Utmaningar med efterfrågeprognostisering: Hur balansera globala och lokala inköp för maximerad vinst

  Läs PDF-versionen

Författare: Mikko Kärkkäinen, Group CEO, D.Sc. (Tech.)

Det har aldrig tidigare varit så billigt att tillverka produkter som det är i dag. Å andra sidan lägger vi mer pengar på logistik än någonsin tidigare. Skälet är massimporten från lågkostnadsländer, i synnerhet från Sydostasien. Anskaffning från lågkostnadsländer sänker inköpspriset, men de långa och otillförlitliga leveranstiderna ökar både kostnaderna och riskerna i leveranskedjan. I värsta fall kan försenade leveranser eller oförutsedd efterfrågan leda till varubrist. Långa ledtider ökar också behovet av lagerbuffertar, vilket i sin tur pressar upp behovet av lagerutrymme.

I många handelsföretag pågår en intensiv debatt om för- och nackdelarna med anskaffning från lågkostnadsländer. Min uppfattning är att de här debatterna i många fall är ett slöseri med energi – att se situationen som ett val mellan billiga produkter med långa ledtider och dyrare produkter med kortare ledtider är att tänka onödigt snävt. Det bästa resultatet uppnås i många fall genom en effektiv kombination av bägge två!

Tillverkande företag har redan byggt upp den kunskap som krävs för att identifiera och hantera riskerna som anknyter till olika anskaffningskanaler. Nu är det dags för handelsföretagen att bli bättre på inköp!

I den här artikeln kommer jag att:

  • Beskriva de olika kostnaderna för anskaffning med lång respektive kort ledtid samt ge riktlinjer för hur man kan jämföra helhetskostnaderna för olika inköpskanaler
  • Presentera hur man genom att kombinera olika inköpskanaler kan uppnå ett bättre resultat och vilka krav detta arbetssätt ställer på inköpsprocessen

Kostnaderna för långa ledtider

Fördelen med anskaffning från lågkostnadsländer är det förmånliga inköpspriset. Ett inköpspris som ligger tiotals procent lägre än de europeiska leverantörernas priser kan i många fall vara avgörande för produktens lönsamhet. Prisskillnaden är i många fall enorm, även då de högre transportkostnaderna räknas in.
Långa och varierande ledtider ger dock upphov till betydande extrakostnader. Lagerbuffertarna binder kapital, pressar upp behovet av lagerutrymme och ökar risken för inkurans. Ju kortare produktens livscykel är och ju mera svårförutsägbar dess efterfrågan, desto större roll spelar dessa extrakostnader.
Min erfarenhet är att helhetskostnaden väldigt sällan beaktas då valet av inköpskanal tas, eller ens då produkternas lönsamhet bedöms i efterhand. Det är dock inte särskilt svårt att göra en indikativ uppskattning av totalkostnaden redan i förväg!

Exempel 1: Anskaffning med lång vs. kort ledtid

Som ett exempel tar vi en titt på en produkt vars inköpspris är 100 euro i Europa, med leveransen betald av leverantören, och 50 euro i Fjärran Östern, då köparen står för leveransen. Produkten är inte särskilt stor eller tung. Då varorna transporteras i fulla containers är det jämförbara inköpspriset från Fjärran Östern 67 euro, vilket ger en prisskillnad på 33 euro.

Det minsta inköpspartiet för produkten när den köps in från Fjärran Östern motsvarar sex månaders efterfrågan. Om produkten köps in från en europeisk leverantör, kan varorna köpas in med två veckors intervall i ekonomiska orderkvantiteter.

Låt oss anta att ett säkerhetslager på ungefär 40 % av produktens genomsnittliga försäljningskvantitet under inköpscykeln krävs för att säkra en bra tillgänglighet. När man tar hänsyn till kostnaderna för lagerutrymme, ränta på bundet kapital och risken för inkurans, uppgår den totala lagerkostnaden till 35 % av inköpspriset.

I denna situation och med de här priserna blir lagerkostnaderna för en produkt som köps in från Fjärran Öster tio gånger så höga som lagerkostnaderna för samma produkt då den köps in från Europa. Vid anskaffning från en europeisk leverantör är lageromsättningshastigheten strax över 25, medan motsvarande siffra vid anskaffning från Asien bara är 1,7. Icke desto mindre är totalkostnaderna för anskaffning från Fjärran Östern 20% lägre.

Om man enbart utgår från kostnaderna är det mer lönsamt att köpa in en produkt från Fjärran Östern så länge inköpspriset är minst 17% lägre än det pris som erbjuds av en europeisk leverantör. Om prisskillnaden är mindre än så, kommer det i slutändan att bli billigare att köpa från den europeiska leverantören.
Kostnadsberäkningarna presenteras i mera detalj i bilaga 1: ”Beräkningsmall”. Bilagan kan du utnyttja för att skapa en egen jämförelsemall i Excel.

SE-Utmaningar med prognostisering-WP-1

Bild 1: Frekvensen för inköp från lågkostnadsländer är låg, men inköpspartierna är stora. På grund av de långa ledtiderna blir även säkerhetslagret stort.

Anskaffning med långa ledtider inbegriper större risker, i synnerhet om man inte lyckas uppskatta efterfrågan rätt. Om efterfrågan är större än väntat eller leveransschemat spricker, kan produkterna sälja slut innan nästa leverans hinner fram, med missnöjda kunder och utebliven försäljning som resultat. Om produkten å andra sidan säljer sämre än planerat, kan de långa ledtiderna och stora inköpspartierna leda till ett överlager. Speciellt för artiklar med korta livscykler kan detta leda till att man tvingas slumpa ut överskottet till ett rabatterat pris eller till och med skriva ned lagret, vilket mycket snabbt äter upp produktens lönsamhet. I ett turbulent marknadsläge är riskerna med anskaffning från lågkostnadsländer extra stora. Om ett företag tar in varor i partier som motsvarar sex månaders efterfrågan och ytterligare håller ett normalt säkerhetslager, kan företaget i värsta fall ha 300 dagars lager inneliggande och på väg. Om försäljningen då sjunker drastiskt, kan lagret plötsligt motsvara flera års behov.

På grund av den osäkerhet som anskaffning från lågkostnadsländer med långa ledtider innebär, rekommenderar jag att företagen kombinerar inköpskanalerna för att dra nytta av både låga inköpspriser samt snabb reaktionsförmåga!

Förena det bästa av två världar: Utnyttja en kombination av både långa och korta ledtider

Att kombinera inköp från lågkostnadsländer med kompletterande inköp från närliggande leverantörer ger en högre tillförlitlighet i leveranserna, ökar flexibiliteten i leveranskedjan och minskar totalkostnaderna.
I den kombinerade modellen fungerar Fjärran Östern som primär inköpskanal för produkten. Man identifierar dock också en alternativ leverantör, med kortare ledtid.

Inköpsbehovet beräknas utifrån efterfrågeprognosen och anskaffningsfrekvensen från leverantören i Fjärran Östern. Den framtida varutillgängligheten estimeras utgående från en kontinuerligt uppdaterad prognos, det inneliggande lagret, inkommande samt utgående leveranser och övervakas hela tiden. Övervakningen underlättas betydligt om inköpsplaneringssystemet kan flagga upp potentiella tillgänglighetsproblem i förväg.

Ifall en risk för brist uppstår på grund av oförutsedd efterfrågan eller försenade leveranser, görs ett stödköp från den alternativa, närliggande leverantören. Inköpskvantiteten dimensioneras för att motsvara efterfrågan fram till att leveransen från Fjärran Östern anländer. Möjligheten att göra stödköp med kort ledtid innebär att man kan jobba med ett lägre säkerhetslager.

Bild 2: Då inköpssystemet proaktivt flaggar upp risk för brist, är det mycket enklare att kombinera inköpskanalerna på ett effektivt sätt för att uppnå en hög servicegrad mot kund utan överdimensionerade lager.

Exempel 2: Anskaffning där man utnyttjar en kombination av inköpskanaler

Låt oss anta att produkten i det föregående exemplet normalt köps in från Asien, men att det på grund av variation i efterfrågan eller ledtider då och då uppstår behov för stödköp motsvarande en volym om ungefär 10 % av produktens årliga volym. I det här fallet ger en kombination av inköpskanaler en högre servicegrad och 5 % lägre totalkostnader än enbart anskaffning från Asien.

Lageromsättningshastigheten fördubblas också från 1,7 till 3,7. Detta syns som bättre nyckeltal för logistiken samt ett minskat behov av lagerutrymme. Med en liten fördröjning kommer också andelen inkurant lager att minska, i och med att behovet av buffertlager reduceras betydligt. Den ekonomiska effekten är desto större ju svårare produkternas efterfrågan är att förutspå.

Om vi antar att kostnaderna för inköp och logistik utgör 65 % av företagets omsättning och att 50 % av varorna köps in från lågkostnadsländer, motsvarar en kostnadsinbesparing om 5 % för de här produkterna en helhetsinbesparing om 1,5 % av omsättningen – det vill säga ett 1,5 % bättre rörelseresultat för företaget!

Figure 3: In the two-supplier model, the bulk of the amount is purchased from the Far East, while the uncertainties caused by fluctuation in demand and in delivery times are managed through ordering of backup quantities from a nearby supplier when required.

Anskaffningsmodellen behöver inte vara den samma under produktens hela livscykel eller i alla situationer. Bland annat Zara har differentierat användningen av inköpskanaler i enlighet med produktens livscykel. Företaget köper in nya produkter främst från närbelägna leverantörer, eftersom de nya produkternas försäljningsvolymer är svåra att förutspå. Om en produkt börjar sälja bra, köps den in i större kvantiteter från leverantörer med lägre kostnader. Leverantörer med kortare leveranstid används återigen i slutet av produktens livscykel, för att minimera risken för överskottslager. Tyvärr kan det för många nordiska företag vara svårt att skapa en motsvarande dynamisk anskaffningsmodell, i och med att totalvolymerna ofta ligger ganska långt ifrån Zaras.

Effektiv kombination av inköpskanaler ställer krav på inköpsprocessen

Principen för hur man utnyttjar en kombination av inköpskanaler är i sig tydlig och relativt enkel, men implementering i stor skala är något av en utmaning. Med systematiskt och målinriktat arbete kan man ändå uppnå väldigt goda resultat, med en effekt som syns direkt på den nedersta raden!

Den största praktiska utmaningen är den ökade arbetsbelastningen inom inköp som identifiering av alternativa leverantörer och underhåll av grunddata för dessa medför. En ytterligare utmaning är att de slutliga inköpsvolymerna är osäkra då man förhandlar med leverantörerna – förutom den faktiska försäljningsvolymen som uppnås kommer volymerna att påverkas av den primära inköpskanalens tillförlitlighet. Därför är det i allmänhet naturligt att välja olika grossistföretag som sekundära leverantörer.

När antalet produkter är stort, blir det också nödvändigt att inköpssystemet stöder utnyttjandet av en kombination av primära och sekundära inköpskanaler. Alla handelsföretag utnyttjar säkerligen alternativa leverantörer för stödköp redan idag, men i många fall är detta någonting som sker ad hoc, då varubrist redan uppstått. Målet är dock att identifiera risken för varubrist redan i förväg och skapa en strukturerad process för hur man hanterar situationen och systematiskt utnyttjar möjligheterna till stödköp. Om inköpssystemet stöder processen, blir arbetsbelastningen klart mindre och implementeringen mycket smidigare.

Arbeta gradvis och ta din tid

När man börjar arbeta med en kombination av inköpskanaler, bör genomförandet ske gradvis. Jag rekommenderar att man börjar med ett urval nyckelprodukter – de som utgör kärnan i sortimentet och har betydande försäljningsvolymer. Dessa är de produkter för vilka det är allra viktigast att bygga upp alternativa inköpskanaler, för att minimera riskerna och för att garantera en hög servicegrad mot kund. Nästan alla industriföretag har säkerställt tillgången av sina viktigaste komponenter genom att utnyttja flera olika leverantörer. I det här avseendet ligger företagen inom handelsbranschen fortfarande långt efter.

Först när tillgängligheten för nyckelprodukterna har säkerställts, är det dags att börja optimera kostnaderna. För att pressa kostnaderna, bör man börja med de produkter vars försäljning är betydande och svår att förutse och som har en kort livscykel. Ju större oförutsägbarheten och försäljningsvolymerna är, desto större blir effekten.

Bilaga 1: Beräkningsmall

I denna bilaga presenterar jag beräkningarna bakom exemplen i mera detalj. Siffrorna utgör exempel och bygger på allmänna antaganden som ofta används inom logistikteorin. De håller aldrig fullt ut i praktiken, men ger ett bra riktgivande resultat.

beräkningsmall

  • För enkelhets skull, har jag satt den årliga efterfrågan till 1 000 stycken. Den relativa skillnaden mellan de olika inköpskanalerna förblir densamma även om efterfrågan skulle vara betydligt högre eller lägre.
  • Säkerhetslagret finns till för att gardera mot variation i efterfrågan – prognoserna stämmer aldrig fullt ut. Säkerhetslagret dimensioneras enligt variationen i efterfrågan under den period som består av leveranstiden och beställningsintervallet.
  • I kombinationsmodellen behöver säkerhetslagret endast täcka variationen i efterfrågan under ledtiden och beställningsintervallet från den närbelägna leverantören, även om större delen av varorna köps från leverantören i Asien.
  • De genomsnittliga lagernivåerna (i stycken) har beräknats genom att multiplicera lagrets täcktid (i dagar) med den estimerade dagliga efterfrågan (1 000 ÷ 360). Värdet i euro har beräknats utifrån det genomsnittliga inköpspriset.
  • Omloppslagret är den del av totallagret som krävs för att man ska kunna möta den prognostiserade efterfrågan. Omloppslagrets storlek är avhängigt av inköpspartiets storlek – i genomsnitt ligger halva inköpspartiet inne, utöver säkerhetslagret.

Mikko Kärkkäinen

Group CEO, D.Sc. (Tech.)


Phone+44 7802 658 237

Är du intresserad av våra kundcase?

Se hur vi hjälpt våra kunder i praktiken.



Läs våra kundcase