Planificación de Espacios en Retail: Cómo crear un Caso de Negocio para Invertir en Tecnología

Esta guía destaca las mejores prácticas para crear un caso de negocio para la inversión en tecnología de gestión de espacios específica para cada tienda.

Los retailers han confiado durante mucho tiempo en los planogramas para impulsar las ventas y proporcionar una experiencia de compra positiva para el cliente en sus tiendas. Aunque los planogramas siguen siendo un aspecto fundamental en las estrategias de espacio de los retailers, muchos se basan en un modelo de agrupaciones (“clústers“), que significa tener un planograma único y centralizado para todas las tiendas de un grupo en función de un conjunto de características definidas.

Pero planificar a nivel agrupación puede dar lugar a varios problemas, ya que cada tienda tiene patrones de demanda, espacios y capacidades únicos. Lo ideal sería que los retailers diseñaran planogramas que se ajustaran al espacio de cada tienda y a la demanda local. Los beneficios de la planificación del espacio específico de cada tienda son considerables.

Se necesitan aproximadamente 1 millón de cálculos para producir 1 solo metro de planogramas específicos para cada tienda, lo que resulta imposible si se extrapola a toda la cadena de tiendas. Teniendo esto en cuenta, es fácil entender que la única manera de conseguir planogramas específicos de tienda es con un sistema automatizado que pueda procesar rápidamente grandes cantidades de datos a escala.

1. Crear un Caso de negocio es fundamental para promover una inversión en tecnología de planificación de espacios

Los retailers más astutos entienden que el valor de sus departamentos de comercialización radica en su talento científico, no en su capacidad para calcular interminables series de números. Cuando los retailers confían en una herramienta de planificación de espacios basada en IA para calcular conjuntos de datos masivos, liberan tiempo de su equipo para trabajar en tareas de más valor y asegurar la coherencia de la marca y la experiencia del cliente en todas las tiendas. Una tecnología de planificación del espacio adecuada puede optimizar la comercialización, las operaciones de tienda y el reabastecimiento e impulsar el aumento de las ventas, la disponibilidad de los productos y la reducción de la merma.

Por suerte, existen varias herramientas disponibles para satisfacer ésta y otras necesidades de planificación de espacios, por lo que es muy importante que la tecnología en la que se va a invertir proporcione el mejor valor y los mayores beneficios a largo plazo.

Es fundamental realizar una evaluación minuciosa de los proveedores de tecnología de planificación de espacios, sobretodo, teniendo en cuenta que el ciclo de vida medio de las inversiones en tecnología es de aproximadamente una década. Podemos asumir que cualquier solución en la que se invierta hoy no se reconsiderará hasta dentro de 7 a 10 años, por lo que debemos asegurarnos de que el proveedor seleccionado puede cumplir con sus promesas a lo largo del tiempo.

La mejor manera de evaluar una inversión en una solución de espacios es desarrollar un sólido caso de negocio usando datos precisos y reales para calcular el potencial impacto económico que tendría en la empresa.

El caso de negocio ayuda a lograr una implementación tecnológica exitosa. Un caso de negocio bien fundamentado permite conseguir las metas al definir objetivos claros y centrarse en los indicadores clave de rendimiento que generarán mayor valor para la empresa.

Imagen 2: si bien no existe un modelo único para crear un caso de negocio para la inversión en tecnología, algunos pasos son universales y le ayudarán a desarrollar un caso de éxito.

2. Crear el mejor Caso: punto de partida de la planificación de espacios de Hipermercado Familiar y necesidades de mejora  

Para demostrar las mejores prácticas para crear un caso de negocio, visitemos a nuestro retailer imaginario, Hipermercado Familiar, que ya creó un caso de negocio para la inversión en una tecnología de planificación de la cadena de suministro.

Hipermercado Familiar es una cadena de supermercados de Estados Unidos que factura 5 mil millones de dólares. Opera 100 tiendas y 5 centros de distribución, con una media de 40.000 SKUs por tienda. En los últimos años, Hipermercado Familiar ha crecido significativamente y ha escalado rápidamente, añadiendo nuevas ubicaciones a su red, y su canal online también está experimentando un rápido crecimiento.

2.1 Evaluación del estado actual del proceso de planificación de espacios de Hipermercado Familiar 

Hipermercado Familiar tiene un equipo de 20 personas creando y gestionando los planogramas de unas 150 categorías en todas sus tiendas. Hasta ahora, estos planificadores han confiado en hojas de cálculo para introducir datos de producto y elaborar planogramas en formato pdf que se entregan luego a las tiendas. Aunque este método ha funcionado en el pasado, no ofrece los mismos resultados a medida que la empresa va creciendo.

Los planogramadores de Hipermercado Familiar dedican una media de 20 minutos por plan. Si ampliamos ese tiempo a todo el equipo, vemos que dedican aproximadamente 15.000 horas al año (750 horas al año por planificador) a la creación y gestión de planogramas. A medida que la empresa crece, este proceso manual de planificación de espacios sólo puede requerir más tiempo y los resultados son menos satisfactorios.

Además, los planogramas están causando problemas en los supermercados y los equipos de operaciones de tienda tienen dificultados para usarlos. El proceso actual del Hipermercado Familiar se rige por agrupaciones geográficas de tiendas según estados.

Debido a unos recursos limitados, el equipo de planificación de espacios no puede gestionar planogramas basados en agrupaciones para todas las categorías de productos; algunas categorías de productos aún dependen del criterio de “un modelo único para todos” pese  a las diferencias locales en la demanda.  Las imprecisiones inherentes a la planificación basada en promedios hacen que se asigne demasiado o muy poco espacio a determinados artículos, lo que provoca problemas de ejecución y cumplimiento del planograma.

Tomarse el tiempo para crear una imagen honesta y precisa del estado actual permite que Hipermercado Familiar pueda identificar las áreas de mejora más críticas y establecer los objetivos e indicadores de rendimiento más importantes para hacer frente a sus desafíos.

2.2 Identificar los retos y las necesidades de mejora  

Hace poco Matthew ha empezado como VP de Comercialización de Hipermercado Familiar. En los meses que han pasado desde que asumió su puesto y ha estado trabajando con su equipo, ha notado debilidades en el proceso de planificación de espacios. En su último trabajo, pudo observar como la capacidad de generar planogramas basadas en pronósticos de demanda y en planogramas específicos para cada tienda permite alinear con mayor precisión la asignación de espacio con la demanda local. Y también es consciente de que su equipo de planificación está al límite, y no tiene capacidad para crear planogramas manualmente a nivel de tienda.

Con este conocimiento sobre el estado actual de Hipermercado Familiar, Matthew inicia la identificación de las áreas de mejora.

La asignación de espacios no suele ser la correcta, demasiado espacio para los productos de baja rotación y muy poco para los productos que se venden mucho, lo que hace que los empleados tengan que estar reponiendo las estanterías durante el día y aun así, sufriendo cuando se quedan vacías. Pero hay productos en el almacén. El exceso de stock y envases rotos de vuelta al almacén también crean un manejo de productos innecesario, causado por la necesidad de reponer las estanterías con el stock del almacén porque hay muy poco espacio en el lineal para el producto.

Los problemas de distribución de espacios son especialmente problemáticos para tiendas con patrones de venta que se desvían de la media de su grupo. Por ejemplo, subcategorías o bloques de cereales se ubican en el mismo sitio y se les asigna el mismo espacio en todas las tiendas con el mismo planograma. Sin embargo, como no hay tienda idéntica físicamente, los productos pueden que no encajen como se había previsto. Además, “los clústers” grandes ignoran las posibles variaciones en demografía y demanda de los consumidores, lo que provoca un desajuste entre el espacio y la demanda local.

Cuando los planificadores asignan demasiado espacio a un producto, se necesita un stock adicional para rellenar los lineales y mantener la apariencia. Y al contrario, si hay demasiado stock y poco espacio asignado, necesitaremos hacer viajes al almacén para reponerlo, lo que lleva a posibles roturas de stock.

Los problemas de cumplimiento de planogramas surgen porque, al realizar reajustes, los equipos de operaciones de tienda tienen que averiguar como hacer que los planogramas basados en agrupaciones funcionen en sus tiendas. Este problema no solo supone una presión en la carga de trabajo de los empleados de tienda, sino que también puede causar problemas al gestionar acuerdos comerciales con proveedores y fabricantes. 

El cambio a una planificación específica para cada tienda resolvería los principales problemas de Hipermercado Familiar. Pero, Matthew sabe que la única manera de lograr una planificación específica para cada tienda es invertir en una nueva solución tecnológica con capacidades de automatización que alinee y agilice la planificación de los espacios de Hipermercado Familiar. Antes de proponer una inversión de esta envergadura, Matthew quiere asegurarse de que los beneficios superan los costes y determinar los criterios de la mejor solución.

Imagen 2: planogramas de espacios basados en agrupaciones son un enfoque válido que se usa ampliamente, los problemas aparecen cuando los grupos son demasiado extensos o no captan las variaciones del surtido, la demanda y la frecuencia de reposición de cada tienda. La planificación específica de cada tienda permite una asignación de espacio más precisa y una mayor eficiencia en la ejecución del planograma en la tienda.

Matthew conoció a Sue al poco de incorporarse a la empresa y ella le habló sobre su reciente proyecto, la creación de un caso de negocio para modernizar la planificación de la cadena de suministro de Hipermercado Familiar. Decidió consultarle sobre cómo había logrado exponer los objetivos y el impacto económico de esa inversión. Y Sue le comentó que es importante tener una imagen clara de dónde se está y dónde se quiere llegar y crear objetivos realistas y medibles basados en datos e investigación.  

2.3 Desarrollar objetivos de mejora realistas y tangibles

Tras su charla con Sue, el estudio de mercado inicial y las conversaciones con proveedores, Matthew empieza por identificar los objetivos específicos para su propuesta de inversión tecnológica. En este proceso, se da cuenta de que todas las áreas con problemas están interconectadas, con lo que mejorando una se conseguirá mejorar aspectos de las demás.

Matthew entiende que cambiar a los planogramas específicos para cada tienda aportará muchos beneficios a nivel operativo. Ayudará a que los equipos de las tiendas sean más eficientes, a mejorar el rendimiento de la categoría y a aumentar el cumplimiento de planogramas, ya que cada uno está diseñado para satisfacer la demanda y las necesidades de espacio de cada tienda.

Automatizar procesos para agilizar el desarrollo de planogramas y permitir la planogramación específica de tienda.

Matthew considera que el cambio a la planogramación a nivel de tienda requeriría multiplicar por cuatro el número de planogramas creados cada mes, lo que se traduciría en unas 3.000 horas de trabajo al año para cada uno de sus planificadores. Con el sistema actual de Hipermercado Familiar, necesitarían al menos nueve planificadores más para realizar el trabajo adicional, y ésta, no es una opción viable para el negocio.

La evaluación comparativa de Mathew muestra que una solución avanzada de planificación y optimización de espacios reduciría el tiempo que se dedica a la planificación en un 25% al agilizar la entrada de datos, aumentar la precisión para reducir los ajustes manuales y acelerar los procesos de revisión y entrega. La reducción del tiempo dedicado a la planificación permitiría una mayor colaboración con los planificadores y proveedores de la categoría y el análisis del rendimiento de la misma.

 Las asignaciones específicas de lineales mejoran el manejo del stock y reducen los costes.

Unas asignaciones de espacio que se ajusten a la demanda local, y consideraciones como la frecuencia en la que se reabastece la tienda, garantizan más entregas directas a las estanterías y menos situaciones en las que se tienen que guardar productos en el almacén o trastienda. El resultado es una reducción en la frecuencia de reposición de lineales para los productos que más se venden, ya que tienen el espacio que necesitan. Además, la adecuación del espacio a la demanda disminuye el inventario de los productos de baja rotación.

Con un sistema de planificación automatizado que determine una asignación de espacio específico de tienda de forma precisa, Matthew espera reducir los costes de manejo de producto en tienda entre un 15-20%, y reducir el inventario en un 5% aproximadamente.

Mejora de la disponibilidad en lineales y aumento de las ventas gracias a una mejor distribución del espacio.

Matthew sabe que cuando se use el espacio de las estanterías de forma óptima, en función de la demanda de la tienda, los equipos de tienda no tendrán que dedicar mucho tiempo a asegurarse de que los lineales están completamente abastecidos. También ayudará a reducir el riesgo de rotura de stock causada por reposiciones lentas o tardías. Matthew estima un aumento de entre el 1% y el 3% en disponibilidad en lineales gracias a la planificación automatizada y a la eficiencia en la asignación de espacio; y espera que este aumento de la disponibilidad suponga un incremento de las ventas entre 1% y 5%.

Matthew tiene estos objetivos específicos para la inversión tecnológica de Hipermercado Familiar, pero también sabe que habrá beneficios intangibles adicionales que pueden ser más difíciles de cuantificar. Por ejemplo, una vez que se resuelvan los problemas de disponibilidad, quiere ver una mejora en el servicio al cliente y en el rendimiento de la categoría. Y además espera que sus relaciones con sus socios de empresas de productos envasados (GPG) se beneficien al asegurar que sus acuerdos comerciales se mantienen en todas sus ubicaciones.

3. El caso de negocio de Hipermercado Familiar para la inversión en tecnología de planificación de espacios automatizada  

Matthew sabe que los responsables de Hipermercado Familiar están centrados en aumentar los ingresos, no en el ahorro de costes relacionados con la inversión en tecnología. Pero en cualquier caso, dinero ahorrado es dinero ganado, así que decide cambiar su mentalidad y convencerlos de que pueden realizar el proyecto sin aumentar su carga. Matthew colabora con Steve, del equipo de finanzas, para que le ayuda a trasladar sus objetivos y beneficios previstos en el potencial impacto económico, y como sabe que algunos beneficios serán difíciles de cuantificar, crea también una lista de beneficios intangibles.

3.1 Los beneficios económicos de una inversión en tecnología de planificación de espacios automatizada 

La mejora de la disponibilidad en lineales impulsa las ventas.

La disponibilidad general de Hipermercado Familiar se sitúa en el 95%. Se calcula que la automatización de la planificación del espacio para aumentar la precisión de la asignación y la eficiencia de las operaciones de tienda dará lugar a un aumento en la disponibilidad de un 1,5% para todas las categorías de productos, situándose en un 96,5%. Matthew espera un aumento de las ventas equivalente a 30 millones de dólares (+0,6%), lo que se traduce en un aumento de los beneficios de 9,03 millones de dólares al año gracias a esta mejora de la disponibilidad en las estanterías.

El aumento de la precisión de la planificación de espacios reduce los costes del movimiento de inventario y la eficiencia operativa de las tiendas.

Matthew estima que la asignación de espacios más precisa ofrecida por los planogramas específicos de tienda dará lugar a una reducción del 16,8% (25,25 millones de dólares) en los costes de traslado de stocks en tiendas y una reducción anual del 5% (5,21 millones de dólares) en los costes de mantenimiento de inventario.

Se espera que el aumento de las ventas gracias a una mayor disponibilidad, junto a la reducción de los costes de traslado de stock, tenga un impacto de 14,2 millones de dólares anuales en el beneficio bruto y de 39,74 millones de dólares anuales en el beneficio operativo.

La automatización de la planificación libera recursos para un modelo más avanzado y específico para cada tienda.

Se calcula que un sistema automatizado de planificación de los espacios reduciría el tiempo necesario para la creación de planogramas en un 25%, ahorrando 187 horas por planificador al año. El tiempo derivado de la automatización permitirá al equipo de Matthew satisfacer las necesidades de planificación específica de las tiendas sin tener que contar con planificadores adicionales. Además, una mayor precisión para las tiendas, la agilización de la ejecución y la entrega de los planogramas y el tiempo liberado para tareas más valiosas para las operaciones de tienda significa niveles de eficiencia más altos, menos manipulación manual, menos revisiones de planogramas y una mejor experiencia de compra para los clientes de Hipermercado Familiar.

3.2 El impacto económico total  

Tras completar sus cálculos, Matthew está seguro de que la inversión en una solución automatizada de planificación del espacio ayudará a que su empresa alcance sus objetivos y a facilitar los procesos operativos. Confía en los resultados de su caso de negocio porque lo ha construido a partir de una evolución precisa del estado actual de sus procesos de planificación de espacios en relación con sus objetivos. Entiende el retorno de inversión (ROI) que se espera y los factores que impulsan esas expectativas.

Imagen 3: Matthew resume los beneficios económicos potenciales de su propuesta de inversión.

3.3 Beneficios “intangibles” adicionales de la inversión en planificación avanzada de espacios 

Más allá de los beneficios tangibles de una solución avanzada de planificación de espacios, Matthew quiere saber qué otros beneficios menos cuantificables puede aportar la inversión a su negocio en general. Espacios y asignaciones son componentes críticos de sus operaciones de retail, y las ventajas de la solución adecuada tendrán beneficios de gran alcance.

Matthew se da cuenta de que, alineando la planificación de espacios y la comercialización de Hipermercado Familiar con su cadena de suministro y operaciones de tienda, los equipos tendrán una mejor visibilidad de los planes y procesos de otros equipos.

Con una solución de planificación de espacios automatizada y flexible, el equipo de Matthew puede crear planogramas optimizados para cada tipo de expositor y estantería basándose en datos precisos de reabastecimiento, lo que impulsa una mejor presentación del stock y una mejor colaboración con los proveedores de productos envasados (CPG).

Además, una solución que permite que los equipos puedan compartir planogramas en dispositivos móviles de forma digital ofrece a los equipos de operaciones de las tiendas un acceso inmediato a las últimas actualizaciones sin tener que perder tiempo y energía en emails y esperando archivos pdf. Este nivel de flexibilidad garantizará que Hipermercado Familiar pueda adaptarse a las cambiantes condiciones y estrategias del negocio de forma rápida y eficiente.

Con el equipo de Matthew pudiendo trabajar de forma más eficiente, podrá centrarse en iniciativas estratégicas en vez de estar realizando tareas manuales que requieren mucho tiempo. Y esto proporcionará beneficios de gran alcance que se extenderán a todos los equipos de Hipermercado Familiar, mejorando los turnos laborales, las operaciones de tienda, la planificación de promociones y la colaboración con proveedores.

Como ventaja adicional, desde el punto de vista operativo, una solución flexible y fácilmente configurable que puede personalizarse rápidamente por un equipo interno de usuarios expertos es más rentable que aquellas que necesitan mucha intervención por parte del proveedor. Matthew trabajará directamente con su proveedor para configurar la solución. Cuanto más tarden en poner en práctica la solución, más tiempo se tardará en ver los resultados. Matthew confía en que la experiencia de su proveedor y sus consejos sobre las mejores prácticas llevarán a Hipermercado Familiar a una implementación exitosa.

Imagen 4: Matthew confía en que la implantación de un sistema de planificación de espacios automatizado proporcionará una colaboración fluida con sus equipos de categoría, comercialización y tienda, así como una mayor visibilidad de las actividades de su equipo para el resto de la empresa.

4. La clave: el uso de datos precisos lleva a resultados más fiables   

Como han demostrado Matthew y sus compañeros, crear un caso de negocio usando datos del estado actual es fundamental para poder evaluar a los posibles proveedores en los que invertir en una solución avanzada de planificación y optimización de espacios. Si se hubiera basado únicamente en los datos referenciales, Matthew no habría podido proporcionar un modelo lo suficientemente preciso para una inversión exitosa y un compromiso a largo plazo.

Con su caso de negocio finalizado, Matthew puede exponer con confianza sus conclusiones y la selección del proveedor a la dirección de Hipermercado Familiar. Curiosamente, varios de los beneficios esperados superan sus objetivos iniciales. Su caso de negocio es una valiosa herramienta que le ayudará a:

  • Dirigir las conversaciones con posibles proveedores para asegurarse de que pueden ajustarse a las necesidades de Hipermercado Familiar.
  • Establecer prioridades internamente y con los proveedores para garantizar el éxito a largo plazo.
  • Establecer objetivos realistas y cuantificables.
  • Guiar con éxito el proceso de implementación de la nueva solución tecnológica.

Al trabajar directamente con el proveedor, usando datos reales y precisos, se puede ver una estimación mucho más exacta de las implicaciones económicas que la inversión tendrá en el negocio. Además, tiene la oportunidad de asegurarse de que los diferentes equipos podrán trabajar bien juntos durante el proceso de implementación y a lo largo de la relación.

En situaciones en las que el retailer carece de cierta información o no tiene suficientes datos históricos sobre sus procesos de planificación de espacios, una colaboración abierta con los proveedores potenciales puede ayudar a seleccionar los números más realistas para los cálculos. Muchos proveedores podrán proporcionar información basada en la experiencia del sector. Sin embargo, es esencial tener en cuenta las referencias de sus clientes como factor de fiabilidad.

Si está pensando en crear un caso de negocio para la inversión en tecnología de optimización de espacios para su empresa, considere los retos actuales de sus tiendas como una oportunidad para establecer objetivos realistas y cuantificables y a sacarle a su empresa el máximo valor.

Autor

Sam Welton

Product Strategy and Management Lead

Johanna Småros

Co-founder & Chief Marketing Officer