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La Voz del Cliente: Hacia una Optimización de las Jornadas Laborales basada en la Previsión de la Demanda

Nov 13, 2019 5 min.

Stockmann, los grandes almacenes líder en Finlandia, ha estado usando el sistema de pronóstico y reabastecimiento de RELEX desde 2011. Como la mayoría de los retailers, Stockmann lucha con los rápidos cambios que irrumpen en el sector, por esta razón, en 2018 extendió la colaboración introduciendo la solución de optimización de las Jornadas Laborales basada en pronósticos, de RELEX

Los costes de personal forman uno de los mayores centros de coste en retail. Pero con el sistema correcto y algoritmos inteligentes, los retailers pueden optimizar los turnos de trabajo para cada departamento basándose en: 1) el volumen de clientes por tienda en cualquier momento del día, 2) los productos que probablemente comprarán. Al usar las previsiones de afluencia de clientes y los pronósticos de ventas para hacer coincidir el personal con la carga de trabajo real, los retailers pueden reducir los excesivos costes de personal mientras mejora el servicio al cliente y el bienestar de los empleados.

En este blog de La Voz del Cliente, Suvi Ragnell, Head of HR Services and Digitalization y Tiina Siurua, team leader of shift planners, de Stockmann, nos hablan sobre las dinámicas cambiantes de la gestión de la fuerza laboral en retail – y cómo ellas están gestionando el cambio de una planificación manual de los turnos de trabajo a la optimizada.

De la Gestión Manual de la Workforce, a la Optimizada

Antes de introducir la solución para la optimización de las Jornadas laborales de RELEX, nuestros turnos de trabajo se organizaban de manera reglamentada, y la gestión de los turnos se basaba en un enfoque estructurado. Teníamos turnos de día, de tarde y nocturnos, pero no entendíamos los criterios que tenían que determinar esos turnos, si estaban bien organizados o incluso si eran necesarios.

En Stockmann, los planificadores de turnos son responsables de todo proceso de gestión de la fuerza laboral, desde la planificación de los turnos al pago de nóminas. Antes, la gestión se basaba en gran medida en el trabajo y los supuestos propios de estos planificadores (en gran parte manuales).

Dado a la gran cantidad de datos que las compañías pueden ahora recoger de los empleados y las operaciones comerciales, ese enfoque individual y manual ya no tiene sentido. Con el nuevo sistema de optimización de la fuerza laboral, nuestro objetivo es utilizar todos estos datos enriquecidos en nuestra toma de decisiones.

Nuestro objetivo es poder acceder a todos los datos que influyen en la optimización de la fuerza laboral en un mismo sitio. Esta visibilidad de los datos nos permitirá tomar decisiones más inteligentes sobre cada tarea, incluyendo el momento óptimo, quien debe completar la tarea, y cómo y dónde debería realizarse. Estas importantes decisiones no deberían determinarse por quién está disponible sino que deberían reflejar las tareas que tienen que llevarse a cabo. Usando este enfoque, podemos optimizar jornadas laborales a un nivel de detalle de 15 minutos en función de las previsiones de la demanda.

Al mismo tiempo, tenemos una mayor visibilidad sobre todo el periodo de balance – normalmente un periodo de 17-18 semanas, con lo que nos podemos preparar mejor para los cambios venideros en las necesidades del personal o la capacidad.  Por ejemplo, si vemos que hay un número de contratos temporales que van a finalizar en las próximas semanas, podemos empezar a contratar nuevos empleados de manera proactiva.

Cambio de Poder del Empresario al Empleado

Hace 10 años, los trabajadores tenían poco margen para establecer condiciones a sus contratantes. Lo más probable era que el trabajador aceptara las jornadas que le daban y planificara su vida alrededor de ellas. Esta dinámica se ha transformado completamente. Hoy, los trabajadores pueden imponer mayores restricciones con respecto a su disponibilidad, y esto hace que la optimización de la fuerza laboral sea aún más desafiante.

Cuando se trata de crear una experiencia positiva para el empleado, la flexibilidad es la clave. La capacidad de influenciar en sus propios turnos de trabajo contribuye en gran medida a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y la personal. Desde la perspectiva de la gestión de las jornadas laborales, estamos constantemente intentando equilibrar las preferencias de nuestros empleados y nuestras necesidades comerciales, y queremos combinarlas de la mejor manera posible. Actualmente, permitimos dos “deseos” semanales, y de momento, estamos orgullosos de haber podido cumplir con estos deseos casi a la perfección.

Pero los turnos no son lo único donde los empleados buscan flexibilidad –también querían poder comprobar sus turnos fácilmente desde cualquier sitio. Después de todo, nadie quiere usar su tiempo libre para ir a la tienda a revisar sus turnos de trabajo. Nuestro nuevo y moderno sistema permite a los trabajadores comprobar sus turnos sobre la marcha y así pueden aprovechar al máximo su tiempo fuera del trabajo.

Gestión del Cambio

Ya sea grande o pequeño, siempre hay algún inconveniente cuando se cambia la forma en la que trabajan las personas. Pero es más probable que estos problemas tengan que ver con el cambio cultural que con el sistema en sí.

Históricamente, nuestros trabajadores se han acostumbrado a un patrón de turnos de trabajo muy reglamentado. Como ahora estamos optimizando los turnos para satisfacer la previsión de la demanda, hemos notado algunas preocupaciones, ya que se ha trastornado el patrón establecido. Por ejemplo, un trabajador acostumbrado a trabajar 7.5 horas al día puede sorprenderse al descubrir que ahora los turnos de trabajo pueden variar en duración y tiempo.

Para nosotros ha sido crucial involucrar a nuestros empleados en las conversaciones donde se explicaba claramente las razones detrás de estos cambios, cuando la gente entiende el “porqué” está más dispuesta a aceptar los cambios. Les hemos pedido a nuestros trabajadores que acepten el hecho de que los turnos no pueden ser tan estrictos como antes porque el retail está experimentando grandes cambios que derivan de los cambios en el comportamiento del consumidor.

Un segundo desafío que surge de los nuevos y menos estructurados patrones de turnos es una cuestión de justicia. Los turnos de trabajo pueden variar mucho, y los empleados son conscientes de la necesidad de un trato igualitario. La “conveniencia” de las horas laborales puede ser un juicio muy subjetivo. Alentamos a todos los trabajadores a pensar sobre como determinar jornadas justas y equitativas a pesar de las dificultades de la gestión de la fuerza laboral moderna.

A pesar de estos desafíos, nuestro nuevo sistema es valioso tanto para nuestros empleados como para nuestro negocio. Podemos tomar mejores y más rápidas decisiones, basadas en nuestras necesidades actuales, y nuestros trabajadores estarán mucho más contentos debido a la mejora de la flexibilidad y la visibilidad de los turnos. Como empresa estamos mucho mejor equipados para enfrentarnos a los retos de nuestra industria.

Autor

Suvi Ragnell

Tiina Siurua