Lue PDF-versio

Taustaa

Rautakesko on Suomen johtava ja Euroopan viidenneksi suurin rautakaupan alan yritys. Rautakesko on 2000-luvun aikana kasvanut kansainväliseksi rautakaupan osaajaksi. Samalla yrityksen haasteet materiaalivirran tehokkaassa hallinnassa ovat kasvaneet.

Varastojen ja kauppojen täydennystilaamisen kehittämiseksi Rautakesko on käynnistänyt prosessien uudistamishankkeen. Osana hanketta Rautakesko ottaa käyttöön RELEX Processor – ja RELEX Optimizer – tuotetäydennysratkaisut. Tavoitteena on nostaa täydennystilaamisen automaatioastetta ja nostaa varastonohjauksen tarkkuutta.

Hanke on laaja, minkä takia se on jaettu useaan osaan. Liikkeelle lähdettiin loppuvuonna 2008 Suomen tukun täydennystilaamisen tehostamisesta.

Keskeiset haasteet

  • Ostaminen lähtötilanteessa pirstaloitunut tuotealueittain, minkä takia tuotetäydennysprosessin kehittäminen hankalaa
  • Hajautettujen vastuiden ja riittämättömän järjestelmätuen takia ostoprosessin tehokkuus riittämätön

Tavoitteet

  • Täydennystilaamisen systematisointi ja tehostaminen rutiinien automatisoinnilla
  • Varastonarvon pienentäminen
  • Saatavuuden turvaaminen

Syyt RELEXin valintaan kumppaniksi

  • Tukku- ja vähittäiskauppaan sopiva, edistyksellinen ja kustannustehokas järjestelmäkokonaisuus
  • Erikoistavarakaupan täydennysprosessin osaaminen sekä tukku- että vähittäiskauppatasolla
  • Aito innostus asiakkaan liiketoiminnan kehittämiseen

Tulokset

  • Varaston arvo alentunut selvästi
  • Oston henkilömäärä vähentynyt merkittävästi
  • Saatavuus säilytynyt hyvällä tasolla

Lähtötilanne

Rautakeskon tukkukaupan tuotetäydennyksestä ovat perinteisesti huolehtineet tuotevastuussa olleet henkilöt. Hajautettu ostovastuu on näkynyt myös tukivälineiden käytössä: prosessissa on käytetty niin Exceliä, SAP:ia kuin Logisticariakin.
Rautakeskon logistiikkajohtaja Olli Salmivaara toteaa lähtötilanteesta: ”Hajautetut vastuut sekä riittämätön järjestelmätuki saivat aikaan tilanteen, jossa täydennystilaamiseen käytettiin paljon aikaa, tulosten – etenkin varaston kierron – kuitenkin jäädessä tavoiteltua huonommiksi. Lisäksi tuotetäydennyksen kehittäminen oli haastavaa ja aitoa edistystä ei enää saatu aikaan vanhoilla toimintamalleilla ja työkaluilla.”

Kartoitusprojekti päätöksenteon tukena

Tuotetäydennyksen kehittämisessä ensimmäinen askel oli RELEXin kartoitusprojekti, jonka avulla saatiin luotettava arvio saavutettavissa olevista hyödyistä etukäteen. Olli Salmivaara kiittelee kartoitusta: ”Kartoitus tuotti selvän kuvan nykytoimintamallistamme, sen haasteista ja tehostusmahdollisuuksista. Koska olimme jo aikaisemminkin hyödyntäneet tilausautomatiikkaa ostamisessa, kaipasimme konkreettista näyttöä uuden järjestelmän ja toimintamallin tuomista lisähyödyistä. RELEXin toteuttamassa kartoituksessa luotiin simulointimalli, joka meidän omaa, tuotetasoista dataamme käyttäen osoitti miten uusi toimintamalli käytännössä toimisi. Kartoituksen avulla pystyimme varmistamaan, että uudistus todella tuottaisi halutut tulokset.”

Organisaatiomuutos samanaikaisesti järjestelmäprojektin kanssa

Tuotetäydennyksen kehittämisen oleellisena osana päätettiin Rautakeskossa keskittää tukun täydennystilaaminen yhteen tiimiin. ”Uuden tuotetäydennysjärjestelmän RELEX Processorin myötä toimintojen keskittäminen tuli mahdolliseksi. Keskittäminen nähtiin mahdollisuutena kasvattaa tilaamisesta vastuussa olevan tiimin osaamista ja parantaa prosessin tehokkuutta. Keskustelut RELEXin muiden asiakkaiden kanssa vahvistivat näkemystämme keskittämisen järkevyydestä,” toteaa Olli Salmivaara.

Käyttöönotto toteutui aikataulussa

Käyttöönottoprojektissa RELEX Processor tuotetäydennysjärjestelmä integroitiin Rautakeskon toiminnanohjausjärjestelmään SAP R/3:een. Integraatio sujui jouhevasti ja järjestelmä oli tuotantokäytössä kolmen kuukauden kuluessa käyttöönottoprojektin aloittamisesta. Koko käyttöönoton läpivientiin aikaa kului kuusi kuukautta.

Konkreettisia tuloksia nopeasti

Olli Salmivaara toteaa, että konkreettisia tuloksia on saatu heti alusta lähtien, tosin täyteen vauhtiin täydennystilaamisen automatisoimisessa päästiin vasta uuden organisaatiomallin tultua kaikille tutuksi.

Rautakesko pystyi nopeasti automatisoimaan suuren osan ostotilaamisesta – noin 90% riveistä tilataan automaattisesti. Salmivaara kommentoi: ”Erityisesti RELEXin koordinoidun täydennyksen tilauslogiikan käyttöönotto toi uutta tehoa ostotilaamiseen. Jotkut toimittajistamme ovat volyymiltaan hyvin pieniä, joten kuljetusyksikön tai minimitilausrajan täyttämiseen kului aikaisemmin suhteettoman paljon aikaa. Nyt järjestelmä määrittää oikean tilausmäärän ja -ajankohdan riippumatta siitä, milllaisista tilausrajoitteista toimittajan kanssa on sovittu.”

Prosessiuudistukset näkyvät sekä täydennystilaamisen tehostumisena että parantuneina tuloksina. ”Nykyään pystymme hanskaamaan täydennystilaamisen merkittävästi pienemmällä porukalla. Samaten täydennyksen parantunut suorituskyky näkyy alentuneina varastotasoina. Koska talouden haasteellinen tilanne heijastuu rakentamiseen toimialana erittäin voimakkaasti, pääoman vapauttaminen ja arvonalentumisten ehkäiseminen ovat entisestään korostuneet liiketoiminnallisina tavoitteina,” Olli Salmivaara kertoo.

Liiketoiminnan ehdoilla

Olli Salmivaaran mukaan Rautakeskon täydennystilaamisen kehittämisessä ei ollut kyse pelkästään järjestelmäprojektista, vaan liiketoiminnan kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. ”RELEX on hoitanut molemmat osiot esimerkillisesti – teknisesti ratkaisu on toiminut hyvin ja meidän ja RELEXin asiantuntijoiden välillä on ollut jatkuva keskusteluyhteys toiminnan kehittämiseksi,” Salmivaara kommentoi.

Rautakeskolta muistutetaan, että liiketoiminnan kehittämistä ei saa unohtaa heikkoinakaan taloudellisina aikoina. Kehityskohteet tulee vain valita erityisen tarkkaan ja mitoittaa yrityksen resurssien mukaan. ”Tämän kehitysprojektin takaisinmaksuaika mitataan kuukausissa, ei vuosissa. Keskeiset edellytykset onnistumiselle ovat olleet liiketoimintalähtöinen tavoitteenasetanta ja onnistunut kumppanivalinta. Samoilla eväillä jatkamme vähittäiskaupan tuotetäydennyksen kehittämisen parissa,” Olli Salmivaara toteaa.