Tack vare ett nytt verktyg kan storkök och restauranger samt deras leverantörer planera med bättre framförhållning och förutse efterfrågan med större säkerhet. CGI i Finland och RELEX har tillsammans utvecklat en planeringslösning – Prognosbanken – för foodservice-branschen.

Systemet räknar automatiskt ut den framtida efterfrågan på ingredienser och produkter utifrån restaurangernas och storkökens menyplaner och gör prognoserna tillgängliga för grossister och leverantörer. Prognosbanken ger upphov till klart noggrannare prognoser, snabbar upp prognosprocessen och minskar behovet av manuell prognostisering.

Prognosbanken startade med en pilotfas, som nu avslutats. Piloten demonstrerade de betydande fördelarna som systemet medför i form av ökad transparens och tillgång till bättre förhandsinformation om stora efterfrågetoppar. Såväl storkök, grossister som livsmedelstillverkare deltog i piloten. Deltagarna var Esbo Catering, Arkea (Åbonejdens fastighetsservice), Leijona Catering (finska försvarets bespisning), Saarioinen, HK Ruokatalo, Atria och Tuko Logistics.

CGI, som har lång erfarenhet av produktions- och verksamhetsstyrning i livsmedelsindustrin, menar på att Prognosbanken medför en klar effektivisering.

”I livsmedelsindustrin är tidsperspektiven korta, särskilt vad gäller färskvaror. Detta innebär att det är extremt viktigt med så tillförlitliga prognoser på efterfrågan och leveranser som möjligt. Bättre prognoser minskar riskerna för överproduktion och svinn i leveranskedjans alla delar” säger Henry Nieminen, Vice President för avdelningen Product Solutions i Finland.

Prognosbanken samlar in data från storkökens menyplaneringssystem, där menyer planeras flera veckor i förväg. Utifrån menyplanerna beräknas behovet för de ingående produkterna och ingredienserna. Grossister och tillverkare får tillgång till en sammanställning av den planerade efterfrågan på sina egna produkter, vilket klart förbättrar framförhållningen och förenklar planeringen av produktion och inköp.

“Efterfrågan inom foodservice-sektorn följer en helt annan logik än efterfrågan för vanliga konsumentprodukter och inom foodservice har prognostisering traditionellt utgjort en enorm utmaning. Efterfrågan drivs av vilken mat storköken och restaurangen väljer att producera och servera, vilket leder till att efterfrågan ur leverantörernas synvinkel varierar både kraftigt och oförutsägbart. Stora efterfrågetoppar kan leda till leveransproblem ifall leverantören inte fått någon förhandsvarning”, säger Mikko Kärkkäinen, VD för RELEX.

Prognosbanken minskar också det administrativa arbetet i leveranskedjan. I dagsläget får tillverkare prognoser från många olika källor, samtidigt som storkök och grossister måste skicka prognoser till flera olika tillverkare, en i taget. Prognosbanken centraliserar sammanställandet och förmedlandet av prognoser.

“När en större stad beställer in köttbullar till alla sina skolor, mångfaldigas volymen jämfört med den normala efterfrågan. Vi hade redan i pilotfasen stor nytta av Prognosbanken i och med att vi kunde identifiera stora efterfrågetoppar på förhand och säkerställa till och med väldigt stora leveranser. Ju färre överraskningar vi råkar ut för, desto säkrare kan våra kunder vara på att vi kan leverera det som de beställer, i rätt tid och rätt kvantitet” säger Johanna Södergård, planeringschef på leverantören HK Ruokatalo.

Efter slutförd pilot utvidgas Prognosbanken. De företag som deltog i pilotfasen kommer att fortsätta använda systemet, men även nya aktörer tillkommer. Prognosbanken kan kopplas upp mot vilka planeringssystem som helst och tjänsten är öppen för alla företag som tillverkar eller levererar livsmedel, samt för foodservice-aktörer. Målet är att skapa en bred plattform för att stödja samarbetet mellan storkök och leverantörer samt skapa en branschstandard.