Informacja o ochronie danych osobowych – RELEX Knowledge Hub

W SKRÓCIE

RELEX Knowledge Hub to centralna platforma dokumentacji produktowej. Znajdziesz tu materiały pomocnicze, informacje o wydaniach, znane i rozwiązane problemy oraz prezentacje wersji. Platforma działa zarówno jako samodzielna witryna, jak i zintegrowane narzędzie wbudowane w produkty RELEX – zapewniając całodobowy dostęp do niezbędnych materiałów podczas korzystania z produktów RELEX.

• Dane osobowe są gromadzone przede wszystkim w celu uwierzytelniania uzytkownikow i monitorowania dostępu do chronionej (prywatnej) części RELEX Knowledge Hub.
• Zebrane dane są wykorzystywane do celów analitycznych.
• Żadne dane osobowe nie są zbierane, gdy użytkownicy korzystają z publicznej (ogólnodostępnej) części portalu.

PEŁNA TREŚĆ

Niniejsza klauzula informacyjna opisuje, w jaki sposób Retail Logistics Excellence – RELEX Oy oraz jej spółki powiązane na całym świecie przetwarzają dane zbierane o osobach korzystających z rozwiązań RELEX w związku z RELEX Knowledge Hub.

W niniejszej klauzuli informacyjnej „dane osobowe” oznaczają dane, które możemy powiązać z możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną. „Ty” oznacza osobę kontaktową klienta lub potencjalnego klienta RELEX, której dane osobowe są przetwarzane. „Platforma” oznacza RELEX Knowledge Hub – centralną platformę zaprojektowaną w celu udostępniania dokumentacji produktowej i materiałów pomocniczych. Platforma działa zarówno jako samodzielna witryna, jak i zintegrowane narzędzie wbudowane w produkty RELEX.

Informacje o tym, w jaki sposób RELEX przetwarza Twoje dane osobowe w ogólnym kontekście relacji biznesowych, znajdują się w dedykowanej klauzuli informacyjnej dotyczącej rejestru klientów RELEX. Pracownicy RELEX, których dane osobowe są przetwarzane w związku z naszymi usługami, znajdą stosowne informacje w wewnętrznych klauzulach informacyjnych tych usług.

JAKIE DANE SĄ PRZETWARZANE

RELEX przetwarza dane osób, które korzystają z naszych rozwiązań, zapewniają im wsparcie lub pełnią rolę w działaniach z nimi związanych. Osobami tymi są pracownicy, wykonawcy i przedstawiciele RELEX oraz jej klientów.

CELE PRZETWARZANIA

Dane osobowe. RELEX Knowledge Hub jest częściowo chroniony i wymaga uwierzytelnienia od określonych użytkowników. RELEX wykorzystuje indywidualne konta użytkowników do kontroli dostępu. Dostęp do chronionych sekcji platformy jest przyznawany za pośrednictwem indywidualnych kont użytkowników.

Zasoby platformy: RELEX wykorzystuje dane osobowe w celu udostępniania dodatkowych funkcji platformy poszczególnym użytkownikom. Możesz tworzyć zakładki, zapisywać treści do własnego użytku, udostępniać je innym oraz zapisywać wyszukiwania, aby sprawnie wracać do potrzebnej dokumentacji w różnych produktach. Możesz również otrzymywać aktualizacje, ustawiać alerty dotyczące nowych dokumentów oraz pozostawiać opinie.

Informacje o dostępie i korzystaniu z platformy: RELEX gromadzi logi oraz wskaźniki użytkowania w celu zapewnienia wysokiej jakości operacyjnej i bezpieczeństwa swoich rozwiązań. Adresy IP są wykorzystywane do profilowania użytkowników, w tym określania ich przybliżonej lokalizacji geograficznej, co pomaga zapewnić większości klientów dostęp do treści w ich lokalnym języku. Dane dotyczące zachowań wyszukiwania są analizowane w celu usprawnienia funkcji wyszukiwania na platformie poprzez identyfikowanie treści, których użytkownicy nie mogą łatwo znaleźć. Środki bezpieczeństwa obejmują wykrywanie, zapobieganie i badanie incydentów w ramach usług RELEX.

PODSTAWA PRAWNA

RELEX Knowledge Hub wspiera następujące prawnie uzasadnione interesy RELEX, które wymagają przetwarzania danych osobowych w powyższych celach na platformie RELEX Knowledge Hub:

• Umożliwienie RELEX monitorowania świadczenia usług oraz zabezpieczenia swoich rozwiązań przed różnego rodzaju zagrożeniami, a także dostosowywania i korygowania błędów na podstawie uzyskanych informacji.
• Umożliwienie RELEX prowadzenia globalnej organizacji wsparcia w celu reagowania na problemy wynikające z działania jej rozwiązań oraz ich rozwiązywania.
• Umożliwienie RELEX sprawnego prowadzenia projektów wdrożeniowych, monitorowania postępów, wnioskowania o przydzielenie zasobów po stronie klienta, organizowania spotkań oraz informowania przedstawicieli klienta o istotnych kwestiach — w celu zapewnienia skutecznej i ciągłej realizacji rozwiązań oraz usług towarzyszących.

Przetwarzanie danych przez RELEX w celu udostępniania RELEX Knowledge Hub użytkownikom. Nie jest to możliwe bez przetwarzania ograniczonej ilości danych osobowych.

PRZEPŁYW DANYCH

Źródło danych osobowych

RELEX otrzymuje dane osobowe bezpośrednio od Ciebie podczas korzystania z RELEX Knowledge Hub. Informacje takie jak logi są również generowane pośrednio w wyniku Twoich działań podczas korzystania z rozwiazan RELEX.

Wymiana danych osobowych z klientami i partnerami

W przypadkach, gdy do realizacji naszych rozwiązań korzystamy z pośrednich partnerów, możemy również wymieniać z nimi dane osobowe w tym samym celu. Udostępniamy tym podmiotom dane osobowe w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nie uzgodnionych działań.

Przekazywanie danych podmiotom przetwarzającym

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane dostawcom usług RELEX lub innym podmiotom zewnętrznym, z których RELEX korzysta w celu wsparcia, obsługi, dostarczania i utrzymania swoich rozwiązań. W związku z tym pracownicy takich zewnętrznych dostawców usług mogą przetwarzać, przechowywać lub przypadkowo uzyskiwać dostęp do Twoich danych osobowych w ramach wykonywania powierzonych im zadań. Więcej informacji o naszych podmiotach przetwarzających znajdziesz tutaj.

Lokalizacje przetwarzania danych i przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe są przechowywane we Francji.

Nawet jeśli klient ma siedzibę w Unii Europejskiej lub EOG, RELEX może korzystać z dostawców usług zlokalizowanych poza Unią Europejską lub EOG. Niektóre spółki powiązane RELEX również mają siedziby poza Unią Europejską lub EOG, a ich pracownicy mogą przetwarzać dane osobowe w celach określonych w niniejszej klauzuli informacyjnej.

Przekazywanie danych na poziomie globalnym lub transgraniczne odbywa się wyłącznie z uzasadnionego powodu i po uprzedniej ocenie związanego z tym ryzyka naruszenia prywatności.

Więcej informacji o naszych podmiotach przetwarzających oraz lokalizacjach przetwarzania danych osobowych znajdziesz tutaj.

W przypadku przekazywania Twoich danych osobowych poza Unię Europejską lub EOG do krajów, w odniesieniu do których Komisja Europejska nie podjęła decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych, zapewniamy zgodność i bezpieczeństwo takiego przekazania poprzez zawarcie umowy opartej na standardowych klauzulach umownych Komisji UE lub podjęcie innych środków wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa.

Możesz zwrócić się o dodatkowe informacje dotyczące przekazywania danych oraz zastosowanych przez nas odpowiednich zabezpieczeń lub poprosić o kopię stosownych dokumentów, kontaktując się z przedstawicielem RELEX wskazanym poniżej.

INNE SPOSOBY WYKORZYSTANIA I UJAWNIANIA TWOICH DANYCH

Fuzje i przejęcia. W przypadku gdy RELEX podejmuje działania zmierzające do sprzedaży, nabycia, połączenia lub innej reorganizacji działalności w okreslonych krajach, moze to wiązać się z ujawnieniem danych potencjalnym lub rzeczywistym nabywcom, sprzedającym lub partnerom oraz ich doradcom. W takich okolicznosciach RELEX podejmuje wszelkie uzasadnione kroki, aby zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych przez te podmioty.

Mogą również wystąpić okolicznosci nieobjete niniejszą polityką, w których przetwarzanie lub ujawnianie Twoich danych osobowych jest uzasadnione lub dozwolone. Przykładem jest wykonanie nakazu sądu lub postanowienia organów władzy, które zobowiązują nas do udostępnienia informacji.

Inne przypadki uzasadnionego interesu do ujawnienia Twoich danych osobowych osobom trzecim to sytuacje, gdy ujawnienie jest konieczne do rozwiązania bieżącego problemu lub gdy musimy spełnić uzasadnione wymogi informacyjne stron trzecich. We wszystkich takich przypadkach działamy zgodnie z obowiazujacymi przepisami.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Twoje dane osobowe są przetwarzane domyślnie przez okres przechowywania danych lub przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.

Okres przechowywania wynosi 13 miesięcy na platformie RELEX Knowledge Hub oraz 19 miesięcy w bazie danych systemowej, np. w przypadku logów bezpieczeństwa.

W obu przypadkach usuwamy lub anonimizujemy Twoje dane osobowe, gdy nie musimy już ich przechowywać w formie umożliwiającej identyfikację.

Ponadto RELEX usuwa Twoje dane osobowe, jeżeli wniesiony przez Ciebie sprzeciw wobec przetwarzania danych okaże się zasadny lub jeżeli zażądasz usunięcia danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

BEZPIECZEŃSTWO

RELEX wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia właściwego poziomu bezpieczeństwa danych. Stosowane środki bezpieczeństwa mają na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do Twoich danych osobowych oraz ich nieautoryzowanemu przetwarzaniu. Obejmuje to ograniczenie dostępu do Twoich danych osobowych oraz przechowywanie ich u dostawców usług, którzy są w stanie wykazać odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

Podejmujemy odpowiednie kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa w środowisku online, bezpieczeństwa fizycznego oraz ochrony przed ryzykiem utraty danych i innymi podobnymi zagrożeniami, uwzględniając ryzyko związane z przetwarzaniem oraz charakter chronionych danych.

KORZYSTANIE Z PRZYSŁUGUJĄCYCH CI PRAW

Przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych, które zebraliśmy:

• Masz prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz do otrzymania ich kopii.
• Jeśli stwierdzisz błędy w swoich danych osobowych, możesz wnieść o ich sprostowanie.
• Masz prawo wnieść sprzeciw wobec zbierania i wykorzystywania przez nas Twoich danych osobowych, jeżeli sposób, w jaki przetwarzamy Twoje dane, narusza Twoje prawa w zakresie wykraczającym poza to, co można obiektywnie uznać za dopuszczalne.
• Możesz zażądać od nas zaprzestania przechowywania Twoich danych osobowych, gdy nie mamy już uzasadnionej podstawy do ich przechowywania lub gdy jest to dopuszczalne na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych.
• Jeżeli stwierdzisz, że posiadane przez nas Twoje dane osobowe są nieprawidłowe lub że nie mamy podstawy prawnej do ich wykorzystywania, możesz zażądać od nas zaprzestania dalszego przetwarzania Twoich danych osobowych lub ograniczenia go wyłącznie do ich przechowywania — do czasu wyjaśnienia sprawy.
• W przypadkach, gdy zbieranie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody użytkownika, możesz również wycofać zgodę za pośrednictwem odpowiednich ustawień.

Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, które RELEX prowadzi we własnych celach, lub jeśli chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw wynikających z obowiązujących przepisów, takich jak Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) obowiązujące w UE, nasze dane kontaktowe znajdziesz poniżej. Jeżeli uważasz, że RELEX nie respektuje Twoich ustawowych praw, masz prawo wnieść skargę do fińskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

PROFILOWANIE

RELEX nie prowadzi profilowania osób fizycznych w ramach świadczenia swoich rozwiązań.

DANE KONTAKTOWE RELEX

RELEX Oy pełni funkcję administratora danych osobowych objętych niniejszą klauzulą informacyjną:

Retail Logistics Excellence – RELEX Oy
Numer rejestrowy FI 1963444-1
Adres: Postintaival 7, FI-00230 Helsinki, Finlandia
E-mail: Info@relex.fi
Strona internetowa: www.relexsolutions.com

Osoba kontaktowa w sprawach dotyczących niniejszej klauzuli informacyjnej w RELEX:

Dyrektor ds. Prywatności RELEX: Hannes Saarinen, privacy@relexsolutions.com

Inne spółki powiązane RELEX mogą przetwarzać dane osobowe w imieniu RELEX Oy, w celach określonych w niniejszej klauzuli informacyjnej.

ZMIANY

Aby niniejsza klauzula informacyjna była aktualna, wprowadzamy do niej zmiany i uzupełnienia. Zmieniona wersja jest publikowana na naszej stronie internetowej lub w innym kanale, w którym klauzula informacyjna była wcześniej udostępniana. W przypadku istotnych zmian możemy również powiadomić Cię innymi środkami. Wszelkie zmiany obowiązują od daty opublikowania zaktualizowanej klauzuli.