Escoger un sistema de planificación para la cadena de suministro no es tarea fácil. Si vas a transformar la planificación de tu cadena de suministro, la primera decisión que deberás tomar es si desarrollar un sistema interno propio o si adquirir la solución de un proveedor. Transformar la planificación de la cadena de suministro requiere un equipo altamente capacitado y con un gran conocimiento. Muchas compañías tienen equipos capaces de implementar un sistema y adaptarlo a las necesidades cambiantes del negocio. En cualquier caso, se requiere una gran cantidad de recursos para mantener un equipo de especialistas que desarrolle e implemente modelos de previsión y reabastecimiento. Hace falta tener un caso de negocio sólido para justificar que este esfuerzo beneficiará a la compañía. Empieza haciéndote la pregunta más importante de todas: ¿Puede su sistema interno actual gestionar tu negocio en expansión y las necesidades de la cadena de suministro? O, ¿se puede actualizar el sistema de manera razonable para hacerlo? Si la respuesta es no, se debería considerar la posibilidad de reemplazar el sistema existente por una solución más potente y ágil, compatible con la futura expansión.
Tengamos en cuenta lo siguiente:
Medir los Riesgos y los Costes
Mantener o actualizar un sistema existente es una opción atractiva ya que ofrece familiaridad y un control total. Sin embargo, el riesgo puede ser mayor con una solución propia que con la de un proveedor de sistemas externo. Esto se debe a que el producto externo se desarrolla mucho antes de que se implemente, lo que ofrece la ventaja de tener una vista previa de la solución en un entorno comparable, y reduce la imprevisibilidad. Además, los fondos económicos destinados a un proyecto interno pueden ser difíciles de mantener si, a medida que el proyecto avanza, el rendimiento no es el óptimo. El moderno modelo “SaaS” , proporciona flexibilidad y menos riesgo. Cualquier buen proveedor permitirá que sus clientes puedan darse de baja con un preaviso de 1 a 3 meses.
Hacer Listas de Preguntas
Cada vez que evalúe sistemas de terceros, prepare una lista de preguntas para hacérselas a los diferentes proveedores. Un buen punto de partida es:
- ¿Lo que estamos buscando, es algo que ya se ha implementado con éxito anteriormente?
- ¿Estaban estas empresas enfrentándose a problemas similares?
Si el proveedor responde afirmativamente, ya sea en parte o en su totalidad, significa que va bien encaminado para dar resolución de los retos de tu cadena de suministro. Una tercera pregunta importante sería ¿hasta qué punto se pueden realizar cambios en el sistema sin tener que depender del proveedor? La actualización de los sistemas para adaptarse a un panorama en constante evolución implica unos recursos considerables. Si se depende del proveedor para operar y/o adaptar el sistema, se corre el riesgo de incurrir en unos costes adicionales sustanciales. Finalmente, durante el proceso RFP, solicite siempre a los potenciales proveedores lo más parecido a una prueba piloto. Esta es la única manera de medir con precisión el valor de una solución en la práctica.
Atender a la Otra Parte
También es importante prestar atención a las preguntas que te hace el proveedor: ¿Trata realmente de entender tu situación particular, se pone en tu lugar? O ¿reproduce maquinalmente las reglas de oro de “siga estos cinco pasos simples y todo irá bien”? Si la solución propuesta para un reto importante suena demasiado buena para ser cierta, es probable que sea demasiado buena para ser cierta. Durante el proceso, es importante hacerse preguntas a uno mismo. Una pregunta importante para hacerse, tanto al vendedor potencial como internamente, dentro de nuestra empresa, es ¿esto será un proyecto de IT de actualización de sistema o se trata también de una optimización de procesos? Si la respuesta es la última, debes asegurarte de que el proveedor tiene experiencia en este campo y de que está totalmente comprometido y actúa de forma proactiva.
Buscar Puntos en Común
Busca siempre proveedores de sistemas que ya hayan ayudado a otras empresas como la tuya, con desafíos parecidos a los tuyos. Busca tantos puntos en común como sea necesario con los usuarios existentes de un sistema y luego pide hablar o reunirte con esos clientes. Un proveedor que tiene confianza en su tecnología y se siente satisfecho y confiado de la relación con sus clientes no actuará como un guardián, si no que con mucho gusto hará las presentaciones y te dejará hablar.
Escoger Flexibilidad y Adaptabilidad
Satisface todas tus inquietudes sobre la flexibilidad y la adaptabilidad de un sistema antes de escoger proveedor, ¿confías en que el software cubre todas las necesidades actuales? ¿será escalable a las necesidades de dentro de un año, o dos, o cinco?
¡Pregunta trampa! No se pueden predecir hoy cuáles serán las necesidades futuras. En cualquier caso, las mejores soluciones son aquellas lo suficientemente flexibles como para ser configuradas para cada uno de los retos que vaya surgiendo. Después de seguir todos estos pasos y evaluar las especificaciones técnicas, solo queda un elemento por considerar: las personas con las que vas a trabajar. Debería haber siempre un grado de tensión creativa amigable entre proveedor y cliente. Nadie se beneficia si un proveedor deja hacer al cliente aún sabiendo que no se está haciendo de la mejor manera, ni si un cliente se siente obligado a acatar al 100% las recomendaciones del proveedor. No basta con conformarse con menos: un diálogo continuo en el que ambas partes discuten y argumentan con respeto, juntas terminan encontrando la mejor solución posible.
— Hemos escrito una guía que le llevará a través del proceso de escoger e implementar el sistema de planificación de la cadena de suministro correcto. Encontrará todo lo que necesite saber sobre la transformación de la cadena de suministro aquí (disponible solo en inglés): Supply Chain Transformation: The Complete Guide.
Tuomo Pesonen
COO
+358 44 088 8924
Tuomo se unió a RELEX en 2010 y desde entonces ha liderado más de una docena de proyectos de implantación diferentes, llevando los procesos de previsión y reabastecimiento de nuestros clientes a un nuevo nivel. Como COO y CEO Adjunto, Tuomo es responsable de los clientes existentes de RELEX en todos los mercados.
