Tietosuojaseloste – Relexin Työvoiman Optimointipalvelu

Viimeksi päivitetty April 5, 2024

Lyhyesti

RELEXin työvoiman optimointipalvelu on palvelu, joka auttaa vähittäiskaupan yrityksiä suunnittelemaan ja hallinnoimaan työvoimatarpeitaan.

Listaamme tässä palveluun  liittyvät keskeisimmät käsittelytoimet:

• Palvelu käsittelee asiakkaittemme työntekijöiden henkilötietoja työvuorojen allokointiin sellaisille työntekijöille jotka ovat saatavilla ja joilla on tarvittavat taidot.
• Osa henkilötietojen käsittelyä koskevista päätöksistä on RELEXin asiakkaiden vastuulla. Näitä ovat esimerkiksi käyttäjien valtuutuksista ja työvuorojen hallinnoinnista.
• Osa henkilötietojen käsittelyä koskevista päätöksistä on RELEXin vastuulla. Näitä ovat esimerkiksi ne, jotka koskevat palvelun teknistä toteutusta.

Koko teksti

Tässä tietosuojaselosteessa (”tietosuojaseloste”) käydään läpi miten Retail Logistics Excellence – RELEX Oy (”RELEX Oy”) ja sen globaalit sidosyhtiöt (yhdessä ”RELEX”) käsittelevät tietoja, joita keräämme 1) henkilöistä, jotka käyttävät palveluamme asiakkaidemme työvoimatarpeiden suunnitteluun ja hallinnointiin, 2) henkilöistä, jotka hakevat palvelun kautta tiedot työvuoroistaan ja 3) henkilöistä, jotka tekevät yksityiskohtaista työvuorojen hallintaa.

Tässä tietosuojaselosteessa käytetyt termit ”henkilötiedot” tai ”tiedot” viittaavat jatkossa tietoihin, jotka on mahdollista yhdistää tunnistettavissa olevaan henkilöön. ”Sinä” viittaa RELEXin asiakkaan yhteyshenkilöön ja mahdolliseen asiakkaaseen, jonka henkilötietoja käsitellään.

Huomaathan, että asiakkaamme (työnantajasi) käsittelevät tyypillisesti työsuhteeseesi liittyviä tietoja muissakin yhteyksissä kuin tässä RELEXin toimittamassa palvelussa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä vain tämän kyseisen palvelun osalta.

Roolit ja vastuut

Rekisterinpitäjien vastuut on jaettu RELEXin ja sen asiakkaiden (tyypillisesti työnantajasi) kesken. Käytännössä jako on seuraava:

Asiakkaamme (tyypillisesti asiakkaamme on työnantajasi) on työvoiman optimisointiin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä vastuullinen rekisterinpitäjä. Tällöin RELEX käsittelee asiakkaamme puolesta henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Työvoiman suunnittelu ja optimointi. Työvoiman allokointiin ja työvuorojen hallintaan liittyvä tietojen käsittely perustuen  työntekijöitä koskeviin tietoihin, kuten poissaolot, pätevyys ja saatavuus.
• Käyttäjien valtuutukset. Tällä varmistetaan, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää palvelua.
• Tukipalvelut. Yllämainitut tiedot ovat tallennettuina palvelussamme, ja RELEXin tukipalvelut saattavat käsitellä niitä ratkaistessaan palvelun teknisiä ongelmia.

RELEX on palvelun toimittamisen tukemiseen liittyvien tietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä. Tässä tapauksessa RELEX käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin omissa nimissään:

• Jatkuvan projektinhallinta. yhteistoiminnan seuranta, sekä palvelun huoltoa, tapaamisia, kehitysaloitteita ja asiakastoimintoja koskevien tietojen seuranta ja jakaminen.
• Viestintä. Tiedottaminen palveluun liittyvistä ongelmista ja palautteen keräämisestä. Palauteen antamista koskee erillinen tietosuojailmoitus.
• Käytön seuranta ja tilastointi. Seuraamme palvelua ja sen käyttöä, jotta ymmärrämme palveluidemme kehitystarpeet ja voimme tarjota laadukkaita, toimivia, turvallisia ja helppokäyttöisiä palveluita.
• Tukiyhteydenotot. Globaalin tuen ja huoltopalveluiden tarjoaminen. 

RELEX ja kukin asiakkaistamme toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä, jotka ovat vastuussa omaan vastuualueeseensa kuuluvasta tietojen käsittelystä. Vaikka asiakkaan rooliin viitataan tässä tietosuojaselosteessa, nämä viittaukset on annettu vain selkiyttämään kokonaiskuvaa lukijalle. Ne eivät sido asiakasyritystä millään tavalla, ja asiakas päättää itsenäisesti ja on vastuussa niistä asioista, joita se tekee rekisterinpitäjän roolissaan.

Henkilötietoluokat

Tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti käsiteltäviin henkilötietoihin sisältyvät seuraavat henkilötiedot:

Vastuullinen toimija	Tietoluokat, joista asiakasyritys päättää, eli joiden osalta asiakasyritys on rekisterinpitäjä.		Tietoluokat, joista RELEX päättää, eli joiden osalta RELEX on rekisterinpitäjä.
Kenen tietoja käsittelystä on kyse	Jos työvuorojasi hallinnoidaan palvelun avulla	Jos hallinnoit muiden työvuoroja palvelun avulla	Jos työvuorojasi hallinnoidaan palvelun avulla	Jos hallinnoit muiden työvuoroja palvelun avulla
Mitä tietoluokkia käsitellään	Nimi Käyttäjätunnus ja salasana Sähköpostiosoite Puhelinnumero Kotiosoite Työhistoria Työvuorot ja työpisteet Saatavuus Poissaolot Työehdot, kuten sovitut työtunnit Muut työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten pätevyydet ja avoimiin tekstikenttiin lisätyt tiedot.	Puhelinnumero Nimi Yrityksen sähköpostiosoite Työnantajan nimi Tiedot koulutuksesta palvelun käyttöön	Palvelussa vieraillut alueet Käytetyt ominaisuudet Aikaleimat Päätelaitteen asetukset Muut tiedot käyttäjän toiminnasta palvelussa ja lokitiedoissa Muut tiedot, jotka on lähetetty RELEXin tukiyhteydenottojärjestelmään	Nimi Yrityksen sähköpostiosoite Työrooli Työnantajan nimi Käyttäjätunnus Laitteesi IP-osoite Tiedot käyttäjän toiminnasta palvelussa ja lokitiedoissa Puhelinnumerot ja puhelun sisältö, jos sinä soitat RELEXin tukeen Muut tiedot, jotka on lähetetty RELEXin tukiyhteydenottojärjestelmään

Käsittelyn lailliset perusteet

Jos RELEXin käsittelemät tiedot ovat yhdistettävissä tunnistettavaan henkilöön, RELEX kerää henkilötietoja seuraavien oikeutettujen etujensa perusteella:

• Palvelunsa tarjoamisen seuranta, palvelujen turvaaminen erilaisia uhkia vastaan ja vikojen korjaaminen näiden tietojen perusteella sekä palvelujen kehittäminen edelleen asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. 
• RELEXin palveluista johtuviin ongelmiin reagointi ja niiden ratkaiseminen osana yhtiön globaalin tukiorganisaation toimintaa.
• Palvelun sujuvatoimitus, kehittymisen seuranta, osapuolen resurssien kohdentaminen, tapaamisten järjestäminen ja asiakkaalle tiedottaminen palvelun ja tukipalveluiden toimittamisen onnistumiseksi. 

RELEXin palvelua ja projektin toimittamista varten suorittama tietojen käsittely on välttämätöntä RELEXin palvelujen tehokasta toimitusta ja ylläpitoa varten. Käytön seuranta ja aiheeseen liittyvistä tuotteista viestiminen ovat ohjelmistoon pohjautuvien palveluiden tarjoamisen ja projektien toimittamisen kannalta tyypillisiä ja välttämättömiä toimenpiteitä. Näitä ei voi tehdä käsittelemättä rajoitettua määrää edellä mainittuja henkilötietoja.

Osa palveluistamme käyttää analyytiikkasovelluksia ja hyödyntävät käytönseurantateknologioita, jotka seuraavat, mitä palvelun alueita ja ominaisuuksia käytetään ja millä tavoin. Jos tällaiset toimenpiteet eivät ole välttämättömiä palvelun ominaisuuksien tarjoamisen kannalta, keräämme tällaisia tietoja vain käyttäjän suostumuksella. Lisää tietoa käytön seurannasta on saatavilla omassa tietosuojaselosteessa, jonka käyttäjä löytää palvelun käyttöliittymän kautta.

Tietojen liikkuminen

Tietojen lähteet

RELEX voi saada henkilötietoja asiakkailtaan (tyypillisesti työnantajasi), suoraan sinulta (esimerkiksi silloin, kun otat yhteyttä RELEXin tukeen) tai muista aktiviteeteista (esimerkiksi silloin, kun kirjaudut sisään RELEXin palveluihin).

Tietojen luovuttaminen

Suorittaessamme edellä mainittuja palvelun tarjoamiseen liittyviä toimenpiteitä, vaihdamme joitain tietojasi asiakkaidemme kanssa . Jos käytämme kumppaneita palveluidemme toimittamiseen, saatamme myös välittää tietoja näille yhtiöille saman logiikan mukaisesti. Tarjoamme näille yhtiöille pääsyn niihin henkilötietoihin, joita ne tarvitsevat sovittujen tehtäviensä suorittamiseen.

Tietojen siirto käsittelijöille

Tietosi saattavat olla saatavilla RELEXin palveluntarjoajille ja muille myyjille, joita RELEX käyttää palvelujensa tukemiseen, toimintaan, toimitukseen ja ylläpitoon. Tässä yhteydessä tällaisen kolmannen osapuolen palveluntarjoajan henkilöstö saattaa käsitellä, varastoida tai ohimennen saada pääsyn rajoitettuun määrään tietojasi sovittujen toimenpiteiden suorittamisen aikana. Voit lukea lisää näistä käsittelijöistä täältä.

Tietojen käsittelyn sijainti ja henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Asiakkaan työntekijöiden tiedot on tallennettu EU:n alueella sijaitsevalle julkiselle pilvipalvelimelle.  Muut tietoluokat on tallennettu pääasiassa EU:n alueelle. RELEX voi käyttää palvelujen ja tukipalveluiden tarjoamiseen myös palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

RELEXin globaalit sidosyhtiöt voivat osallistua palvelun tarjoamiseen. Osa RELEXin sidosyhtiöistä sijaitsee Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Yksittäisissä tapauksissa osa tällaisten sidosyhtiöiden työntekijöistä saattaa käsitellä henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Siirrämme tietoja globaalisti ja rajojen yli vain syystä ja vasta arvioituamme tästä aiheutuvan yksityisyysriskin.

Voit lukea lisää käsittelijöistämme ja henkilötietojen käsittelyn sijainneista täältä.

Kun siirrämme tietojasi 1) Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja 2) muihin kuin sellaisiin maihin, joiden tietosuojan tason Euroopan unioni on todennut riittäväksi, varmistamme EU:n komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin perustuvalla sopimuksella, että siirto tapahtuu laillisesti ja turvallisesti, tai suoritamme muita toimenpiteitä, joita sovellettava lainsäädäntö voi edellyttää.

Voit pyytää lisätietoja siirroista ja käytössämme olevista asianmukaisista suojatoimista. EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet ovat saatavilla täällä. Voit myös pyytää RELEXilta kopion aiheeseen liittyvistä asiakirjoista.

Muut käsittelytoimenpiteet

Yritysten sulautuminen: Jos RELEX ryhtyy toimiin myydäkseen, ostaakseen, sulauttaakseen tai muulla tavoin järjestääkseen liiketoimintaansa uudelleen tietyissä maissa, tähän saattaa sisältyä tietojen paljastaminen mahdollisille tai lopullisille ostajille, myyjille, kumppaneille tai näiden neuvonantajille. Näissä tilanteissa RELEX suorittaa kaikki kohtuulliset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että nämä mahdolliset tai tosiasialliset ostajat, myyjät, kumppanit tai näiden neuvonantajat noudattavat asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi.

Tietojesi käsittely tai paljastaminen saattaa olla oikeutettua tai sallittua myös tilanteissa, joita ei ole erikseen kuvailtu tässä tietosuojaselosteessa. Esimerkkeinä tällaisesta tilanteesta ovat oikeuden määräyksen noudattaminen, tai muu viranomaisten antama määräys, jonka seurauksena meidän on toimitettava tietoja.

Muita tilanteita, joissa tietojen paljastaminen kolmannelle osapuolelle saattaa olla oikeutetun edun mukaista, ovat ne, joissa tietojen paljastamista edellytetään jonkin ongelman selvittämiseksi tai kolmansien osapuolten muiden oikeutettujen tietotarpeiden täyttämiseksi. Kaikkien tällaisten toimenpiteiden osalta noudatamme sovellettavaa lainsäädäntöä.

Tietojen säilyttämisaika

Oletuksena tietojasi käsitellään niin pitkään, kuin sopimussuhteemme asiakkaan kanssa kestää. Osaa tiedoista käsitellään kuitenkin tarpeen mukaan lyhyemmän tai pidemmän ajan verran. Esimerkkejä lyhyemmistä tarpeeseen perustuvista säilytysajoista ovat palvelun lokitiedot (joita säilytetään tyypillisesti muutamasta kuukaudesta muutamaan vuoteen lokitietojen tyypistä riippuen). Esimerkkejä pitemmistä tarpeeseen perustuvista säilytysajoista ovat yhteydenotot tukeen, joita säilytetään niin pitkään kuin siihen asti, kunnes kyseinen palvelu on saatavilla.

Turvallisuus

RELEX on ottanut käyttöön asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä riittävän tietosuojan varmistamiseksi. Turvatoimet on otettu käyttöön henkilötietojesi luvattoman käytön ja tietojen luvattoman muokkauksen estämiseksi. Näihin turvatoimiin lukeutuvat mm. tietojesi käyttöoikeuden rajoittaminen ja tietojen varastointi sellaisilla palveluntarjoajille, jotka pystyvät osoittamaan riittävän tietoturvan tason.

Tunnistamme tietojen käsittelyyn liittyviä riskejä, jotka koskevat esimerkiksi verkkoturvaa, fyysistä turvallisuutta ja tietojen menettämisen riskiä, ja ryhdymme asianmukaisiin toimiin tällaisten riskien varalta. Lisäksi rajoitamme pääsyn henkilötietoja sisältäviin tietokantoihimme valtuutetuille henkilöille, joilla on oikeutettu tarve käyttää näitä tietoja.

Oikeuksiesi käyttämien

Sinulla on seuraavia oikeuksia liittyen keräämiimme henkilötietoihin:

• Sinulla on oikeus saada tutustua tietoihin ja saada kopio tiedoista, joiden voimme tunnistaa koskevan sinua, ja oikeus siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle tulkittavassa muodossa.
• Mikäli löydät tiedoistasi virheitä, voit pyytää näiden tietojen korjaamista.
• Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi keräämistä ja käsittelyä, jos tapa, jolla käsittelemme tietojasi, rikkoo oikeuksiasi enemmän kuin voidaan objektiivisesti katsoa sallituksi.
• Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan säilyttämämme henkilötiedot, kun meillä ei enää ole puolustettavissa olevaa syytä säilyttää niitä tai kun sovellettava tietosuojalaki ei salli sitä muulla tavalla.
• Jos toteat, että tiedot, joita meillä on sinusta, ovat virheellisiä tai että meillä ei ole laillisia oikeuksia käyttää näitä tietoja, sinulla on oikeus pyytää lopettamaan henkilötietojesi käsittely tai pyytää vain säilyttämään henkilötietojasi, kunnes ongelma on ratkaistu.
• Jos keräämme sinusta tietoja käyttäjän suostumuksen perusteella, voit perua suostumuksesi asianmukaisten asetusten kautta.

Oikeuksiesi käyttämien

Jos haluat käyttää oikeuksiasi niiden käsittelytoimien osalta , joissa rekisterinpitäjä on sinun työnantajasi, sinun tulee olla yhteydessä työnantajaasi. RELEX ei voi vastata suoraan pyyntöösi asiakkaansa puolesta tekemän tietojen käsittelyn osalta.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi koskien niitä tietoja, joiden rekisterinpitäjä on RELEX, löydät yhteystietomme alempaa. Jos koet, että RELEX ei täytä lakisääteisiä oikeuksiasi, sinulla on oikeus tehdä valitus Suomen Tietosuojavaltuutetulle.

Profilointi

RELEX ei profiloi yksilöitä tarjoamiensa palveluiden toimittamisen yhteydessä.

RELEXin yhteystiedot

RELEX-konsernin suomalainen emoyhtiö ”Retail Logistics Excellence – RELEX Oy” toimii tämän tietosuojaselosteen kattamien henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Yhteystiedot:

Retail Logistics Excellence – RELEX Oy
Y-tunnus 1963444-1
Osoite: Postintaival 7, FI-00230 Helsinki, Finland
Sähköposti: Info@relex.fi
Verkkosivu: https://www.relexsolutions.com/fi/

RELEXin yhteyshenkilö tähän tietosuojaselosteeseen liittyvissä asioissa:

RELEXin Tietosuojajohtaja: Hannes Saarinen, privacy@relexsolutions.com

Muutokset

Pitääksemme tämän tietosuojaselosteen ajan tasalla, teemme siihen aika ajoin muutoksia ja lisäyksiä. Ilmoitamme muuttuneesta tietosuojaselosteesta verkkosivuillamme tai muussa kanavassa, jonka kautta tämä tietosuojaseloste on aiemmin ollut saatavilla. Jos tehdyt muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä sinulle myös muuta kautta. Kaikki muutokset ovat voimassa päivitetyn tietosuojailmoituksen julkaisupäivästä lähtien.