Författare: Mikko Kärkkäinen
Verkställande direktör, D.Sc. (Tech.)
mikko.karkkainen@relexsolutions.com

Efter sommaren har de ekonomiska utsikterna blivit allt dystrare och framtiden är för tillfället ytterst svår att förutse. Flera av våra kunder har frågat oss hur vi tror att marknadsläget kommer att utvecklas. Istället för att försöka sia om framtiden, har vi gett dem rådet att satsa på att utveckla den egna leveranskedjan och varustyrningen för att göra dessa mera anpassningsbara till snabba konjunktursvängningar. I praktiken betyder detta dels extra fokus på att utnyttja all tillgänglig information om efterfrågan, dels att skapa ökad flexibilitet i leveranskedjan.

I denna artikel har vi samlat fem tips för att öka reaktionshastigheten och flexibiliteten i leveranskedjan.

1) Följ upp och reagera på förändringar

I dagens läge är det visserligen ytterst svårt att förutse framtiden, men inom handeln förlorar många företag också värdefull tid i och med att man inte reagerat på en redan pågående förändring. I en osäker marknadssituation är det av yttersta vikt att fortlöpande följa med hur försäljningen utvecklas, identifiera relevanta förändringar, samt att reagera på dessa förändringar så snabbt som möjligt.

Ett bra sätt att upptäcka förändringar i försäljningen är att följa upp prognosfelet på olika nivåer. Genom att kontinuerligt följa upp differensen mellan prognos och försäljning upptäcker man snabbt om försäljningen inom någon eller några produktgrupper märkbart börjat avvika från en tidigare prognos. För att kunna vidta praktiska åtgärder, gäller det dessutom att snabbt kunna gå ner på en mera detaljerad nivå, för att identifiera vilka varugrupper, prisgrupper och/eller varumärken förändringen i första hand berör.

För att uppnå resultat krävs dock mera än enbart effektiv uppföljning. Med observationerna som grund måste man snabbt kunna göra förändringar i t.ex. prissättning och marknadsföring för de artiklar som ligger i farozonen att bilda överlager. Ju kortare produkternas livscykler är och ju mera säsongsbunden efterfrågan är, desto kortare måste tiden mellan observation och beslut vara!

2) Identifiera produkter och leverantörer som är speciellt känsliga för förändringar

De flesta handelsföretag erbjuder ett brett sortiment av artiklar av olika typ. Detta betyder att en del av artiklarna är betydligt mera känsliga för felaktiga prognoser än andra. För en del produkter kan skillnaden mellan prognos och utfall vara tiotals procent utan att leveranskedjans effektivitet märkbart lider. För andra produkter kan redan ett litet prognosfel ge upphov till antingen varubrist eller betydande överlager.

Tumregeln är att ju längre planeringshorisonten är, desto noggrannare och långsiktigare prognoser behövs. Detta är situationen exempelvis för många av handelns egna varumärken samt varor som importeras i stora partier från Asien. För dessa produkter är planeringshorisonten – i praktiken leveranstiden – flera månader, och i värsta fall upp till ett år.

Det är viktigt att identifiera de produkter och leverantörer som är känsligast för förändringar. Det lönar sig att satsa mera tid och arbete på uppföljningen och planeringen av dessa, än på granskningen av mindre prognoskänsliga produkter.

3) Minska konjunkturkänsligheten genom att öka flexibiliteten

När de känsligaste produkterna är identifierade, är det tid att fundera på metoder för att minska de risker som är förknippade med dessa produkter.

Många aktörer inom handeln har uppnått betydligt lägre inköpspriser genom att importera varor direkt från tillverkare i t.ex. Asien. I ett osäkert marknadsläge kan dock en leverantör som ligger närmare och kan erbjuda kortare leveranstider och mindre inköpspartistorlekar bli en totalt sett mera kostnadseffektiv inköpskanal, i och med att lagerhållningsrisken i detta fall är märkbart mindre.

När efterfrågan blir mindre förutsägbar, lönar det sig alltså att, i mån av möjlighet, öka antalet inköpskanaler och ta hänsyn till osäkerheten i efterfrågan när inköpsbeslut görs. I praktiken kan den huvudsakliga volymen fortsättningsvis importeras från t.ex. Fjärran Östern, om detta ger ett märkbart lägre inköpspris. Det lönar sig dock att endast importera den relativt säkra delen av volymen från leverantörer med långa ledtider och istället svara på en potentiell ytterligare efterfrågan genom att lägga beställningar hos leverantörer i närområdet. På detta sätt kan man minimera risken för varubrist utan att behöva bygga upp säkerhetslager som motsvarar hela den långa ledtiden från Asien.

Genom att utnyttja flera inköpskanaler på ett effektivt sätt, kan man alltså märkbart minska säkerhetslagret och risken som är förknippad med potentiella prognosfel, utan att ge för mycket avkall på en rimlig inköpsprisnivå.

4) Olika kunder reagerar olika på en konjunkturförändring

Marknadsförändringar slår i allmänhet till mot olika områden vid lite varierande tidpunkter och med olika styrka. I praktiken beror detta på att olika slags kunder handlar olika.
När osäkerheten växer är det ännu väsentligare att t.ex. hela volymen av säsongsvaror inte skickas ut till butikerna på basen av osäkra prognoser. I värsta fall kan resultatet bli överlager i vissa butiker och varubrist i andra. För väderkänsliga produkter är problemet i själva verket alltid aktuellt, oberoende av konjunkturerna.

Om man i början av säsongen endast levererar ut den del som säkert kommer att gå åt till butikerna, har man betydligt större möjligheter att utnyttja det resterande lagret så effektivt som möjligt. Under den pågående säsongen kan man sedan snabbt uppdatera prognoserna för de olika marknadsområdena eller butikerna och få en kontinuerligt bättre uppfattning om den verkliga, lokala efterfrågan. Särskilt viktig är uppföljningen då förändringar sker – vare sig det är den ekonomiska konjunkturen eller den lokala konkurrenssituationen som förändras.

5) Analysera produktområdena och utnyttja informationen

Inom handeln, speciellt inom grossistföretag, är de olika produktområdena ofta relativt självständiga och bär ett eget resultatansvar. Detta leder i många fall till att de goda möjligheterna till intern förhandsinformation om kommande marknadsförändringar inte utnyttjas till fullo.

Konjunktursvängningar syns i allmänhet olika snabbt inom olika varugrupper. Inom byggbranschen kan t.ex. en minskad efterfrågan inom rör förutspå en senare minskning i efterfrågan av elartiklar. Genom att analysera tidigare förändringar kan man observera reaktionskänsligheten och i vilken ordning olika produktområden reagerar på konjunkturer. Genom att utnyttja observationer inom de produktområden som reagerar snabbast, kan man i ett tidigare skede se till att minska risken för överlager inom de andra produktområdena som reagerar långsammare.

Vi tog fram dessa tips inför en möjligen annalkande lågkonjunktur, men kom ihåg att precis samma råd fungerar även under den vändning uppåt, som så småningom kommer att följa! En snabb positiv förändring i efterfrågan medför ofta varubrist, speciellt om leverantörerna anpassat sin kapacitet till en lägre efterfrågan. I denna situation kan en aktör med en flexibel leveranskedja och en snabb reaktionsförmåga uppnå en högre servicegrad, öka sin försäljning, och erövra marknadsandelar från sina långsammare konkurrenter.

Satsa på reaktionsförmåga och flexibilitet när förutsägbarheten försämras!

Hur gå vidare med detta?

Vi på RELEX har en bred erfarenhet av effektiveringen av varupåfyllningsprocesser för olika slags företag. Med hjälp av våra lösningar har våra kunder kunnat höja sin servicegrad och lageromsättning samt skapa effektivare processer.
Om du är intresserad av att förbättra ditt företags resultat, ta kontakt med: johanna.smaros@relexsolutions.com eller +358 40 543 1142. En timme räcker för att fastställa utgångsläget och de första stegen mot en effektivare och mera flexibel leveranskedja!