Läs PDF

Författare: Johanna Småros
Direktör, Skandinavien, D.Sc. (Tech.)
johanna.smaros@relexsolutions.com

När snödrivorna står flera meter höga, är det svårt att hitta någon snöspade att köpa. Om marken däremot ligger bar i december, samlar skidorna damm på butikshyllorna. Och oberoende av vädret tycks det alltid finnas massor av julkonfekter till halva priset runt nyår.

Det är klart att säsonger är svåra att styra och det finns ovanligt många osäkerhetsfaktorer, såsom det alltid lika nyckfulla vädret, som påverkar slutresultatet. Det finns dock många företag i världen som inte har låtit sig nedslås av utmaningarna. Dessa företag har lyckats öka sin försäljning genom att höja hylltillgängligheten under säsongen och samtidigt minska restlagren efter säsongen. Hur har de lyckats med detta?

Klassificera säsongsprodukterna

Vad menas med säsongsvaror? En pratar om säsongsartiklar, en annan om säsongsvariation och den tredje om högtider. Själv klassificerar jag säsongsartiklar utifrån tre parametrar: 1) produktens livslängd, 2) säsongens längd och 3) ledtiden för inköp.

Med produktens livslängd avses huruvida produkten har ett liv även utanför säsongen. Hos en del produkter är efterfrågan direkt förknippad med en viss säsong, såsom påsk eller sommar. Dessa produkter vill man överhuvudtaget inte hålla i sortimentet utanför säsongen. Ett bra exempel på detta är julprydnader; de prydnader som blir kvar i butikerna efter julafton förvandlas över en natt från härliga stämningsskapare till förtretligt problemavfall.

Även produkter som ingår i det bassortiment, som säljs året om, kan uppvisa säsongsvariation. Till exempel syltsocker köps året om, men åtgången ökar betydligt under bärsäsongen. Ett annat exempel är vispgrädde som har en kontinuerlig efterfrågan, men vars åtgång alltid ökar i samband med högtider.

Generellt sett är de rent säsongsrelaterade produkterna svårare att hantera: 1) restlager efter säsongen utgör en större risk, 2) produkterna måste ofta köpas in i förväg innan säsongen ens har börjat och 3) sortimentet förnyas från den ena säsongen till den andra, vilket gör att en stor del av artiklarna inte har någon försäljningshistorik från tidigare säsonger att bygga på, då prognoser ska göras.

Säsongens längd påverkar direkt möjligheterna att reagera på den verkliga åtgången under säsongen. Det är viktigt att skilja åt de korta säsongerna, där man måste leverera hela det beräknade säsongsbehovet till butikerna i förväg, från de långa säsongerna, där det är möjligt att fylla på butikerna flera gånger under säsongens lopp.

Ledtiden för inköp definierar huruvida inköpsbeslutet i sin helhet måste göras före säsongen eller om kompletterande inköp kan göras även under säsongen. Detta påverkar risknivån för de inköpsbeslut som görs innan säsongen börjar. Om ledtiden är lång, måste inköpsbesluten göras i god tid innan säsongen börjar. En kort ledtid däremot gör att det inkommande varuflödet ännu kan justeras under säsongen utifrån den verkliga åtgången.

Välj den effektivaste styrmodellen

Utifrån tre parametrar – produktens livslängd (bassortiment vs. renodlad säsongsartikel), säsongens längd (leverans av hela säsongens behov på en gång till butikerna vs. möjlighet till varupåfyllning ännu under säsongen), ledtiden för inköp (förhandsbeställning vs. möjlighet till kompletterande leveranser från leverantören ännu under säsongen) – kan säsongsprodukterna klassificeras och den bästa styrmodellen väljas.

Klassificering-av-säsongsprodukter-och-val-av-styrmodell

Produktens livslängd påverkar prognostiseringen

För artiklar som ingår i bassortimentet är livscyklerna ofta längre än för renodlade säsongsprodukter. Livslängden för produkter som syltsocker och vispgrädde är ofta relativt lång och det finns i många fall försäljningshistorik, till och med från flera års tid, som berättar om produkternas tidigare säsongsvariation.

Särskilt om säsongsvariationen inte ytterligare framhävs genom att samtidigt öka produkternas exponering i butik, kan man i regel styra varupåfyllningen på ett effektivt sätt genom att utnyttja kvantitativa prognosmodeller som tar hänsyn till säsongsvariationen i försäljningen. Även i de fall då produkterna får en synligare hyllexponering i samband med säsongen, räcker det ofta med en kombination av bra kvantitativa prognoser och ett snäppet högre säkerhetslager för att uppnå ett bra resultat.

Det finns några olika metoder för ett beräkna prognoser för artiklar med säsongsvariation. Modellerna bygger i allmänhet på att å ena sidan estimera hur basefterfrågan kommer att utvecklas, å andra sidan estimera säsongens effekt med hjälp av vecko- eller månadsbaserade säsongsindex. Ifall det är fråga om en säsong vars tidpunkt varierar – ett bra exempel på detta är påsk – fungerar de vanliga säsongsmodellerna dessvärre inte. Med prognosmodeller där indexet är bundet till själva händelsen, dvs. i detta fall påsk, kan man dock uppnå bra resultat. Om produktomsättningen inte är särskilt stor, det vill säga antalet nya artiklar per säsong är hanterbart, kan man definiera en referensprodukt för nya produkter utifrån vilken säsongs- eller händelseindexen beräknas.

Produktens-livslängd-påverkar-prognostiseringen

En stor produktomsättning från den ena säsongen till den andra är rätt så typiskt för rena säsongsprodukter. Även om försäljningen av böcker och dataspel alltid är hög under julsäsongen, är den här julens bok- och spelsortiment inte det samma som under föregående år. När det kommer in väldigt många nya produkter på en gång, är det en övermäktig uppgift att definiera referensprodukter för andra än vissa utvalda nyckelartiklar. Det krävs en mer automatiserad logik för att styra de övriga produkterna.

Med hjälp av produktsegmentspecifika säsongsprofiler har man uppnått bra resultat i sådana här situationer. I praktiken beräknas artikelns basefterfrågan utifrån den försäljningshistorik som finns tillgänglig (även om det bara skulle finnas försäljningsdata för några få veckor inför högsäsongen). Säsongens effekt på produktens efterfrågan beräknas i sin tur utifrån hur säsongsvariationen tidigare har visat sig i produktsegmentet och butiken i fråga. Den produkt- och butiksspecifika prognosen uppdateras under säsongen i mån av möjlighet utifrån den verkliga åtgången.

produktsegments-säsongprofil

Korta säsonger kräver effektiv allokering

Under korta säsonger, såsom försäljning av morsdagsrosor, har man ingen möjlighet att reagera på den verkliga åtgången. Hela behovet måste köpas i förväg och levereras till butikerna före säsongen.

Ofta styr man korta säsonger genom att kräva förhandsbeställningar av butikerna. På detta sätt kan man säkerställa att butikerna verkligen förbinder sig till de överenskomna kvantiteterna och kan minimera risken för att säsongsvaror blir kvar på centrallagret eller att de snabbaste butikerna hinner tömma lagret innan de andra ens kommer på att beställa.

Eftersom butikspersonalens kunskaper och möjligheter att lägga tid på att beräkna storleken på förhandsbeställningarna varierar kraftigt, motsvarar sällan de lagda beställningarna den verkliga efterfrågan. Vissa butiker använder mycket tid och möda för att beräkna det rätta beställningsantalet, andra lägger order helt utifrån känsla och några kommer inte ens ihåg att beställa. Detta resulterar i att vissa butiker har alldeles för mycket varor och vissa alldeles för lite.

Med hjälp av centraliserade inköp och allokeringar når man ofta bättre resultat. Centraliserad allokering av säsongsvarorna möjliggör en systematisk analys av de butiksspecifika behoven – man kan med andra ord övergå från beställande utifrån känsla till faktabaserade beslut.

Vid allokeringsbeslut är det dock viktigt att utnyttja butiksspecifik efterfrågeinformation. Generalisering och klassificering av butiker enligt exempelvis storlek eller butikstyp kan leda till ett dåligt resultat. Då kvantiteten som skall fördelas beräknas, lönar det sig att utgå ifrån produkt- eller butiksspecifika prognoser eller, ifall det inte finns några prognoser att tillgå, ifrån den butiksspecifika försäljningshistoriken. Ifall det är fråga om en produkt som ingår i sortimentet även utanför säsongen, bör man även beakta butikernas lagersaldon då fördelningarna görs. På detta sätt når man ett slutresultat som på bästa möjliga sätt återspeglar varje enskild butiks realistiska försäljningsmöjligheter.

Smart varupåfyllning till butik ökar reaktionsförmågan under längre säsonger

Vid långa säsonger kan man öka reaktionsförmågan betydligt genom att sköta varupåfyllningen till butik på ett smart sätt, oberoende av huruvida säsongsprodukterna har köpts in i ett enda parti eller mer flexibelt med kompletterande beställningar under säsongen. Genom att utnyttja reaktionsmöjligheterna kan man nå ett mycket bättre slutresultat med en lika stor lagerinvestering.

Ifall hela den köpta säsongsvolymen levereras till butikerna på en gång, är den enda möjligheten att reagera på den verkliga åtgången att skicka varor från en butik till en annan, vilket är både dyrt och besvärligt.

En bättre lösning är att till en början distribuera endast en del av det beräknade behovet till butikerna, till exempel den mängd som behövs för att skapa den planerade hyllexponeringen eller en tredjedel av hela säsongens beräknade butiksspecifika behov.

När säsongen börjar och försäljningsdata blir tillgängliga, kan man fylla på butikerna utifrån uppdaterade prognoser och butikernas verkliga lagersituation, genom så kallad ”pull” styrning. På detta sätt kan man effektivt reagera på bland annat den lokala vädersituationen (grillsäsongen börjar ofta vid olika tidpunkter i olika delar av landet) eller på en enskild butiks ändrade konkurrensläge. Med hjälp av effektiv styrning kan man undvika den sorgligt vanliga situationen där en del av butikerna lider av produktbrist medan andra har för mycket varor.

När det gäller i förväg köpta produkter, är det bra att mot slutet av säsongen ta till centraliserade fördelningar, så kallas ”push” styrning, för att säkerställa att säsongsprodukter inte blir kvar i centrallagret av misstag. Med effektiv uppföljning kan man snabbt se i vilket skede restlagret ska allokeras. Ett fungerande systemstöd möjliggör fördelning av restlagret till de butiker som har de bästa förutsättningarna att få produkterna sålda – dvs. till de butiker där åtgången är högst och lagret inte är för stort.

Kortare ledtider för inköp minskar lagerrisken

Produktens leveranstid påverkar reaktionsmöjligheterna vid inköp. Ifall produkten har en lång leveranstid, måste inköpsbeslutet tas i god tid innan säsongen börjar. Möjligheterna att under säsongen minska eller öka det totala antalet är ofta begränsade. Ett typiskt exempel på detta är trädgårdsmöbler som köps in från Asien och transporteras i containrar. Beställningarna måste läggas flera månader före säsongen och när man äntligen har lite information om den verkliga åtgången, har varorna antingen kommit fram eller ligger i fartyg på väg till hamnen.

Om den totala efterfrågan har uppskattats i överkant, måste man i slutet av säsongen bli av med möblerna till nästan vilket pris som helst. Att lagra dem över vintersäsongen är dyrt, och det är inte ens säkert att de gamla produkterna passar ihop med det nya sortimentet för nästa säsong. En effektiv uppföljning av efterfrågan och utbud möjliggör dock en mer kontrollerad avveckling av lagret. Enligt en gammal visdom är den första rabatten alltid den billigaste, dvs. det går ofta att sätta fart på produktens försäljning under säsongen med hjälp av mindre rabatter, synligare exponering eller genom annonsering. Då säsongen redan tagit slut kräver en avveckling av restlagret oftast rejäla rabatter, vilket innebär att vinstmarginalen i praktiken skrotas.

Ett snabbt reagerande kan hjälpa även då efterfrågan överträffar förväntningarna. Även om man inte längre hinner få in fler produkter från den ursprungliga leverantören, kan det finnas leverantörer på närmare håll som kan komplettera sortimentet med kortare leveranstid. Inköpspriset kan vara lite dyrare, men eftersom man redan har en bra uppfattning om åtgången vid detta lag, finns det i praktiken ingen lagerrisk. På så vis kan man uppnå en bra marginal även med ett högre inköpspris.

Om däremot produktens leveranstid är relativt kort, finns inget behov att köpa in hela säsongens behov på en gång. Det är bra att förbereda sig inför säsongen genom att se till att exponeringen i butikerna kan byggas upp planenligt och genom att skapa ett lite större säkerhetslager än vanligt i centrallagret. Särskilt om vädret har en stor inverkan på säsongsstarten, lönar det sig att planera lagerbufferten noggrant. Bufferten ska vara tillräckligt stor för att kunna täcka en eventuell stor försäljningstopp. Å andra sidan ska bufferten vara så pass sansad att hela produktmängden med hög sannolikhet går åt även om vädret inte skulle vara optimalt. Efter den största toppen lönar det sig att börja minska på säkerhetslagret och mot slutet av säsongen endast hålla det för de viktigaste produkterna.

Mot effektivare säsongshantering!

Det är lättare att välja rätt styrmetod om man förstår säsongsprodukternas karaktär. Prognoser, inköp och varupåfyllning till butik ska genomföras på olika sätt beroende på säsong och produkt.

Glöm inte att den nuvarande styrmodellen inte nödvändigtvis är den bästa. Jag har flera gånger under åren stött på situationer där hela säsongens behov har levererats till butikerna på en gång, även om det med tanke på säsongens längd skulle ha varit möjligt att göra flera leveranser till butikerna under säsongens lopp. Det finns flera orsaker till detta: om det varupåfyllningen till butik kräver mycket arbete, spar man tid genom att fördela alla varor på en gång; om ledtiden för inköp är lång, har varustyrningen kanske byggt på förhandsbeställningar från butikerna; om produkterna levereras direkt från leverantör till butik, har leverantören kanske krävt stora engångsleveranser. Dessa faktorer går dock att ändra på, vilket flera av våra kunder har märkt. En klar uppfattning om den optimala styrmodellen och de resultat som kan uppnås gör det enklare att genomföra förändringen.

Det bästa resultatet uppnås då man förstår vikten av bra säsongsstyrning i bred skala inom hela företaget. Sortimentsarbetet sätter i praktiken ramarna för det resultat som kan uppnås i varustyrningen. Ett för brett säsongssortiment kan leda till restlager oberoende av styrmetod. Företagsledningen måste i sin tur kunna definiera målen, framför allt vilken vikt man vill lägga på servicenivå eller lagerrisk vad gäller de olika produkterna. Om målet är en 100-procentig hylltillgänglighet för alla produkter hela vägen tills säsongens slut, kan restlager inte undvikas.

Det borde inte vara svårt att hitta motivation för att utveckla säsongsstyrningen. Det handlar om betydande, konkreta fördelar som kan uppnås och som direkt påverkar företagets resultat. Våra kunder har bland annat kunnat förbättra säsongsprodukternas tillgänglighet och därigenom ökat sin försäljning och marknadsandel, minskat restlagren efter säsongen samt frigjort utrymme och arbetstid på försäljningsställena genom en effektivare styrning av varuflödet!

Resultat som en detaljhandelskedja uppnått:

Resultat som en däckhandelskedja har uppnått genom förbättrade säsongsprognoser och genom att minska andelen förhandsbeställningar lagda av försäljningsställena:

  • Ett i genomsnitt 30 % mindre lagervärde under säsongen
  • Bättre hylltillgänglighet inom alla varugrupper
  • I bristsituationer har varor kunnat fördelas på ett optimalt sätt till försäljningsställena
  • Jämförbar försäljningsökning 7 %
  • Större order- och partistorlekar har minskat fraktkostnaderna
  • Försäljningsställena har kunnat frigöra utrymme för däckhotellverksamhet

Följande steg?

Vi på RELEX har en lång erfarenhet från att utveckla styrningen av säsonger. Med hjälp av våra flexibla och användarvänliga verktyg kan du uppnå bättre prognoser för säsongsartiklarna och effektivisera varupåfyllningen.

Behöver du hjälp med säsongshantering i ditt företag, kontakta: johanna.smaros@relexsolutions.com eller +358 40 543 1142. Ett möte på en timme räcker för att gå igenom situationen i ditt företag och definiera det som ska göras först!