Autor: Janne Kahila, Senior Solution Consultant; RELEX Solutions

El impacto del coronavirus ya se ha extendido mucho más allá del sector de la salud pública: caídas de los mercados bursátiles, anulaciones de reservas en el sector turístico, e individuos preparándose o habituándose a las grandes modificaciones en nuestras vidas cotidianas.

Uno de los desafíos más inmediatos para las cadenas de suministro es el reaprovisionamiento masivo que hacemos los consumidores dejando vacías las estanterías de los supermercados de todo el mundo. Lo estamos viendo en los clientes de alimentación de RELEX, en todos nuestros mercados, con grandes aumentos de la demanda en algunos productos, como desinfectante de manos. Pero también estamos trabajando estrechamente con nuestros clientes para compartir estrategias que minimicen el impacto negativo. Aquí compartimos nuestras recomendaciones:

Es importante tener en cuenta que no hay un sólo enfoque que vaya a funcionar para todas las empresas, así que es mejor considerar qué estrategias tienen más sentido para cada modelo específico de negocio, por ejemplo, los retailers de e-commerce o modelos omnicanal deberían prepararse para grandes incrementos de demanda en los canales online, ya que muchos compradores creen que las entregas en casa son una alternativa más segura que las compras en las tiendas donde hay más riesgos por entrar en contacto con otras personas.

En condiciones normales, siempre recomendamos los procesos automatizados en la cadena de suministro con intervención manual cuando el sistema activa alertas de excepción. Esta situación excepcional, es una de esas raras veces en las que recomendamos recurrir a los expertos en demanda para guiar el sistema hacia la toma decisiones de negocio óptimas, antes, durante y después el aumento de demanda.

Hacemos esta recomendación porque no hay ningún sistema, por muy avanzado que sea, que pueda automatizar los cálculos con precisión cuando no hay precedente histórico sobre el qué hacer un modelo de pronóstico. Lo que sí podemos automatizar es la ejecución del conocimiento y experiencia de los planificadores, ya sea cambiando los modelos de pronóstico o aplicando reglas de negocio para actualizar los límites del stock de seguridad.

Anticiparse al aumento de la demanda

Incluso si aún no se ha visto un aumento en las ventas, los planificadores deberían estar haciendo predicciones en base a información y corregir los pronósticos de aquellos productos que saben tendrán un aumento de ventas. Algunos de nuestros clientes han decidido centrar sus aumentos en artículos clave dentro de cada categoría, asegurando la disponibilidad a nivel categoría mientras se minimiza el riesgo de exceso de stock. Las categorías que hemos visto más afectadas son los alimentos no perecederos, productos de higiene y salud y productos de limpieza y desinfectantes. Aunque la verdad es que hemos observado un aumento significativo en todo el surtido de muchos supermercados.

Es probable que los planificadores de la demanda no tengan claro cómo se comportarán algunas categorías del surtido. Si no se está seguro de cómo se va a vender una determinada categoría, puede tener más sentido aumentar los niveles de stock de seguridad en vez de hacer una previsión que tenga en cuenta esa incertidumbre en la demanda.

Algunos nos han preguntado si los datos históricos de pandemias anteriores, como la gripe aviar o la gripe porcina, podrían servir como modelos para los cálculos automáticos. Nuestra opinión es que es demasiado arriesgado asumir que une gripe afectará a la cadena de suministro como las anteriores. Cada situación de salud pública de este tipo evoluciona de manera diferente, y el comportamiento del consumidor se ve aún más afectado por la influencia de las redes sociales y por las noticias. Si bien podemos buscar información de acontecimientos previos similares para ver qué categorías se verán afectadas, casos como el actual son extraordinarios y deben tratarse como tal.

Gestionar el Aumento de la Demanda

Una vez las tiendas empiezan a notar el aumento de la demanda, la monitorización continua se convierte en algo crítico. Los retailers predicen que el monitoreo reactivo podría durar semanas antes de que las operaciones se normalicen, por lo que los planificadores deberían instalarse en esta “nueva normalidad” durante un tiempo.

También hemos observado una intensa variación en el cambio de la demanda en nuestros diferentes mercados. En América del Norte estamos viendo un claro aumento de ventas, con picos de demanda iguales o incluso superiores que las ventas navideñas. Prevemos que las ventas en Norte América seguirán creciendo durante las próximas semanas, pero los clientes de mercados más afectados como Italia, España o Alemania ya están experimentando enormes picos a nivel categoría. Hemos visto doblar las ventas de productos en conserva, con incrementos aún mayores en algunas subcategorías. Debido a esta imprevisibilidad, cada retailer debe hacer un seguimiento preciso de cómo su demanda va cambiando en relación con sus predicciones para poder reaccionar y ajustar rápidamente.

Para identificar las áreas en las que tienen que ajustarse las predicciones, los planificadores deberían crear vistas de alertas en el sistema de planificación para resaltar las diferencias entre las previsiones y las ventas reales a corto plazo. Durante el período de incertidumbre de la demanda, los planificadores deberían ir revisando frecuentemente estas vistas y ajustar el pronóstico según sea necesario.

Volver a los pronósticos de referencia

En algún momento, el impacto de coronavirus, tanto en nuestras vidas como en la cadena de suministro, disminuirá; momento en el qué los retailers deberán volver rápidamente a los pronósticos de referencia. Marcar el período de demanda afectado por coronavirus como “evento” permite que el sistema de pronóstico elimine automáticamente el efecto de las ventas asociadas. Esto garantiza pronósticos más precisos para las semanas venideras y también evita la interpretación errónea de los datos del evento, como un incremento estacional el año siguiente.

Aquellos retailers que sobreestimen el aumento de la demanda tendrán grandes cantidades de exceso de inventario. Muchos tendrán que forzar asignaciones para repartir el exceso de stock de almacén entre las tiendas de forma óptima. En casos extremos, incluso puede tener sentido hacer campañas de descuentos para aliviar el exceso de capacidad en los centros de distribución y evitar pérdidas debido a las mermas por caducidad.

El papel de la Tecnología

No hay ninguna manera de automatizar con precisión los procesos para periodos de demanda excepcionales. En tiempos de incerteza, los retailers siempre tienen que tomar una decisión de negocio:  – que será peor, ¿el riesgo de quedarse sin stock, o el riesgo de tener un exceso de stock? Siempre decimos que la IA nunca podrá reemplazar a la experiencia, y esta verdad se ve claramente en tiempos de crisis de la cadena de suministro como ésta. Los retailers tienen que confiar en sus expertos para gestionar el ciclo de este evento – y con suerte, los planificadores tienen también herramientas a su disposición para ayudarles a tomar las decisiones correctas de la forma más rápida y efectiva que sea posible.

Los análisis granulares con una interfaz de usuario limpia ayudarán a los usuarios a analizar grandes cantidades de datos, ejecutar decisiones de negocio controladas, y examinar el impacto de estas decisiones para reajustes continuos durante este periodo de incertidumbre. Los planificadores necesitan tener visibilidad sobre las cifras de ventas en todas las categorías, incluyendo vistas de alertas flexibles y configurables que destaquen todas aquellas categorías que experimenten grandes aumentos de ventas.

Este nivel de granularidad es crítico ya que con que las previsiones se incrementen un 50% en todo el inventario, los niveles de stock causarán estragos. Se necesita comprender cómo se van a ver afectados los diferentes grupos de productos para identificar los aumentos y actuar consecuentemente.

Desafortunadamente, no existe una práctica o proceso que garantice la eliminación del riesgo durante la crisis del coronavirus. Sin embargo, los planificadores deben sopesar el riesgo de pérdida de ventas por la falta de stock frente el riesgo de tener sobre stock por un exceso en el pronóstico – y prepararse para abordar de forma proactiva todas las consecuencias con el apoyo de las soluciones tecnológicas.

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