Läs PDF

Författare: Johanna Småros
Direktör, Skandinavien, D.Sc. (Tech.)
johanna.smaros@relexsolutions.com

Personer som planerar att införa automatisk varupåfyllning inom sina företag, har ofta frågat mig vilka typiska problem man kan vänta sig i samband med genomförandet av förändringen. Baserat på min egen erfarenhet från tiotals implementeringar av automatisk varupåfyllning, kan jag konstatera att fallgroparna och utmaningarna varit förvillande lika från gång till gång och från bransch till bransch. Det är framför allt tre krav som måste mötas: 1) grunddata av tillräckligt hög kvalitet, 2) tydlig sortimentsstyrning och 3) tillräckliga satsningar på själva förändringsarbetet.

Fallgrop 1: Grunddata som inte håller måttet

Ju högre automationsgrad man vill uppnå inom varupåfyllningsprocessen, desto högre krav ställs på grunddata.

För att uppnå en hög automationsgrad i varupåfyllningen, krävs att den allra största delen av de automatiska orderförslagen som skapas kan godkännas rakt av, utan desto vidare analys eller handpåläggning. Endast avvikande orderförslag, såsom orderrader med väldigt högt värde, eller förslag som skapats för extremt viktiga eller erkänt krångliga artiklar, såsom kampanjvaror eller nyheter, ska behöva granskas manuellt.

Ifall det finns många fel i artikeldata, är det i praktiken helt omöjligt att uppnå en hög automationsgrad. Om till exempel de angivna förpackningsstorlekarna eller leverantörsdata inte är korrekta, måste orderförslagen alltid korrigeras innan beställningen kan skapas, trots att själva beställningsmängden i sig är helt rätt. I annat fall fastnar ordern förr eller senare i beställningsprocessen, eftersom den inte går att effektuera. Situationen är med andra ord densamma som i en basketmatch, där bollarna ständigt studsar i basketringen – bra försök, men inget resultat.

Beställningsmängden kan också bli fel och, i värsta fall till och med leda till varubrist, ifall till exempel lagersaldona eller de angivna leveranstiderna inte motsvarar verkligheten. Ifall beställningsförslagen beräknas på basen av missvisande uppgifter, blir resultatet helt enkelt inte rätt, oberoende av hur bra själva beräkningsmodellen är.

Förutom att problemen med grunddata leder till ett sämre resultat inom varustyrningen, kan de också skapa stora problem i genomförandet av förändringen. I många fall är det svårt för användarna av det nya systemet att avgöra vilka problem som beror på felaktiga grunddata och vilka som är avhängiga av den nya verksamhetsmodellen. Till om med relativt små fel i orderförslagen kan i värsta fall rasera de anskaffningsansvarigas tillit till systemet – ”jäkla system, nu beställer det fel igen” – och få dem att återgå till den gamla, manuella processen.

Att lyfta kvaliteten på grunddata till en tillräckligt hög nivå kan visserligen vara väldigt arbetsdrygt, men eftersom det sist och slutligen ändå bara handlar om att kavla upp ärmarna och ta itu med arbetet, har det oftast gått bra trots inledande svårigheter. I själva verket har många av våra kunder märkt att en övergång till automatisk varupåfyllning skapat ett utmärkt incentiv att verkligen satsa på underhållet av grunddata, vilket lett till förbättringar inom nästan alla delar av verksamheten. I praktiken har de två andra fallgroparna utgjort en större risk.

Fallgrop 2: Otydligt sortiment

Ifall utgångspunkten varit manuellt beställande, har butikspersonalen och produktcheferna i många fall tagit sortimentsbeslut i flykten, i samband med orderläggningen. Å ena sidan har man lämnat bort artiklar ur sortimentet, till exempel utifrån låg försäljning eller personliga preferenser (”vilken onödig produkt, vem skulle köpa den här”). Å andra sidan har man tagit in produkter som egentligen inte ingår i det lokala sortimentet, till exempel utgående från trender i försäljningen eller utifrån magkänsla (”kul nyhet, vi gör ett försök”).

Målet med automatisk varupåfyllning är att så effektivt som möjligt se till att sortimentet finns i hyllan i rätt kvantitet och vid rätt tillfälle – till exempel ständigt, under säsongen eller under helgerna. För att uppnå en hög automationsgrad i varupåfyllningen, är det därför av yttersta vikt att det aktuella sortimentet för varje enskild butik och lager är entydigt definierat.

För att vända på steken kan man å andra sidan konstatera att automatisk varupåfyllning ger bättre kontroll över sortimentet och större möjligheter att se till att det definierade sortimentet verkligen finns i hyllan. Ordersystemet håller automatiskt koll på att det definierade lokala sortimentet – varken mer eller mindre – finns tillgängligt.

Det är också viktigt att lägga om processen så att sortimentsbesluten görs separat från beställandet. I annat fall kommer orderläggaren att gå igenom alla beställningsförslag en rad i taget för att samtidigt, löpande, kunna fatta sortimentsbeslut, vilket gör att tidsinbesparingen man ville uppnå med automatiseringen rinner ut i sanden.

För många företag har införandet av automatisk varupåfyllning följaktligen skapat ett behov av att göra sortimentsarbetet mer processlikt och framför allt tydligare. Ofta har även ansvaret för sortimentsbeslut och varupåfyllning separerats och lagts på olika team. Förändrade ansvarsområden och arbetsbeskrivningar orsakar ofta små och, i vissa fall, även större konflikter i organisationen, vilket för oss till den tredje och svåraste utmaningen, dvs. förändringsarbetet.

Fallgrop 3: För liten satsning på förändringsarbetet

Införandet av automatisk varupåfyllning leder i regel till förändringar i både arbetsbeskrivningar och ansvarsområden hos många personer. Om inte annat, så förändras varuanskaffarens arbete. Tyngdpunkten flyttas från rutinartad orderläggning till styrning av varuflödet – sortimentsplanering, definition av servicegradmål för olika typer av artiklar och produktgrupper, avvikelsehantering samt uppföljning och utveckling av varupåfyllningsprocessen.

Ofta skapar automatiseringen förutsättningar eller kan till och med fungera som drivkraft för större organisationsförändringar. Många detaljhandelsföretag har till exempel överfört beställningsansvaret från butikspersonalen till ett särskilt varupåfyllningsteam, för att frigöra tid för bättre kundservice och ökad försäljning i butikerna. Många aktörer inom partihandeln har i sin tur övergått från en modell där produktcheferna ansvarar för allt som har med deras egna produkter att göra till att varupåfyllningen genomförs av ett gemensamt team av anskaffare. På detta sätt kan produktcheferna koncentrera sig på sortimentsarbete och marknadsföring.

Dessa förändringar väcker ofta oro, rädsla för att förlora sitt jobb och till och med uttalat motstånd. Att genomdriva förändringarna i god anda och minimera onödig friktion kräver satsningar på förändringsarbetet. Förändringsarbete behövs också för att nå det önskade resultatet. Om gamla arbetsbeskrivningar och verksamhetsmodeller inte aktivt bearbetas, kommer det nya arbetssättet inte att slå rot och de önskade resultaten uteblir. Det väsentliga är att ställa upp tydliga mål för förändringen och följa upp att man verkligen rör sig åt rätt håll. Om målet är att öka försäljningen genom att ge butikspersonalen mer tid för kundservice, lönar det sig att mäta till exempel ökningen i antalet kundkontakter och storleken på den genomsnittliga varukorgen. Om målet är att effektivisera varupåfyllningen inom partihandeln, kan man till exempel mäta andelen orderförslag som godkänts utan manuella förändringar.

En av utmaningarna inom förändringsarbetet kommer ofta som en smärre överraskning. Då varustyrningsprocessens resultat, såsom hylltillgänglighet, lagervärde eller svinn, i mycket högre grad än tidigare kan styras centraliserat, krävs tydliga mål. Då beställandet gjorts manuellt, har ledningen i vissa fall kunna ställa till och med helt motstridiga mål, såsom perfekt servicegrad och inget restlager eller svinn, för verksamheten. Varje beställare har sedan gjort sin egen bedömning av hur de olika målen skall betonas, med varierande resultat. Då varupåfyllningen automatiseras, är någon tvungen att sätta realistiska mål, som utgör ett direkt underlag för beräkningen av styrparametrar, och samtidigt ta ansvar för att målen är rätt valda ur affärsverksamhetens perspektiv.

Hur kan man undvika fallgroparna?

Utifrån flera års erfarenhet tror jag att de två första fallgroparna aldrig kan undvikas helt, framför allt om utgångsläget är manuellt beställande. Grunddata som inte har en direkt inverkan på varustyrningen underhålls helt enkelt inte särskilt entusiastiskt. En decentraliserad sortimentsprocess har i sin tur sällan utvecklats systematiskt eller likriktat inom organisationen.

Därför måste man vara beredd på att underhållet av grund- och sortimentsdata i en första fas kan kräva en hel del tid och resurser. I ju högre grad data utnyttjas, desto fortare märker man felen och kan rätta till dem. Detta kan dock vara ganska så enerverande i början. Därför måste man komma ihåg att gång på gång kommunicera vikten av korrekta data och betona att kvaliteten på grunddata inte ska ses som ett systemproblem eller en svaghet i den nya verksamhetsmodellen. Samtidigt lönar det sig så klart att fundera på hur de grundläggande processerna för till exempel varumottag, inventering och underhåll av artikeldata kan underlättas så att felen kan minimeras. De allra flesta medarbetare vill göra ett så bra arbete som möjligt och det är företagsledningens uppgift att se till att förutsättningarna för att lyckas finns på plats.

Vad gäller förändringsarbetet finns det tyvärr inga genvägar – nästan alla våra kunder har senare berättat att de borde ha satsat mer på förändringsarbetet i samband med införandet av automatisk varupåfyllning. Det gäller att ställa upp mål, berätta om dem, lyssna och diskutera. Att ta till sig målen och komma ihåg varför den tidvis så frustrerande förändringen genomförs kräver ständiga påminnelser.

Det är också viktigt att komma ihåg att syftet med förändringsarbetet inte enbart är att minimera problemen utan också att väcka och upprätthålla entusiasm. När hela gänget jobbar mot samma mål för att utveckla den nya verksamhetsmodellen, överträffar slutresultatet förväntningarna!

Nästa steg?

Hos RELEX har vi en omfattande erfarenhet av att implementera och utveckla automatisk varupåfyllning. Vi kan hjälpa dig att införa automatisk varupåfyllning på ett sätt som verkligen leder till önskade resultat, snabbare och med mindre risk. Kontakta oss om du vill dra nytta av vår erfarenhet: johanna.smaros@relexsolutions.com eller +358 40 543 1142. Ett möte på en timme räcker för att gå igenom situationen i ditt företag och för att definiera de första stegen!