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Caso Arena
Gestionar La Complejidad De Una Cadena De Suministro Global

Antecedentes y Objetivos

ARENA diseña, fabrica y vende ropa, equipamiento y accesorios para deportes acuáticos en todo el mundo. La sede principal se encuentra en Tolentino, en la región italiana de Las Marcas, y externaliza la fabricación a países europeos y del Extremo Oriente. Arena cuenta con 4 sucursales, exporta a más de 100 países y opera una red de distribución multinivel con un almacén central en Italia y 2 almacenes regionales, uno en Francia y el otro en USA.

Arena tiene como principales clientes a los grandes retailers, que tienen un alto poder de negociación para imponer sus términos. Estos retailers, para satisfacer mejor la demanda de los consumidores, realizaban pedidos cada vez con más frecuencia y en menores cantidades y exigían plazos de entrega cada vez más cortos. Ante esto, ARENA tuvo que adaptarse para poder dar respuesta. Cuando se inició el proyecto en 2017, solo el 35% de la producción se destinaba al almacén y el resto se tenía que realizar bajo pedido. Sin embargo, esta opción no era sostenible, ya que los productos tardaban entre 3 y 4 meses en llegar desde el Lejano Oriente, lo que obligaba al equipo de planificación de Arena a realizar los pedidos con un 60% de anticipación.

La decisión de adoptar una herramienta de planificación avanzada es parte de la estrategia corporativa dirigida a mejorar su capacidad para satisfacer la demanda del mercado. En la fase preliminar, ARENA agrupó su surtido en clústeres según las limitaciones de suministro y las oportunidades de venta. Cada clúster podía ser gestionado con un nivel de servicio y una política de inventario específicos. El objetivo era confiar más en poder cumplir con los plazos de entrega y la redistribución del stock e incrementar la disponibilidad a la vez que se libera capital al reducir el valor total del inventario. “La elección cayó del bando de RELEX por el gran poder computacional de su software, su experiencia en el sector de bienes de consumo y su reconocida trayectoria en la optimización de los niveles de stock” dice Giorgio Farinelli, Director de Supply Chain de ARENA.

Previamente, Arena gestionaba los pedidos en Excel: tanto de proveedores al centro de distribución central como de éste a los almacenes regionales. El pronóstico también se calculaba en Excel y estaba basado en el histórico de ventas y ajustado por los directores regionales para reflejar los objetivos financieros. Picos irregulares de la demanda, como grandes pedidos de grandes clientes, se añadían a las previsiones de forma manual.

“Lo que más me ha impresionado es ver como RELEX permaneció a nuestro lado hasta que todo estuvo resuelto. Ha sido un viaje increíble.”

Giorgio Farinelli, Supply Chain Director, Arena

El proyecto

La implementación se inició en julio de 2017 con la previsión, el reabastecimiento y la asignación de los productos estacionales. Anteriormente, las variaciones de tamaño entre mercados y estilos hacían difícil hacer pronósticos de demanda precisos a nivel SKU. Sin necesidad de involucrar al departamento de I+D, RELEX pudo crear una función que analiza los datos históricos de ventas y calcula pronósticos de demanda que reflejan de forma precisa las ventas por tamaño. Para ello, RELEX utiliza el Business Rules Engine, que permite a los usuarios usar filtros y designar y automatizar acciones para el conjunto de resultados filtrados.

Las restricciones en los pedidos impuestos por los proveedores representaban una dificultad adicional. Arena dedicaba mucho tiempo al redondeo de las cantidades de forma manual para que sus pedidos coincidieran con las restricciones de sus proveedores, mientras que ahora, el sistema de RELEX tiene en cuenta las restricciones y las gestiona automáticamente.

“El sistema puede realizar cálculos rápidos a pesar de la gran cantidad de datos. Esto nos permite producir numerosas iteraciones durante el ciclo de pedido y reaccionar ante cualquier situación que pueda surgir.”

Claudio Perna, Planning and Inventory Manager, Arena

Resultados

Antes de implementar RELEX, el equipo de planificación de Arena estaba ocupado con las tareas de pedidos rutinarias y les quedaba poco tiempo para optimizar sus pedidos y alinearlos mejor con los objetivos comerciales de la compañía. Ahora, Arena ha conseguido ganar una total visibilidad sobre su cadena de suministro, la planificación está respaldada por datos de alta calidad, y los pedidos se calculan en minutos, de forma mucho más precisa. Esto permite que Arena tenga un mayor control de la planificación de la demanda y que gestione de forma proactiva la planificación sin la necesidad de aumentar el personal.

“El sistema puede hacer cálculos rápidamente pese a la gran cantidad de datos” dice Claudio Perna, Director de Planificación e Inventario de Arena. Esto nos permite producir numerosas iteraciones durante el ciclo de pedido y reaccionar rápidamente en el caso de que surja cualquier situación”.

RELEX ha jugado un papel fundamental dando soporte a la evolución de los procesos de la cadena de suministro de Arena hacia un control más holístico. Desde la introducción de RELEX, los ciclos de pedidos han pasado de 6 a 12 por año y las cancelaciones han disminuido significativamente. En otras palabras, los clientes de Arena pueden realizar pedidos con más frecuencia y más precisos respondiendo con mayor precisión a la demanda. El proceso aún está en curso, pero en general, el impacto tanto de los procesos mejorados como del uso del sistema ha sido muy positivo.

“Lo que más me ha impresionado es la forma en que RELEX permaneció a nuestro lado hasta que todo estuvo resuelto”, dice Giorgio Farinelli, Supply Chain Director, Arena. “Había mucho que aprender y nuestra confianza en la herramienta ha ido creciendo día a día. Hemos acabado con una solución de vanguardia y ha sido un viaje increíble”.

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Foco en la planificación en lugar de actividades rutinarias

Antes, el equipo de planificación de Arena tenía poco tiempo para optimizar sus pedidos y alinearlos mejor con los objetivos comerciales de la compañía.

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Disminución significativa de las cancelaciones de pedidos

Los clientes de Arena pueden hacer pedidos más frecuentes y más precisos que responden con mayor precisión a la demanda del consumidor.

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Los ciclos de pedidos han pasado de 6 a 12 por año