Lue PDF-versio

Kirjoittaja: Johanna Småros
Johtaja, Skandinavia
johanna.smaros@relexsolutions.com

Monet tilaamisen automatisointia harkinneet asiakkaat ovat kysyneet minulta millaisiin ongelmatilanteisiin kannattaa varautua muutoksen läpiviennissä. Mielenkiintoista kyllä, sudenkuopat ja haasteet tuntuvat olevan toimialasta riippumatta lähes aina samat: 1) perustietojen oikeellisuus, 2) valikoimahallinta ja 3) muutosjohtaminen.

Perustietojen oikeellisuus

Kun siirrytään automaattisempaan tilaamiseen, vaatimukset perustietojen oikeellisuudelle kasvavat merkittävästi.

Normaalien tilausrivien osalta on tavoitteena, että tilausehdotus menee niin sanotusti sukkana sisään, eli että siitä voidaan suoraan muodostaa ostotilaus, analysoimatta ehdotuksia sen kummemmin. Mikäli saldot eivät pidä paikkaansa tai toimitusajat ovat ylioptimistisia, tilausehdotukset saattavat kuitenkin johtaa saatavuusongelmiin.

Ongelmia seuraa myös, jos perustiedoissa on puutteita, esimerkiksi tuotteelle on merkitty virheellinen pakkauskoko tai väärä toimittaja. Tällöin tilausehdotuksia joudutaan käsittelemään käsin tai tilaukset jäävät jumiin prosessin myöhempään vaiheeseen. Tilanne on siis sama kuin koripallo-ottelussa, jossa pallot jatkuvasti kimpoilevat korirenkaasta – yritys on hyvä, mutta tulosta ei tule.

Pahimmassa tapauksessa perustietojen ongelmat johtavat tilanteeseen, jossa järjestelmään ei luoteta ja siitä muodostuu tilaajan vihollinen. Sen piikkiin laitetaan kaikki mahdolliset ongelmat, ”taas tämä hemmetin järjestelmä tilaa väärin”.
Perustietojen saattamisessa riittävän hyvälle tasolle voi olla yllättävän työlästä. Koska kyse on kuitenkin vain on raa’asta työstä, haasteesta tavallisesti selvitään alkuvaikeuksien jälkeen. Itse asiassa monet asiakkaamme ovat huomanneet automatisoinnin olevan oiva mahdollisuus luoda painetta perustietojen parantamiselle, mikä samalla palvelee lähes kaikkia muitakin liiketoimintaprosesseja. Käytännössä kaksi seuraavaa haastetta ovat osoittautuneet vaikeammin ratkaistavaksi.

Valikoimahallinta

Mikäli tilaaminen on lähtötilanteessa tapahtunut manuaalisesti, kaupat ja tuotepäälliköt ovat yleensä tehneet valikoimapäätöksiä lennosta, tilauksia tehdessään. Toisaalta valikoimaan määriteltyjä tuotteita on tiputettu pois, esimerkiksi varsinaisen myyntikauden ulkopuolella, vähäisen menekin tai fiiliksen pohjalta (”tällaiset tuotteet eivät myy meillä”). Tuotteita on saatettu tilata määritellyn valikoiman ulkopuolelta, esimerkiksi koko tuoteryhmän kasvavan menekin takia tai, jälleen kerran, fiilispohjalta (”jännä uutuus, kyllähän tätäkin voisi kokeilla”).

Automaattisessa tilaamisessa on tavoitteena huolehtia mahdollisimman tehokkaasti siitä, että tietty valikoima löytyy hyllystä määriteltynä ajanhetkenä, esimerkiksi jatkuvasti, kauden aikana tai viikonloppuisin. Jotta päästään tavoiteltuun korkeaan automaatioasteeseen, on tärkeää että valikoimat on määritelty toimipaikkakohtaisesti ja että valikoimapäätökset tehdään erillään tilaamisesta. Muuten säästetty aika valuu hukkaan tilaajan käydessä ehdotuksia rivi kerrallaan läpi.

Automaattisen tilaamisen ansiosta määritelty valikoima voidaan siis toteuttaa entistä täsmällisemmin. Tilausjärjestelmä huolehtii siitä, että toimipisteelle määritelty valikoima löytyy hyllystä – ei enempää, ei vähempää.

Monille asiakkaille automaattinen tilaaminen on luonut tarpeen tehdä valikoimatyötä aikaisempaa prosessimaisemmin ja täsmällisemmin. Usein myös vastuu valikoimien määrittämisestä on siirtynyt organisaation sisällä. Muuttuneet vastuut ja työnkuvat aiheuttavat usein pientä tai isompaakin kitkaa organisaatiossa, mikä vie meidät kolmanteen ja vaikeimmaksi osoittautuneeseen haasteeseen eli muutosjohtamiseen.

Muutosjohtaminen

Kun tilaaminen automatisoidaan, työnkuvat ja vastuut eivät pysy ennallaan. Vähintäänkin työn painotukset muuttuvat. Painopiste siirtyy rutiinitilaamisesta tuotetäydennyksen ohjaamiseen, kuten valikoiman suunnitteluun, tuotteiden roolien ja palvelutasotavoitteiden määrittämiseen, poikkeusten tehokkaampaan hallintaan sekä prosessien seurantaan ja kehittämiseen.

Usein automatisointi myös luo edellytyksiä tai jopa toimii ajurina laajemmille organisaatiomuutoksille. Esimerkiksi monet asiakkaistamme ovat siirtäneet täydennystilaamisen keskitetylle täydennystiimille vapauttaakseen myymälähenkilökunnan aikaa asiakaspalveluun ja myyntiin. Monet tukkupuolen toimijat taas ovat siirtyneet pois mallista, jossa tuotepäälliköt vastaavat kaikesta omiin tuotteisiinsa liittyvästä siihen, että tuotetäydennys hoidetaan yhteisen täydennystiimin voimin. Näin tuotepäälliköt voivat keskittyä valikoimatyöhön ja markkinointiin.

Tällaiset muutokset herättävät usein epävarmuutta, pelkoa oman työpaikan puolesta ja jopa suoranaista muutosvastarintaa. Muutosten läpivienti hyvässä hengessä ja mahdollisimman pienellä kitkalla vaatii panostusta muutosjohtamiseen.

Lisäksi muutosjohtamista tarvitaan tavoiteltuun lopputulokseen pääsemiseksi. Jos vanhoja työnkuvia ja toimintamalleja ei aktiivisesti lähdetä muokkaamaan, riskinä on, että kangistutaan vanhoihin kaavoihin eikä haluttuja tuloksia saavuteta. Oleellista onkin asettaa muutokselle tavoitteet ja mitata niiden toteutumista. Jos tavoite on lisätä myyntiä vapauttamalla myymälähenkilökunnan aikaa asiakaspalveluun, on järkevää mitata esimerkiksi asiakaskontaktien määrän ja ostoskorien keskikoon kehitystä. Jos tavoitteena on tukkukaupan tuotetäydennyksen tehostaminen, voidaan mitata sellaisinaan hyväksyttyjen tilausehdotusten osuutta.

Viimeinen muutosjohtamisen haaste on joskus tullut pienoisena yllätyksenä. Kun tuotetäydennyksen tuloksia, kuten hyllysaatavuutta, varaston arvoa tai hävikkiä, voidaan ohjata keskitetysti järjestelmän kautta, tarvitaan selkeitä tavoitteita. Aikaisemmin, manuaalisemmassa mallissa, on saatettu hieman ristiriitaisesti painottaa sekä täydellisen hyllysaatavuuden että mahdollisimman alhaisten varastotasojen tärkeyttä kaupoille tai tuotepäälliköille. Nämä sitten ovat toteuttaneet ohjeistusta kukin oman tulkintansa mukaan. Automaattisessa tilaamisessa jonkun on pakko määrittää realistiset tavoitetasot.

Miten sudenkuopat voidaan välttää?

Vuosien kokemuksen perusteella uskon, että kahta ensimmäistä ongelmaa ei täysin pystytä välttämään, etenkään jos täydennystilaaminen tapahtuu lähtötilanteessa pääasiassa manuaalisesti. Tuotetietoja, joita ei suoraan ole hyödynnetty ohjauksessa, ei yleensä ole ylläpidetty kovin huolellisesti. Hajautettua valikoimaprosessia taas on harvoin kehitetty organisaation sisällä systemaattisesti tai samansuuntaisesti.

Tämän takia pitää hyväksyä, että perus- ja valikoimatietojen saattaminen kuntoon voi alkuvaiheessa vaatia sekä aikaa että resursseja. Mitä laajemmin tietoja hyödynnetään, sitä nopeammin virheet nousevat esiin ja voidaan korjata. Siksi on olennaista viestiä, että tietojen oikeellisuus on tärkeää, ja että perustietojen laatua ei pitäisi nähdä järjestelmäongelmana tai uuden toimintamallin kyvyttömyytenä. Samalla kannattaa miettiä miten perusprosesseja (esimerkiksi toimitusten vastaanottoa, inventointia tai uusien tuotteiden perustamista) voidaan helpottaa niin, että virheet saadaan minimoitua. Useimmat ihmiset haluavat tehdä työnsä mahdollisimman hyvin ja yritysjohdon tehtävänä on luoda kaikille toimivat edellytykset onnistua.

Muutosjohtamisessa ei ole oikoteitä onneen, eli aseta tavoitteet, kerro niistä, kuuntele ja keskustele. Muutoksen tavoitteiden sisäistäminen ja mielessä pitäminen vaativat jatkuvaa työtä. RELEXin asiakkaista lähes jokainen on myöhemmin kertonut, että muutosjohtamiseen olisi pitänyt satsata enemmän. On myös tärkeä muistaa, että muutosjohtamisella ei tähdätä vain ongelmien minimoimiseen, vaan myös innostuksen sytyttämiseen ja ylläpitämiseen. Kun koko porukka saadaan puhaltamaan yhteen hileen ja kehittämään uutta toimintamallia, lopputulos ylittää odotukset!

Miten tästä eteenpäin?

Mikäli haluat kuulla lisää täydennystilaamisen automatisoinnista, ota yhteyttä: mikko.karkkainen@relexsolutions.com tai 050 596 2322. Tunnin tapaaminen riittää yrityksesi tilanteen läpikäymiseksi ja ensimmäisten askeleiden määrittämiseksi!