellan den egna erfarenhet och systemets information. Med RELEX fungerar det problemfritt,” säger Rohlén.

Automatisk kampanjstyrning

Att ständigt planera och manuellt beräkna varumängderna för kampanjer tar upp en stor del av farmaceutens tid. RELEX stödjer apoteken genom att automatiskt ta fram underlag för prognoser innan en kampanj. Med hjälp av dessa kan centralorganisationen räkna ut hur mycket apoteken kommer att sälja och hur mycket som bör beställas in inför en specifik kampanj. Utgående från prognoserna skapas sedan inköpsförslag för varje apotek, vilket nu sparar apoteken upp till 10 timmar manuellt lagerarbete per månad. Förslagen kan nu på närmare 30 minuter godkännas av apoteken.

Apoteksgruppen store

Resultat

  • Inköpsförslag sparar apoteken upp till 10 timmar manuellt lagerarbete per månad, förslagen kan godkännas på närmare 30 minuter av apoteken
  • Ökad försäljning och ökad tillgänglighet
  • Minskat kapital bundet i lager och mindre inkurans
  • Bättre stöd för att hantera generiska produkter