Case Derome: Säkra en framgångsrik förändringsprocess och implementation under snabb tillväxt

Kunskap » Case

Derome Byggvaror, grundat 1946, är en svensk bygghandel som har växt exceptionellt snabbt. Under 2017 nästan fördubblade företaget antalet butiker, från 20 till 39, och ökade samtidigt sin vinst med 29 %.

Under 2015 tog Derome beslutet om att förbättra sin varuförsörjningsprocess. Då de tidigare inte hade ett lagerstyrningssystem låg fokuset på att hitta en flexibel lösning som kunde stötta deras tillväxt samtidigt som man ville ha full koll på lagernivåerna.

Derome och RELEX inledde sitt samarbete i januari 2016 för att förbättra inköp och varupåfyllning i alla butiker och distributionslager. Utgångspunkten var att bibehålla en hög tillgänglighet och ett bra presentationslager, samtidigt som Derome ville effektivisera sina processer som tidigare varit arbetskraftskrävande och baserade på genomsnittlig försäljning och lagernivå.

Derome kände att de var för beroende av individuell expertis och valde därför att centralisera sina processer, samla all data och företagskunskap på ett och samma ställe, samt förbättra informationsflödet mellan alla butiker och distributionslager. Derome automatiserade den rutinmässiga varupåfyllningen och tillsatte ett centralt team som hanterar orderförslag samtidigt som butikscheferna ändå kan påverka processen genom lokala preferenser.

Derome Byggvaror

En svensk bygghandel

  • Ägare: Derome Gruppen, en familjeägd träindustri
  • Butiker: 40
  • Distributionslager: Ett centralt distributionslager och tre regionala distributionslager som även fungerar som butiker
  • Anställda: 1 100
  • Omsättning: 2,8 miljarder kr

www.deromebyggvaror.se

”RELEX-teamets kompetens och erfarenhet inom implementering, projektledning och planering var av den höga standard som vi på Derome förväntar oss. Jag har faktiskt aldrig arbetat med en bättre leverantör.”

– Torkel Martinsson, Projektledare, Derome

Expertis på alla nivåer

Den första workshopen hölls i februari 2016. Derome styrde projektet från början till slut och det gemensamma projektteamet fokuserade på att först optimera de områden som kunde ge de största vinsterna. Endast de viktigaste funktionaliteterna implementerades och teamet visste att de kan lägga in ytterligare funktionaliteter efter behov.

Till en början arbetade Derome med RELEX’s seniora experter för att utarbeta projektkraven. Derome blev därför aningen överraskade när RELEX skickade ett nytt team för att hantera själva projektet då dessa inte hade deltagit i diskussionerna under försäljningsfasen.

”Jag måste erkänna att jag först blev orolig över om vi skulle behöva ta om alla diskussioner,” säger Torkel Martinsson, projektledare på Derome. ”Vi insåg ändå snabbt att vi arbetade med experter på alla nivåer inom organisationen. Ja, projektteamet behövde bekanta sig med våra utmaningar och projektets detaljer, men det gjorde dom snabbt och visade att de visste exakt vad vi var ute efter.”

”RELEX-teamets kompetens och erfarenhet inom implementering, projektledning och planering var av den höga standard som vi på Derome förväntar oss. Jag har faktiskt aldrig arbetat med en bättre leverantör.”

Ifall det uppstod utmaningar under projektet, löstes de direkt för att säkerställa att det inte skulle dyka upp några överraskningar i ett senare skede.

Vikten av att involvera hela organisationen

Derome ville involvera hela sin organisation då de visste att projektet skulle påverka mer än bara varuförsörjningsavdelningen.

”Vi är väldigt stolta över att vara ett familjeägt företag så vi ville säkerställa att vår företagskultur inte sattes på spel när vi implementerade ett nytt system,” säger Martinsson. ”RELEX har en liknande kultur, de förstod våra bekymmer och stöttade oss genom hela förändringen.”

För att säkerställa en smidig övergång utsåg Derome ett antal butikschefer att agera som förespråkare för RELEX. ”Det är ofta bättre när kollegor på de avdelningar som upplever mest förändring kan diskutera direkt med varandra, istället för att endast skicka kollegor från huvudkontoret,” fortsätter Martinsson.

Derome lade vikt vid att göra saker rätt från första början istället för att skynda på projektet. I pilotfasen inkluderades först ett begränsat antal butiker och endast en del av deras leverantörer. Ytterligare leverantörer lades sedan till stegvis, samtidigt som man optimerade produktlinjerna, tills hela varulagret hade inkluderats. Detta upprepades på alla återstående butiker tills utrullningen var fullständig.

%

Tillgänglighet

%

Genomsnittligt lagervärde

%

Lageromsättning

Resultat

Derome uppnådde sitt primära mål – att få kontroll över varuförsörjningen medan de expanderade från 20 till 40 butiker (april 2018). Företaget använder nu också olika funktioner i RELEX då de planerar att öppna nya butiker. Detta underlättar en snabb utrullning av systemet även i de nya butikerna och stödjer företagets tillväxt ytterligare.

Före RELEX omfördelades lager mellan butikerna för att säkerhetsställa en hög tillgänglighet. Trots att det inte var ett av huvudmålen, ökade systemet Deromes tillgänglighet med nästan 6 %, lageromsättning med nästan 15 % och sparar nu in mer än 1 miljon SEK per år på distributionslagret, genom att optimera varufördelningen mellan butikerna.

Varuförsörjningen har centraliserats, varupåfyllnadsprocessen har till stor del automatiserats och det finns nu en mycket bättre överblick av lagret. Alla orderförslag skapas i RELEX vilket minimerar risken för att order missas.

Butikspersonalen har nu mer tid för kunder, kampanjplanering och optimering av butikernas utrymme, samtidigt som varuförsörjningsteamet kan fokusera på mer värdeskapande uppgifter, så som inköp och förhandlingar, istället för manuellt arbete.

”Att arbeta med Derome har varit ett skolboksexempel på hur en kund och dess lösningsleverantör kan samarbeta för att uppnå en lyckad implementation,” säger Lars Sandin, projektledare på RELEX Solutions.

Derome employees

Resultat

  • Tillgänglighet har ökat med 5,79 % (nu 94,4 %)
  • Det genomsnittliga lagervärdet har minskat med 11,64 %
  • Lageromsättning har ökat med 14,59 %
  • Distributionslagret sparar mer än 1 miljon kronor per år genom att inte behöva omfördela lager mellan butiker
  • ~50 % mindre tid spenderas på inköp
  • Inköp missas inte på grund av personalfrånvaro
  • Mycket bättre kontroll över försenade leveranser och över produkter med bäst-före-datum