Läs PDF

Författare: Tommi Ylinen
Country Manager, RELEX UK
tommi.ylinen@relexsolutions.co.uk

Många företag har infört automatiska varupåfyllningssystem för att förbättra hylltillgängligheten och lageromsättningen samt för att effektivisera beställningsarbetet. Genom ökad automation uppnår man ofta goda resultat. I och med att en stor del av produkterna säljs regelbundet och deras efterfrågan är förutsägbar, kan varupåfyllningen utan större problem skötas automatiskt. Trots detta är de varupåfyllningsansvarigas arbetsinsats fortsättningsvis av central betydelse. Hur väl man lyckas fokusera arbetsinsatsen på rätt saker, är avgörande för hur bra resultat man kan uppnå.

Varför behövs avvikelsehantering?

Ofta förväntas ett nytt ordersystem lösa alla problem och fungera automatiskt i alla situationer. När detta inte sker blir man besviken. Alternativt litar man inte alls på systemet och använder till och med mer tid på att granska beställningsbehovet än tidigare, vilket betyder att en stor del av nyttan med det nya systemet går förlorad.

Ett bra ordersystem beaktar olika undantagssituationer, som kampanjer och säsonger. I praktiken möter man ändå hela tiden situationer där de beställningsansvarigas kunnande behövs – det är alltid en utmaning att prognostisera efterfrågan för nya varor, åtgången av kampanjvaror är svår att förutspå, den största säsongstoppen kan infalla några veckor senare eller tidigare än andra år. Ofta är det externa faktorer, som väder, konkurrenters verksamhet, eller ekonomiska konjunkturer, som spelar in. Utöver detta, speciellt då antalet artiklar är stort, kan även olika typer av datafel ställa till med problem, som bör åtgärdas så snabbt som möjligt.

Genom en effektiv process för avvikelsehantering kan man säkerställa att de beställningsansvarigas tid används effektivt och att den fokuserar på de viktigaste artiklarna och situationerna: nya artiklar, kampanjprodukter, de volym- eller värdemässigt största orderraderna – valet beror på företagets behov och branschens karaktär. Den största delen av varorna kräver inte kontinuerlig uppmärksamhet och för deras del kan och bör man låta varupåfyllningen löpa automatiskt. Det är också viktigt att vara medveten om att alla artiklar inte är lika viktiga och att det inte är motiverat att lägga ned alltför mycket tid på dessa.

Det lönar sig att tillämpa avvikelsehantering i större utsträckning än bara inom själva beställandet. Med hjälp av bra verktyg kan man till exempel effektivt övervaka leverantörernas leveranssäkerhet och snabbt reagera på försenade leveranser, kontinuerligt utveckla sortimentet i de olika butikerna genom att plocka bort artiklar som inte säljer så bra, eller förbättra hylltillgängligheten genom att regelbundet identifiera och analysera bristsituationerna som uppstått.

Avvikelsehanteringen kan förbättras på följande sätt:

1. Fokusera på de viktigaste avvikelserna

Det är enkelt att skapa en lång lista över avvikande problemsituationer, men att lyfta fram alldeles för många avvikelser leder ofta till att man inte hinner åtgärda dem ordentligt eller att tiden inte räcker till för att beta av hela listan. Det är smartare att välja ut några punkter som är kritiska för affärsverksamheten och börja med att fokusera på dessa.

Om företagets största utmaning till exempel utgörs av ett högt lagervärde och låg lageromsättning, är det klokt att börja med att rensa bort det ”döda” lagret och sålla ut alltför stora beställningskvantiteter, och först senare ta itu med finjusteringen av hylltillgängligheten.

2. Definiera åtgärder för varje avvikelse

Skillnaden mellan avvikelsehantering och vanlig uppföljning är att avvikelserna alltid skall leda till korrigerande åtgärder. Kontinuerlig uppföljning av hylltillgänglighet, trögrörligt lager eller prognosnoggrannhet förbättrar inte dessa nyckeltal i sig, men genom att systematiskt definiera vilka åtgärder olika avvikelser skall ge upphov till, kan man organisera arbetet effektivt och åstadkomma mätbara förbättringar.

Man kan till exempel bli av med ”dött” lager i butik genom att sälja det med rabatt eller genom att flytta det till andra butiker där varan ännu har efterfrågan. Samtidigt är det bra att kontrollera att sortimentet verkligen motsvarar behovet i dagsläget och säkerställa att inga fler beställningar på fel varor kommer att göras. Den bästa lösningen beror på bransch, artikel och situation.

3. Automatisera det du kan

Många av de åtgärder som avvikelserna ger upphov till är rätlinjiga och likadana varje gång. Dessa kan därför automatiseras, åtminstone till en del: en viss typ av avvikelse leder till vissa åtgärdsförslag, som godkänns av en ansvarsperson. På detta sätt kan man effektivisera arbetet och fokusera på de svårare fallen, som inte kan automatiseras.

I fråga om ”dött” lager i butik, kan man t.ex. lägga in en regel som gör att automatiska orderförslag inte skapas för artiklar som inte sålts alls under de senaste sex månaderna.

4. Säkerställ att antalet avvikelser är hanterbart

Ett av de vanligaste problemen vid införandet av automatiska avvikelselarm är den stora mängden avvikelser som flaggas upp. Det kan till exempel finnas hundratals artiklar med noll saldo i en enskild butik, och om en beställningsansvarig till exempel ansvarar för tio butiker, så finns det plötsligt flera tusen avvikelser att åtgärda. Då är det i praktiken omöjligt att göra något konkret.

Antalet avvikelser skall vara realistiskt och hanterbart. Om ett avvikelsekriterium som upplevs vara viktigt – till exempel ”döda” varor, dvs. varor som inte har sålts alls på flera månader men som fortfarande har lager kvar – redan i utgångsläget leder till att alltför många artiklar flaggas upp, skall detta avvikelselarm avgränsas med ytterligare kriterier. Man kan till exempel lyfta fram endast de mest värdefulla varorna som binder mest kapital eller ta itu med en varugrupp i taget.

5. Utveckla avvikelsehanteringen kontinuerligt

I och med att avvikelserna regelbundet årgärdas, utvecklas och effektiviseras processen och antalet avvikelser minskar. I detta skede är det inte läge att vila på lagrarna, utan antingen ta itu med nya typer av avvikelser eller utvidga hanteringen av de tidigare avvikelsetyperna. På så sätt säkerställs en kontinuerlig utveckling.

I början försöker man ofta ivrigt identifiera alla tänkbara avvikelser och definiera de åtgärder som dessa kräver, men detta lyckas sällan – slutresultatet blir ohanterligt och det är osannolikt att man lyckas täcka alla väsentliga punkter på en gång. Viktigare är att bygga upp avvikelsehanteringen som en levande process, som hela tiden utvecklas.

Rensandet av ”dött” lager kan till exempel börja med artiklar vars täcktid är längre än 180 dagar. När sådana varor kontinuerligt städas bort ur butikerna och man samtidigt genom sortimentsbeslut säkerställer att de inte beställs i framtiden, minskar antalet avvikelser hela tiden. Då kan man till exempel skärpa täcktidskriteriet till 120 dagar eller börja lägga mera fokus på till exempel hylltillgängligheten.

Åtgärda problemen på förhand

Ofta fokuserar avvikelsehanteringen på saker som redan har inträffat: problem med hylltillgängligheten upptäcks först då varan är slut, det trögrörliga lagret identifieras som ett problem först då artikeln helt slutat sälja. I många fall kan man åtgärda den här typen av avvikelser redan på förhand, så att problemen i bästa fall kan undvikas helt och hållet. Detta ökar inte arbetsmängden – arbetets karaktär blir helt enkelt mer förutseende – men kräver förstås ett bra systemstöd, så att potentiella problem kan identifieras i tid.

I vissa fall kan man till exempel åtgärda varubrister innan de uppstår. Om en viss vara vanligtvis levereras en gång i veckan, kan man mellan de ordinära beställningsdagarna följa upp om lagret kommer att räcka fram till följande leverans, dvs. om prognosen verkligen håller. Om det ser ut som att varan, till följd av en högre efterfrågan än normalt, kommer att ta slut innan följande ordinära leveranstillfälle, kan man i vissa fall frångå den normala leveransrytmen och lägga in en kompletterande beställning. Det lönar sig kanske inte att göra så för alla produkter, men för de viktigaste A-produkterna kan det vara motiverat att säkerställa att hyllan aldrig står tom.

Hur går vi vidare?

Hos RELEX har vi en omfattande erfarenhet av att planera effektiva processer för avvikelsehantering i komplexa miljöer. Med hjälp av våra flexibla och lättanvända verktyg kan vi göra avvikelsehanteringen smidigare.

Kontakta oss om avvikelsehanteringen i ditt företag behöver utvecklas: johanna.smaros@relexsolutions.com eller +358 40 543 1142. Ett möte på en timme räcker för att gå igenom situationen i ditt företag och för att definiera de första stegen!