Case Europris: En framgångsrik förändringsprocess i försörjningskedjan

Kunskap » Case

Introduktion

Europris är Norges största lågpriskedja som erbjuder både egna konkurrenskraftiga varumärken och märkesvaror inom 12 olika produktkategorier. Detaljhandelskedjans lågpriskoncept består av strategiska inköp och kostnadseffektiv logistik och distribution. År 2015 bestämde sig Europris för att utveckla processerna inom leveranskedjan för att uppnå bättre insyn, frigöra rörelsekapital och förbättra kundservicen.

Bakgrund

Europris varuförsörjningsteam upplevde att de hade två specifika problemområden som behövde ses över. Först och främst verkade det som att en del butiker hade betydligt högre lagernivå än andra, något som Europris ansåg att de kunde sänka med totalt 10-20 %.

För det andra verkade det inte finnas ett uppenbart samband mellan butikernas lagernivå och tillgänglighet. En del butiker med låg lagerhållning kunde ha extremt bra tillgänglighet medan andra kunde ha överlager och ändå uppleva bristsituationer för flera produkter.

Europris drog slutsatsen att det underliggande problemet var bristen på insyn i försörjningskedjan, och framför allt i vilka varor som faktiskt fanns i varje enskild butik. De behövde ett system som effektivt och pålitligt kunde mäta butikernas servicegrad för att förbättra planeringen och prognostiseringen. Europris vände sig därför till RELEX.

Europris

  • Norges största lågpriskedja
  • Grundat 1992
  • Butiker 230+ (inkluderat 60 franchise), 1 centrallager
  • Leverantörer 600+
  • Personal 2 200+
  • Omsättning NOK 5.1bn – ca. €530mn (2015)

”Innan vi implementerade RELEX var det svårt för oss att mäta saker som tillgänglighet utan att fysiskt gå till butiken eller jobba med tunga rapporter. För att öka kundlojaliteten måste vi kunna följa med och stödja butikerna i att ha hög tillgänglighet, även under våra kampanjperioder.” säger Marco Pair, Supply Chain Manager på Europris.

“Innan vi implementerade RELEX var det svårt för oss att mäta saker som tillgänglighet utan att fysiskt gå till butiken eller jobba med tunga rapporter.”

– Marco Pair, Supply Chain Manager, Europris

Förändringsprocessen

Innan RELEX togs in, beställdes varorna av butikschefen, helt utan något systemstöd eller några prognoser. Butikscheferna kunde spendera upp till fyra timmar per vecka på orderläggning. Efter att Europris noggrant granskat sin verksamhet togs beslutet att centralisera varupåfyllningen för att dra maximal nytta av de automatiseringar och analyser som erbjöds i RELEX-systemet.

Europris började med att utveckla ett varuförsörjningsteam bestående av personer som som skulle ta ansvaret för varuflödet genom hela försörjningskedjan – från fabriken till konsumenten. RELEX stöder arbetet genom att producera mycket noggranna prognoser och ger beställningsförslag i förhållande till dessa, som sedan skickas till butikscheferna för att granskas och godkännas.

Den största utmaningen i projektet var inte den tekniska delen utan snarare att övertyga alla medarbetare att det nya systemet skulle gynna alla inom företaget. Pair tog därför med sina huvudanvändare för att träffa butikscheferna runt om i Norge, för att försäkra dem om att deras roller kunde ändras, inte nedgraderas. De använde sig även av e-learning kurser och utvecklade egna inlärningsverktyg som stöd för projektet.

Under utrullningen kunde man så småningom se en förändring i förhållningssättet hos många. ”Utrullningen gjorde i två omgångar, en före jul och en efter. Flera butikschefer kom ändå till oss och meddelade att de inte ville vänta i tre månader för att implementera det nya systemet utan de ville vara med i den första utrullningen. Jag tycker att det visar på ett ganska stort intresse för ett IT-projekt, från butikernas sida.” fortsätter Pair.

Orderläggningar som tidigare kunde ta flera timmar för en butikschef, tar nu endast 30 minuter. Butikscheferna kan nu lägga ner mer tid på kundservice, planera hyllorna bättre och optimera utrymmet i butiken – något som resulterar i ökad kundlojalitet och försäljning.

“Flera butiker känner att de fått en extra kollega som hanterar beställningarna – och att den kollegan är RELEX.”

Marco Pair

Supply Chain Manager, Europris

Innovation

Projektets framgång var ett resultat av ett nära samarbete mellan Europris och RELEX. RELEX erfarenhet och kompetens gjorde det möjligt att dela både best practice -tips och bidrog till att utveckla innovativa lösningar för båda parter.

Att skapa presentationslager, en standard parameter i RELEX, visade sig vara en utmaning i projektet. Presentationslagret representerar det lägsta antal av varje artikel som måste finnas tillgänglig i varje butik för att hyllan skall se bra ut. Till en början bestämdes antalet centralt, men resultatet av en ”one-size-fits-all”- metod visade sig vara bristfällig.

För att lösa problemet utvecklade RELEX och Europris ett nytt ”plug and play”- verktyg med hjälp av RELEX-plattformen. Verktyget använder sig av data från Europris system för planering av utrymme och beräknar minimiantalet artiklar som behövs för att fylla en hylla så att den skall ser bra ut. Det här görs för varje enskilt planogram med hänsyn till butikens utrymme och hyllornas kapacitet, samt de olika parametrar som anges för rutinmässiga eller kampanjmässiga förslag. RELEX tar sedan fram prognoser och rekommenderar automatiskt kvantiteter eller ger orderförslag baserat på det lagervärde som är nödvändigt för att fylla det tillgängliga utrymmet för en viss produkt. ”Butikscheferna får nu orderförslag baserat på RELEX rekommendation utan att behöva uppdatera tusentals parametrar,” säger Pair.

%

minskat lager på centrallagret under 18 veckor

%

Tillgängligheten i hyllorna ökade från 91% till över 97%

%

mindre tid på orderläggning

Resultat

Den tekniska implementeringen genomfördes mycket smidigt för kedjans alla leverantörer, 230+ butiker och centrallager. Allt fanns i systemet inom bara några månader.

”Från en teknisk synvinkel förekom nästan inga hinder. Under våra projektmöten frågade vi oss själva ’När ska ett fel uppstå?’ Det gjorde det aldrig. Ifrågasatte vi någonsin om vi gjort rätt val? Nej. Aldrig.” säger Pair.

Den förbättrade insynen i leveranskedjan innebar att Pair och hans kollegor äntligen visste vad som faktiskt fanns i butikernas lager. Det gav även upphov till noggrannare prognostisering av varupåfyllning och kampanjstyrning. Lagernivåerna sjönk kraftigt, tillgängligheten steg avsevärt och Europris förmåga att planera logistiken och personalbehovet förbättrades märkbart.

Pair förutser ytterligare effektivitetsfördelar i framtiden. ”Vi tror att vi hittills uppnått endast 40 % av det som är möjligt. Tack vare RELEX finns det flera saker vi ser fram emot att ta tag i framöver.”

Europris store

Resultat

  • 17 %+ minskat lager på centrallagret under 18 veckor
  • 7 % lägre lagernivå i butikerna för LFL-produkter
  • Tillgängligheten i hyllorna ökade från 91 % till över 97 %
  • 53 % färre dagar med lagerbrist
  • 30 %+ ökning i varutillgängheten på lagret
  • 85 % mindre tid på orderläggning
  • Betydligt bättre insyn i hela försörjningskedjan
  • Betydliga inbesparningar och förbättrad lönsamhet förväntas

Vad kan RELEX göra för dig?

Ta reda på hur våra lösningar kan göra nytta i din verksamhet.




Kontakta oss