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Impulsar Ventas y Rentabilidad con la Optimización Automatizada de Planogramas Específicos de Tienda

May 18, 2021 9 min.

Cuando se gestionan categorías en cientos o miles de tiendas  que además tienen diversos grupos de clientes, ¿cómo podemos beneficiarnos de una planificación centralizada y adaptar las necesidades específicas de cada tienda sin recurrir a una planificación basada en promedios?

La respuesta a esta pregunta es la planogramación específica de tiendas, que permite variaciones en los surtidos, inventarios y asignación de espacios para cumplir con las necesidades de cada tienda.

Y al decir esto, creemos saber lo que muchos están pensando: “La creación de cientos, incluso miles de planogramas específicos de tienda es misión imposible!!!”

Y es verdad, y por eso, la automatización es el otro componente necesario en este proceso. Con automatización, los equipos de planificación central pueden crear un alto volumen de planogramas precisos que se adaptan a las necesidades de la tienda. Estos planogramas localizados tienen múltiples beneficios, que incluyen un descenso de roturas y exceso de stock, reduciendo costes de inventario, y mejorando la eficiencia operativa en tienda, por ejemplo, el reaprovisionamiento.

En este whitepaper, profundizaremos en la optimización automatizada de planogramas específicos de tienda y los beneficios que puede ofrecer este tipo de estrategia de planificación localizada en todas las áreas de negocio del retail.

¿Por qué Fallan los Planogramas basados en Promedios?

Todos los retailers, de grandes cadenas o cadenas más pequeñas, saben que las tiendas que tienen el mismo tamaño y clúster (por ejemplo, tiendas con patrones de demanda similares) pueden tener una densidad de ventas muy diferente. Por lo tanto, usar los promedios para planificar significa que nunca se estará satisfaciendo las necesidades de una tienda particular ni a su base de clientes porque cada planograma es subóptimo, lo que conlleva pérdidas de venta debido a estanterías vacías y roturas de stock, entre otros.

Cuando un planograma está basado en un promedio, el cumplimiento de la implantación es deficiente.

Cuando un planograma está basado en un promedio, el cumplimiento de la implantación es deficiente. Cada tienda hará alteraciones para adaptar el desajuste entre el planograma y el espacio, lo que significa que puede que los “facings” planificados no quepan en las estanterías, lo que llevará a roturas de stock, habiendo más stock en la trastienda que en las estanterías. Por el contrario, demasiado espacio hace que se sobrecargue mucho el planograma, lo que provocará una pobre imagen de los displays o una baja rotación de inventario.

Incluso cuando el espacio coincide, depender de los promedios para la planogramación significará que se produzcan más situaciones de escasez o exceso de stock de las que se producirían con planogramas optimizados de tienda. Es vital que se reduzcan estas ineficiencias y asegurar que el inventario se ajusta para que se llene con precisión cada espacio según la demanda del cliente, ya que puede variar incluso dentro de una misma zona geográfica pequeña.

Por ejemplo, imaginemos dos tiendas de tamaño similar ubicadas en una misma manzana. La Tienda 1 tiene ventas muy altas de cereales en relación al espacio, y la Tienda 2 tiene una relación ventas-espacio más baja para esta categoría.

Como se muestra en la imagen 1, el inventario necesario para satisfacer la demanda de los cereales es diferente en cada tienda. El retailer tiene que asegurar que las roturas de stock de ese cereal se reducen en la Tienda 1 y al mismo tiempo evitar el exceso de stock en la Tienda 2. En cualquier caso, como las dos tiendas están usando el mismo planograma según promedios, el proceso se vuelve complicado.

Imagen 1: Tanto la Tienda 1 como la Tienda 2 tienen el mismo surtido de cereales en el mismo planograma. La Tienda 1 tiene exceso de stock en varias áreas (remarcadas en rojo). La Tienda 2 sigue el promedio nacional de toda la cadena, así que la mayoría de los niveles de stock satisfarán la demanda adecuadamente (marcadas en azul), pero también tendrá algunos casos escasez de stock (marcado en verde).

La Optimización de Planogramas Puede Reducir los Costes y Aumentar las Ventas

Todos los retailers saben que el inventario más caro es el inventario que no rota, porque se acumulan costes e intereses de capital sin generar beneficios por ventas. Los planogramas diseñados centralmente incentivan el exceso de stock de muchas líneas porque no tienen en consideración la demanda local.

Cuando los planogramas reflejan la demanda local pronosticada, se pueden maximizar los tamaños de lotes y la eficiencia del calendario de entrega de toda la cadena de suministro. Esto puede llevar a aumentar la rotación de stock. De hecho, los supermercados pueden ver un 3% de aumento en ventas con los planogramas creados a nivel tienda.

Con planogramas específicos, los retailers a menudo ven una reducción de stock inmediata de entre un 2 y un 10%, dependiendo del tamaño del formato y los factores que limitan la optimización. Por ejemplo, los formatos de conveniencia más pequeños, donde casi todos los productos tienen un solo facing, experimentan un impacto mínimo, mientras que las tiendas más grandes, con más espacio para jugar, tienden a experimentar las mayores caídas en los valores de inventario.

Incluso los productos frescos se benefician de este enfoque localizado. Ningún retailer quiere que su espacio de merchandising luzca pobre, pero llenar estanterías con carnes o embutidos preenvasados que tardan en venderse no es una buena opción, y generará mermas. La optimización del espacio en las estanterías para productos en riesgo de caducidad en una tienda específica puede traducirse en una reducción de las mermas de hasta un 10%.

Por lo tanto, la optimización de planogramas a nivel tienda puede llevar a reducir los costes e incrementar las ventas al:

  1. Reducir los costes de manipulación. El reabastecimiento “one-touch” aumenta la eficiencia en tiendas y optimiza la cadena de suministro.
  2. Reducir los costes relacionados con el inventario, como el coste de trasladar el inventario y mermas.
  3. Mejorar la disponibilidad de producto. Adaptar el espacio a la demanda reduce la reposición de stock y la pérdida de ventas por errores o una reposición tardía
  4. Mejorar la colocación de producto. Cuando los productos mejor vendidos tienen más espacio y están mejor colocados, es más fácil que los clientes lo compren.

Debería remarcarse que la planogramación a nivel tienda y la optimización de stock pueden llevarse a cabo tanto con un surtido centralizado como con cualquier clúster o surtido específico de tienda. La idea es simplemente optimizar el especio de estantería para cada producto en cada tienda según el volumen de sus ventas, los márgenes, el tamaño de los paquetes, la frecuencia de entregas.

Mejorar le Eficiencia en el Reabastecimiento de Tienda y la Cadena de Suministro

Las mayores ganancias de eficiencia de los planogramas optimizados localmente se obtienen optimizando las estanterías de las tiendas y, posteriormente, reduciendo la manipulación/manejo en tienda, con un modelo de reabastecimiento “one-touch”

Como resultado, se reducen los costes porque:

  • El personal no tiene que llevar el exceso de stock a la trastienda tras reponer las estanterías hasta el máximo de su capacidad
  • El personal puede usar la trastienda de una manera más eficiente porque no está sobrecargada con stock innecesario
  • El personal no tiene que reponer los productos de más venta con tanta frecuencia

El impacto de la planogramación a nivel tienda en los costes del retailer de alimentos puede ser significativo. El manejo físico del stock a menudo representa hasta el 30% de los costes de mano de obra, es el mayor coste relacionado con el personal tras el personal de cajas. Los planogramas que se crean para tiendas individuales pueden ofrecer hasta un 5-10% de reducción en los costes de personal relacionados con la reposición de estanterías.

La Optimización Automatizada de los Planogramas a Nivel Tienda Ahorra un Valioso Tiempo de Planificación

La optimización de planogramas a nivel tienda parece una obviedad. Márgenes de ventas más altos con costes más bajos ¿Qué es lo que no acaba de cuadrar? El factor más importante que frena a los retailers es la percepción de que crear y optimizar planogramas es un reto y requiere mucho tiempo. A menudo se tiene la percepción de que los proyectos de implantación se alargarán demasiado y tienen resultados costosos e inciertos.

Consideremos un retailers con 1.000 tiendas, cada una con cinco planogramas que tienen que actualizarse semanalmente debido a cambios en de productos o revisiones de categorías. Si un planificador construye diez planogramas al día, el retailer necesitaría 200 planificadores para manejar estas tareas en una semana estándar. El retailer también tiene que gestionar la formación continuada necesaria para garantizar que el equipo de planificación está al día.

Al automatizar la optimización de planogramas, los usuarios pueden configurar cualquier parámetro y aplicarlo en masa a miles de planogramas.

Todo este trabajo no es factible para la mayoría de los retailers. Sin embargo, la automatización puede resolver estos problemas, aliviar las preocupaciones de los planificadores, aligerar la carga de trabajo del equipo de planificación y eliminar las barreras para la implantación de planogramas específicos de tienda. Al automatizar la optimización de planogramas, los usuarios pueden configurar cualquier parámetro y aplicarlo en masa a miles de planogramas; lo que significa que el retailer no incurrirá en costes adicionales para ajustar un inventario de planogramas que refleje el diseño y preferencias de los consumidores locales, y de hecho, ahorrarán dinero.

Además, la tecnología y la automatización actuales pueden reducir radicalmente las horas de trabajo invertidos en la optimización a nivel tienda. esto significa que los costes se reducen aún más mientras que los planificadores tienen tiempo para dedicarse a realizar tareas de mayor valor añadido.

El uso de la automatización en los procesos de gestión de categoría puede incluso ayudar al mantenimiento de planogramas. Por ejemplo, grandes supermercados normalmente llevan a cabo una importante revisión de categoría cada 12-16 semanas, mientras que las revisiones semanales se usan para cambios menores, como introducciones de producto y liquidaciones. Con la creación de planogramas automatizada, las barreras de costes y tiempo de la gestión de categoría a nivel tienda casi pueden ser eliminadas.

Hasta hace poco, no había ningún software que pudiera ser configurado para desarrollar y optimizar planogramas precisos a nivel tienda de forma automática. Ahora, hay soluciones tecnológicas avanzadas que permiten esta automatización, así el planograma puede crearse según las guías de merchandising del retailers y el perfil de demanda de cada tienda. Estos planogramas automatizados, diseñados a medida de las necesidades de tiendas individuales según pronósticos localizados son altamente precisos y extremadamente efectivos.

Volvamos al ejemplo anterior, Tiendas 1 y 2. Al introducir planogramas automatizados que han sido optimizados individualmente para cada tienda, han acabado con las roturas y los excesos de stock de cereales, como se muestra en la Imagen 2. El espacio para cereales de las dos tiendas ha sido reajustado para que se coloque con mayor precisión, y el reabastecimiento de cereales se ha adaptado a cada una para asegurar que la entregas se ajustan a las estanterías

Implantando la automatización para crear planogramas específicos de tienda, el equipo de planificación central podría reducir el tiempo que solía dedicar al trabajo manual hasta una cuarta parte, según la experiencia de RELEX con los clientes de retail. De hecho, la automatización hace posible que el equipo ahorre ese tiempo a pesar del aumento de planogramas que tiene que gestionar.


Imagen 2: Tienda 1 y Tienda 2 con planogramas específicos de tienda para cereales. Al implantar planogramas localizados, Tienda 1 y Tienda 2 casi han acabado con el exceso y las roturas de stock de cereales. Ahora cada tienda está optimizada para su patrón de demanda único (destacado en azul)

Aprovechar los Beneficios de la Optimización de Planogramas Localizados

Una forma rápida y sencilla de medir los resultados de las operaciones de retail es llevar a cabo una prueba piloto de planogramas localizados en un subconjunto de tiendas seleccionadas. Por lo general, el piloto destacará que los beneficios de este tipo de estrategia superan tanto el esfuerzo como el gasto de implantación, y el caso de negocio se hace irresistible, East of England Co-operative Society, la cuarta cooperativa de consumidores más grande de UK, incrementó la disponibilidad en un 5% con los planogramas específicos de tienda.

Según la experiencia de RELEX con sus clientes, hemos visto que la planogramación específica de tienda automatizada puede aumentar las ventas hasta un 3% y reducir las mermas hasta un 10%. La implantación de planogramas localizados y automatizados tiene poco riesgo y bajo coste y un alto potencial de beneficios que ofrecen resultados rápidos.

Autor

Sam Welton

Product Strategy and Management Lead