Lue PDF-versio

Kirjoittaja: Tommi Ylinen
Maajohtaja, UK
tommi.ylinen@relexsolutions.co.uk

Useat yritykset ovat ottaneet käyttöön automaattisia täydennysjärjestelmiä tavoitteenaan parantaa hyllysaatavuutta ja varastonkiertoa sekä tehostaa tilaamistyötä. Automaation lisäämisellä päästään yleensä hyviin tuloksiin, koska valtaosa tuotteista myy säännönmukaisesti ja ennustettavasti. Näin niitä on helppo täydentää automaattisesti. Tilausvastuullisten työtä tarvitaan silti jatkossakin, ja sen kohdistaminen oikeisiin paikkoihin ratkaisee, kuinka hyviin tuloksiin uudella järjestelmällä päästään.

Mihin poikkeustenhallintaa tarvitaan?

Monesti uuden tilausjärjestelmän odotetaan ratkaisevan kaikki ongelmat ja toimivan automaattisesti kaikissa tilanteissa. Kun näin ei sitten olekaan, ollaan pettyneitä. Vaihtoehtoisesti järjestelmään ei luoteta lainkaan ja tilausten tarkistamiseen käytetään aikaa jopa enemmän kuin aiemmin, jolloin uuden järjestelmän hyödyistä menetetään iso osa.

Hyvä tilausjärjestelmä huomioi erilaiset poikkeustilanteet, kuten kampanjat ja sesongit. Käytännössä silti tulee jatkuvasti vastaan tilanteita, joissa tarvitaan tilausvastuullisen tietämystä. Uutuustuotteiden myyntiä on haastavaa ennustaa, kampanjatuotteiden menekki on arvaamatonta, tai sesonkipiikki siirtyykin muutaman viikon myöhäisemmäksi kuin edellisenä vuonna. Syyt johtuvat usein ulkoisista tekijöistä, kuten säästä, kilpailijan toimenpiteistä, markkinointitoimenpiteistä tai taloudellisesta suhdanteesta. Lisäksi valitettavan usein isoja tuotemääriä käsiteltäessä myös datavirheet aiheuttavat ongelmia, joihin on syytä reagoida ajoissa.

Tehokkaalla poikkeustenhallintaprosessilla voidaan varmistaa, että tilaamiseen käytetty aika pysyy tehokkaana ja se kohdistetaan pelkästään tärkeimpien tuotteiden ja tilanteiden hallintaan: Uutuustuotteet, kampanjatuotteet, kappale- tai euromääräisesti suurimmat tilausrivit – valinta riippuu yrityksen tarpeista ja tuotteiden ja toimialan ominaispiirteistä. Valta osa tuotteista ei vaadi jatkuvaa huomiota, ja niiden voi ja pitäisikin antaa täydentyä automaattisesti. On myös hyvä tiedostaa, että kaikki tuotteet eivät ole yhtä tärkeitä, ja vähemmän tärkeisiin ei ole perusteltua käyttää kovin paljon aikaa.

Poikkeustenhallinta kannattaa ulottaa myös varsinaisen tilaamisen ulkopuolelle. Hyvien työkalujen tuella voidaan esimerkiksi tehokkaasti valvoa toimittajien toimitusvarmuutta ja reagoida myöhästyneisiin tilauksiin nopeasti, kehittää jatkuvasti myymäläkohtaista valikoimaa siivoamalla huonosti kiertävät tuotteet pois valikoimasta, tai parantaa hyllysaatavuutta käymällä saatavuusongelmia säännöllisesti läpi.

Poikkeusten hallintaa voidaan parantaa ainakin seuraavin keinoin:

1. Keskity tärkeimpiin poikkeuksiin

Erilaisia käsiteltäviä poikkeavia ongelmatilanteita on helppo keksiä pitkä lista, mutta liian monen poikkeuksen seuraaminen johtaa helposti siihen, ettei mihinkään ehditä keskittyä kunnolla ja aikaa kuluu aivan liikaa. Järkevintä on valita liiketoiminnan kannalta muutama kriittisin reagointia vaativa asia ja keskittyä aluksi niihin.

Jos yrityksen haasteet painottuvat esimerkiksi korkeisiin varastotasoihin ja hitaaseen varastonkiertoon, on syytä aluksi keskittyä esimerkiksi kuolleen varaston perkaamiseen ja ylisuurten toimitusten siivoamiseen ja jättää hyllysaatavuuden hienosäätö myöhemmäksi.

2. Määritä korjaavat toimenpiteet kullekin poikkeukselle

Poikkeustenhallinnan erottaa normaalista raportoinnista se, että poikkeuksien on tarkoitus aina johtaa korjaaviin toimenpiteisiin. Hyllysaatavuuden, ennustetarkkuuden tai kuolleen varaston jatkuva seuraaminen ei sinällään vielä paranna näitä tunnuslukuja, mutta määrittelemällä tarkasti kutakin poikkeusta seuraavat toimenpiteet voidaan työtä organisoida tehokkaasti ja saada mitattavia parannuksia aikaan.

Esimerkiksi kuolleesta varastosta myymälässä voidaan päästä eroon myymällä sitä alennuksella tai siirtämällä sitä toimipisteisiin, joissa tuote vielä käy kaupaksi. Samalla on syytä tarkistaa valikoiman ajantasaisuus ja varmistaa, ettei vääriä tuotteita toimiteta enää lisää. Oikea ratkaisutapa riippuu toimialasta, tuotteesta ja tilanteesta.

3. Automatisoi se, minkä voit

Monet poikkeuksiin liitettävät toimenpiteet ovat hyvin suoraviivaisia ja joka kerta samanlaisia, ja niitä on mahdollista automatisoida ainakin osin. Tietty poikkeus johtaa tiettyihin toimenpide-ehdotuksiin, jotka vastuullinen henkilö hyväksyy. Tällä tavalla työtä voidaan tehostaa ja keskittää vaikeimpiin tapauksiin, joita ei voi automatisoida.

Kuolleen varaston tapauksessa on esimerkiksi melko yksinkertaista asettaa ehto, että mikäli tuote ei ole yli kuuteen kuukauteen myynyt tietyssä myymälässä kappalettakaan, muutetaan tilausmalli sellaiseksi, ettei tuotetta tule automaattisten tilausehdotusten piiriin.

4. Varmista, että poikkeuksia on sopiva määrä

Yksi yleisimpiä ongelmia tehokkaan poikkeustenhallintaprosessin implementoinnissa on poikkeusten hallitsematon määrä. Esimerkiksi nollasaldoilla olevia tuotteita voi helposti olla useita satoja per kauppa, ja jos yksi tilausvastuullinen vastaa vaikkapa kymmenestä kaupasta, on käsiteltäviä tuotteita yhtäkkiä käsissä monta tuhatta, jolloin käytännössä ei voida tehdä mitään konkreettista.

Käsiteltäviä tuotteiden määrän on oltava realistinen ja hallittava. Jos tärkeäksi koettu poikkeuskriteeri – esimerkiksi kuolleet tuotteet, eli tuotteet joita ei ole hetkeen myyty enää ollenkaan, mutta joita on yhä saldoilla – lähtökohtaisesti tuottaa käsiteltäväksi liikaa tuotteita, pitää tätä poikkeusta rajata lisäkriteereillä. Esimerkiksi käsitellään vain kalleimmat, eniten pääomaa sitovat tuotteet tai lähdetään perkaamaan varastoa aloittaen huonoimman kierron tuotteista vaikkapa niin, että päivässä käsitellään vain tietty määrä.

5. Kehitä käsiteltäviä poikkeuksia jatkuvasti

Poikkeusten säännöllisen käsittelyn myötä prosessi kehittyy ja tehostuu ja poikkeukset vähenevät. Tässä vaiheessa ei ole syytä jäädä lepäämään laakereilla, vaan ottaa käsittelyyn uusia poikkeuksia tai laajentaa vanhojen käsittelyä. Näin varmistetaan jatkuva kehitys.

Helposti alkuinnostuksessa yritetään heti kärkeen määritellä kaikki mahdolliset poikkeukset ja niitä seuraavat toimenpiteet, mutta tämä onnistuu harvoin – lopputulosta ei kukaan pysty hallitsemaan, eikä kaikkea oleellista varmasti edes kerralla keksitä. Sen sijaan poikkeustenhallinnasta ja sen kehittämisestä pitäisi luoda luonnollinen osa jatkuvaa prosessia.

Kuolleen varaston siivoaminen voidaan esimerkiksi aloittaa tuotteista, joiden varaston riitto on yli 180 päivää. Kun tällaisia tuotteita jatkuvasti siivotaan pois myymälöistä ja varmistetaan samalla valikoimanhallinnalla, ettei niitä jatkossakaan tilata, poikkeusten määrä väkisinkin vähenee. Tällöin voidaan laskea riittoraja vaikka 120 päivään tai ottaa käsittelyyn myös saatavuusongelmat.

Korjaa ongelmat jo etukäteen

Normaali poikkeustenhallintaprosessi keskittyy helposti jo tapahtuneiden asioiden selvittelyyn: Hyllysaatavuusongelmat huomataan vasta, kun tuote on jo loppu, kuollut varasto muuttuu ongelmaksi vasta kun tuotetta ei ole enää pitkiin aikoihin myyty. Tällaisiin poikkeuksiin voidaan puuttua etukäteen, jolloin parhaimmillaan ongelmat voidaan lähes kokonaan välttää. Työmäärää tämä ei lisää – työ vain muuttuu jälkikäteen tehdystä selvittelystä ennakoivammaksi. Tämä toki vaatii tukea työkaluilta, jotta sopivat poikkeukset voidaan helposti nostaa käsiteltäviksi.

Esimerkiksi saatavuusongelmiin voidaan puuttua joissain tapauksissa jo etukäteen. Jos tiettyä tuotetta normaalisti toimitetaan kerran viikossa, voidaan näiden tilauskertojen välissä seurata, tuleeko tuote riittämään seuraavaan toimitukseen asti, mikäli myynti noudattelee ennustetta. Jos yllättävän kysyntäpiikin takia näyttää siltä, että tuote tuleekin loppumaan, voidaan joissain tapauksissa tilata lisää normaalista toimitusrytmistä poiketen ja estää hyllypuute. Kaikkien tuotteiden osalta näin ei varmasti kannata tehdä, mutta esimerkiksi tärkeimpien A-tuotteiden osalta voi olla perusteltua varmistaa, ettei hylly koskaan ole tyhjä.

Miten tästä eteenpäin?

Meillä RELEXissä on paljon kokemusta tehokkaan poikkeustenhallintaprosessin suunnittelusta monimutkaisissa ympäristöissä. Joustavien ja helppokäyttöisten työkalujemme avulla voidaan poikkeustenhallintatyöstä tehdä sujuvampaa.

Mikäli yrityksesi poikkeustenhallintaprosessi kaipaa kehittämistä, ota yhteyttä:
mikko.karkkainen@relexsolutions.com tai 050 596 2322. Tunnin tapaaminen riittää yrityksesi tilanteen läpikäymiseksi ja ensimmäisten askeleiden määrittämiseksi!