Caso LifeWay: Mejora el rendimiento a través de la Macro y Micro Planificación

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Introducción

LifeWay es un distribuidor minorista multicanal con una cadena de tiendas especializadas y uno de los proveedores más grandes de recursos de temática cristiana en el mundo, incluyendo libros, música, servicios digitales y otros productos.

Los Retos

A pesar de gestionar grandes volúmenes con varios millones de combinaciones producto/tienda, los procesos de asignación de stock y reabastecimiento de LifeWay se hacían principalmente de forma manual y en hojas de cálculo. Las cantidades de los pedidos tendían a reflejar niveles predeterminados de stock estático en lugar de recoger las tendencias de venta dinámicas. Los surtidos se estandarizaban en todas las tiendas y había una capacidad limitada para abordar necesidades específicas de surtido a nivel tienda.

Después de 12 años y con un servicio muy personalizado, LifeWay sabía que necesitaba actualizar sus sistemas y procesos de merchandising para seguir creciendo y seguir satisfaciendo a sus clientes. Lo que necesitaba era un sistema integrado que permitiera que la información localizada a nivel-tienda se integrara en los procesos de planificación centralizados.

LifeWay, de un vistazo

  • Retailer especializado en Publicaciones Cristianas
  • Más de 170 tiendas en Estados Unidos, e-commerce
  • 1 centro de distribución
  • Más de 3 millones de combinaciones tiendas/productos

“Queríamos un proceso de previsiones que fuera fácil de usar, pero con toda la ciencia incorporada”

– Bill Crayton, VP de Merchandising, LifeWay

La elección de RELEX

Una vez tomada la decisión de implantar un nuevo sistema, el equipo de LifeWay no perdió el tiempo. En vez de hacer una solicitud de Información (RFI) y una Solicitud de Propuesta (RFP) separada, combinaron las dos para reducir duplicados y acelerar el proceso.

LifeWay redujo rápidamente la lista a un selecto grupo de proveedores reconocidos en el mercado. Justo antes de lanzar el RFI/RFP, el equipo supo de RELEX – “Pensamos, ¿Quién es RELEX? Están por toda Europa, pero son nuevos en los EEUU” – nos cuenta Bill Crayton. “Investigamos y nos gustó lo que vimos, y los agregamos al proceso de evaluación”

LifeWay quería un sistema con una funcionalidad robusta y todo-en-uno. Necesitaba “una única versión de la verdad en toda la empresa”, tener una imagen clara y dinámica de la demanda futura, calculada a partir de los datos de venta a nivel tienda. Necesitaba asignar y reposicionar productos con precisión y dinamismo, a través de modelos inteligentes que reaccionan a las tendencias de las ventas a nivel tienda sin intervención manual.

“Queríamos un proceso de previsiones futuro que fuera fácil de usar, pero con toda la ciencia incorporada – dice Craydon. “Después de unas demostraciones y de un proceso de evaluación en el que obtuvo una muy buena puntuación, mi personal escogió RELEX. Ellos proporcionaron las herramientas y la experiencia que nosotros necesitábamos. También nos ofrecieron un modelo de software como servicio como el que queríamos”.

Crayton añade “además, RELEX era el único proveedor que nos ofrecía una solución móvil. Así como capacidades adicionales, como la planificación de promociones, algo que sabíamos que íbamos a querer en el futuro”.

“Después de unas demostraciones y de un proceso de evaluación en el que obtuvo una muy buena puntuación, mi personal escogió RELEX. Ellos proporcionaron las herramientas y la experiencia que nosotros necesitábamos”

Bill Crayton

VP de Merchandising, LifeWay

La reestructuración del Proceso de Planificación

LifeWay empezó abordando la asignación y el reabastecimiento en todos sus tipos de artículos, incluyendo los estacionales, de baja rotación, nuevos y de reemplazo. Todo tenía que hacerse en un único sistema y a nivel más bajo posible: tiendas. En asociación con RELEX, desarrollaron un proceso de macro y micro localización en dos fases.

Primero fue la macro localización, desde un plan de surtido centralizado, se agruparon las tiendas en clúster y se variaron los surtidos dentro de los grupos. Los parámetros dinámicos de las tiendas se establecieron junto con los pronósticos y puntos de pedido a nivel tienda. Un pronóstico de demanda con visión de futuro que también se podía compartir con el departamento de promociones y con los proveedores externos.

Luego vino la micro localización que proporciona inteligencia específica de la tienda en el proceso, desde solicitudes específicas de surtido hasta tendencias significativas de ventas en promociones.

Por ejemplo, como vendedor de libros, LifeWay considera que los autores locales se venden bien en sus áreas y quería estar seguro de que los responsables de las tiendas pudieran dar respuesta a estas oportunidades. Además, las tiendas suelen celebrar eventos que pueden requerir un aumento específico de inventario para ese día en concreto.

La aplicación móvil de RELEX se está implementando en las tiendas para que gerentes y asociados puedan actuar para mejorar el rendimiento; por ejemplo, pueden revisar los productos disponibles y seleccionar aquellos que quieren añadir a su surtido. También se les permitirá solicitar ajustes del stock mínimo de presentación. La aplicación móvil aumentará la comunicación y la colaboración entre el equipo de planificación central y las tiendas, asegurando que los clientes de cada tienda estén mejor atendidos.

“El resultado es que ahora podemos gestionar mejor el inventario y los surtidos a nivel tienda, lo que nos ha permitido mejorar la rotación de inventario, reducir el inventario de liquidación, administrar las rebajas y ver como los márgenes aumentan”.

– Bill Crayton, VP de Merchandising, LifeWay

El Proyecto

Otro factor decisivo fue el historial probado de RELEX en implementación rápida. LifeWay tomó la decisión poco convencional de entrar en producción justo cuando se iniciaba la temporada de vacaciones. El proyecto se empezó en abril y el sistema se puso en marcha en agosto con una gran selección de productos. “No tuvimos ningún problema importante, todo funcionó realmente bien” dice Crayton. “Podríamos haber estado funcionando antes, pero teníamos que pensar en la gestión del cambio”.

Los Resultados

“El resultado es que ahora podemos gestionar mejor el inventario a nivel tienda y los surtidos, lo que nos ha permitido mejorar la rotación de inventario, reducir el inventario de liquidación, administrar las rebajas y ver como los márgenes aumentan”- dice Crayton. LifeWay ahora gestiona sus tiendas y e-commerce con un único equipo usando un único sistema y con una única visión del negocio.

La Solución de RELEX eliminó el trabajo manual que se realizaba anteriormente y agilizó el proceso de pedido. “Todo nuestro equipo de merchandising ve a RELEX como una herramienta útil para la gestión de surtidos y para obtener acceso rápido a la información”- añade Crayton. “Ahora tenemos una plataforma para que oficinas centrales y tiendas trabajen juntos para mejorar la amplitud, la profundidad y el rendimiento del surtido a nivel tienda”.

Bookstore

Los Beneficios clave

  • Mejora en la rotación de inventario
  • Inventario de liquidación más bajo
  • Rebajas más efectivas
  • Incremento del margen

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