Läs PDF

Författare: Mikko Kärkkäinen
Verkställande direktör, D.Sc. (Tech.)
mikko.karkkainen@relexsolutions.com

Johanna Småros
Direktör, Skandinavien, D.Sc. (Tech.)
johanna.smaros@relexsolutions.com

Snabba, konkreta resultat genom logistikutveckling – hur låter det?

När man talar om effektivering av leveranskedjan övergår diskussionen snabbt till teman som ökat samarbete mellan företag, utnyttjande av ny teknologi såsom RFID eller ibruktagandet av andra avancerade koncept med fina namn. Det är emellertid nästan utan undantag möjligt att förbättra ett företags resultat genom att sköta de grundläggande bitarna inom logistiken – prognostisering av efterfrågan, lagerstyrning och val av orderkvantiteter och -intervall – noggrannare, mer systematiskt och mer automatiskt. Fördelen med att satsa på att förbättra ”det egna grundspelet” är att man uppnår konkreta fördelar snabbt – i regel betydligt fortare än i mångfasetterade projekt som involverar flera parter och ny teknologi!

Något för mitt företag?

Ju fler artiklar ett företag har att hantera, desto mer nytta kan det dra av att effektivera varupåfyllningen. Har man några tusen eller fler artiklar att kontrollera, kan man i regel uppnå betydande fördelar. Finns det dessutom flera lager eller butiker som ska hanteras, ökar de fördelarna ytterligare. Så gott som alla företag inom detalj- och partihandeln kan förbättra sin lönsamhet genom att utveckla sina varupåfyllningsprocesser. Det samma gäller för företag som hanterar reservdelar.

Kännetecknande för de företag som har de största möjligheterna att dra nytta av effektivare varupåfyllning är:

  • Varulagren binder en betydande mängd kapital, som kunde ge en bättre avkastning om det investerades på ett annat sätt.
  • Servicegraden är otillräcklig (eller företaget känner inte till sin servicegrad), vilket leder till förlorad försäljning, sämre kundtillfredsställelse och i värsta fall till att man förlorar kunder.
  • Varupåfyllningsprocessens kostnader är onödigt höga eller företaget känner inte till de totala kostnaderna för processen.
  • Varupåfyllningen eller inköpen utförs av fler än en person.

Vilka fördelar kan man uppnå?

För företag som hanterar ett stort antal artiklar är ett av de allra snabbaste sätten att förbättra varupåfyllningsprocessens effektivitet och precision att investera i ett stödsystem för varupåfyllningen. När sortimentet består av flera tusen eller till och med flera miljoner artiklar, är det ofrånkomligt att manuellt beställande antingen kräver enormt mycket tid och resurser eller leder till ett dåligt resultat.

Med ett effektivt varupåfyllningssystem kan man uppnå tre typer av fördelar:

  1. Lägre processkostnader
  2. Lägre lagernivåer och bättre lageromsättning
  3. Bättre servicenivå

Varupåfyllningssystemet kontrollerar behovet av påfyllning automatiskt, outtröttligt och utan pauser. Mänskliga misstag, såsom att man glömt att beställa en vara, elimineras. Dessutom tar ett bra varupåfyllningssystem automatiskt i beaktande prognostiserade förändringar i efterfrågan och anpassar beställningarna enligt behovet. Detta höjer servicegraden, vilket ökar försäljningen och ger bättre kundtillfredsställelse.

Effektiv styrning av varupåfyllningen omfattar också att produkterna kategoriseras och ges olika roller. Detta innebär att man kan ställa högre mål för servicegraden för de produkter som är viktigast för kunden och som kunderna oftast köper. Kategorisering på basen av säljfrekvens, marginal eller värdet av försäljningen gör det möjligt att styra lagerinvesteringen på ett optimalt sätt – på det sätt som ger den bästa lönsamheten på sikt.

Lageromsättningen effektiveras genom att varupåfyllningssystemet klarar av att styra säkerhetslagren noggrannare än vad en människa kan. Om lagerstyrningen sker manuellt, är det omöjligt att granska säkerhetslagerbehovet för varje enskild artikel i detalj, utan man blir tvungen att styra produkterna i grupper och förlita sig på allmänna tumregler. I praktiken leder detta oftast till att man ökar lagerbufferten för en hel mängd artiklar, ifall man vill öka servicenivån. Ett effektivt varupåfyllningssystem kan däremot granska behovet av säkerhetslager för varje enskild artikel skilt för sig och ta fram de säkerhetslager som på ett så effektivt sätt som möjligt – med beaktande av efterfrågans prognostiserbarhet samt leveranstid och leveranssäkerhet – uppfyller servicegradmålet. Tack var den noggrannare lagerstyrning som ett bra varupåfyllningssystem möjliggör, kan man således samtidigt både höja servicegraden och sänka lagren.

Ett bra systemstöd gör dessutom varupåfyllningsprocessen betydligt mera kostnadseffektiv. Genom att låta varupåfyllningssystemet sköta kontrollen av lagernivåerna och de rutinmässiga påfyllningsbeställningarna, kan man uppnå betydande inbesparingar i de personresurser som processen kräver. Tid frigörs samtidigt för mera krävande uppgifter, såsom planering av sortiment, leverantörsförhandlingar, säljstöd och hantering av avvikelser. Också avvikelsehanteringen kan göras effektivare med hjälp av systemstöd. Ett effektivt varupåfyllningssystem upptäcker relevanta avvikelser, såsom en prognostiserad kommande brist på en vara, försenade leveranser eller överlager av en säsongprodukt, snabbare än en människa och kan i vissa fall också automatiskt åtgärda problemet.

Vad krävs av ett bra varupåfyllningssystem?

Företagens leveranskedjor och deras kostnadsstrukturer är olika. Därför är det väsentligt att varupåfyllningssystemet kan anpassas till att stöda särdragen i varje leveranskedja och att även systemleverantörens kompetens omfattar tillräcklig insikt i verksamhetens särdrag.

Ett effektivt påfyllningssystem måste dock innefatta vissa väsentliga funktioner för att man med dess hjälp ska kunna uppnå betydande och snabba resultat:

  • Systemet bör innefatta automatisk prognostisering av efterfrågan på artikel- och lagernivå och automatiskt kunna ta i beaktande periodisk eller säsongsbunden variation samt trender och förändringar i efterfrågan.
  • Systemet bör automatiskt kunna bestämma effektiva säkerhetslager på artikel- och lagernivå på ett sätt som beaktar prognostiserbarheten av efterfrågan, leveranstiden och leveranssäkerheten.
  • Kostnadsbaserad optimering av beställningscykler och orderkvantiteter på leverantörs- eller artikelnivå ger i många fall möjligheter till betydande inbesparingar.
  • Möjligheten att kombinera total automation av rutinmässiga beställningar med beställningsförlag för dyrare varor samt automatisk hantering av avvikelser gör varupåfyllningsprocessen avsevärt effektivare och mindre resurskrävande.

Sagt och gjort

Hela artikeln kunde sammanfattas i det följande:

  • Genom att effektivera varupåfyllningen kan man ofta rejält förbättra företagets resultat.
  • Utvecklingen av varupåfyllningen är ett av de snabbaste sätten att förbättra effektiviteten i leveranskedjan.
  • Det handlar inte om kärnfysik: ett bra varupåfyllningssystem räknar ut varupåfyllningsbehovet snabbare, noggrannare och mer kostnadseffektivt än ett inköpsteam.

Följande steg?

Vi på RELEX har erfarenhet av att effektivera varupåfyllningsprocesserna i flera olika branscher. Med hjälp av våra lösningar har våra kunder uppnått högre servicegrader och lägre lagervärden samt lyckats minska varupåfyllningsprocessens kostnader. Om du är intresserad av att förbättra ditt företags resultat, ta kontakt med: johanna.smaros@relexsolutions.com eller +358 40 543 1142. En timme räcker för att gå igenom ditt företags utgångsläge och definiera de första stegen!