Stockmann ist Finnlands führende Kaufhauskette und nutzt seit 2011 die RELEX-Lösung für Prognosen und Disposition. Wie die meisten anderen Einzelhändler ringt auch Stockmann mit den schnellen Veränderungen, die die Branche erschüttern. Deshalb entschied sich das Unternehmen 2018 dazu, die Zusammenarbeit mit RELEX auszudehnen und die absatzprognosebasierte Software für Workforce-Management des finnischen Anbieters zu implementieren.
Personalkosten sind einer der größten Kostentreiber im Einzelhandel. Mit dem richtigen System und intelligenten Algorithmen optimieren Händler jedoch die Dienstpläne für jede Abteilung – basierend auf dem Kundenaufkommen pro Filiale zu jeder Tageszeit sowie den Produkten, die die Kunden wahrscheinlich kaufen. Durch Nutzen von Kundenfrequenz und Verkaufsprognosen wird die Mitarbeiterzahl akkurat an das tatsächliche Arbeitsaufkommen angepasst: Dadurch sparen Händler überschüssige Personalkosten ein und verbessern gleichzeitig den Kundenservice sowie die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter.
In unserer Rubrik „Kunden erzählen“ erörtern Suvi Ragnell, Stockmanns Head of HR Services and Digitalization, und Tiina Siurua, Teamleiterin der Dienstplanung bei Stockmann, die sich verändernde Dynamik im Workforce-Management des Einzelhandels und wie ihnen die Umstellung von manueller auf optimierte Workforce-Planung gelingt.
Von manueller Schichtplanung zu optimiertem Workforce-Management
Vor der Einführung der RELEX-Lösung für optimiertes Workforce-Management waren unsere Dienstpläne recht starr. Auch das Workforce-Management basierte auf einem klar strukturierten Ansatz: Es gab Früh-, Tages- und Spätschichten. Dabei fehlte jedoch das Verständnis dafür, welche Kriterien diese Schichten bestimmen sollten, ob sie gut organisiert waren oder sogar, ob sie überhaupt notwendig waren.
Bei Stockmann sind die Dienstplaner für den gesamten Workforce-Management-Prozess verantwortlich: Von der Planung der Schichten bis zur Erstellung von stündlichen Budgets und den Unterlagen für die Lohnabrechnung. Das Workforce-Management war stark abhängig von der (größtenteils manuellen) Arbeit und den Vermutungen der Planer.
Angesichts der beachtlichen Datenmengen, die Unternehmen heute über Mitarbeiter und Geschäftsbetrieb sammeln, ist eine manuelle Herangehensweise nicht länger sinnvoll. Mit der neuen Software für optimiertes Workforce-Management wollen wir all diese kombinierten, komplexen Daten für unsere Entscheidungsfindung nutzen.
Wir wollen alle Daten, die das Workforce-Management beeinflussen, an einem Ort nutzen können. Diese Datentransparenz erlaubt uns, informierte Entscheidungen zu jeder anstehenden Aufgabe zu treffen, einschließlich des optimalen Timings und der Erkenntnis, wann und wo diese von wem ausgeführt werden sollte. Diese wichtigen Entscheidungen und Arbeiten sollten nicht einfach von der Person übernommen werden, die zufällig gerade verfügbar ist, sondern von der Person, die am besten für sie geeignet ist. Mit diesem Ansatz können wir Arbeitsschichten basierend auf den Absatzprognosen mit einer Detailgenauigkeit von 15 Minuten optimieren.
Gleichzeitig erhalten wir bessere Sichtbarkeit über den gesamten Bilanzzeitraum – für gewöhnlich sind das 17 bis 18 Wochen – sodass wir uns besser auf künftige Änderungen beim Personalbedarf oder der Kapazität vorbereiten können. Wenn zum Beispiel befristete Arbeitsverträge in den kommenden Wochen auslaufen, sehen wir das frühzeitig und können sie verlängern oder proaktiv neue Mitarbeiter anwerben.
Machtverschiebung von Arbeitgebern zu Arbeitnehmern
Vor zehn Jahren hatten Angestellte noch wenig Spielraum, um von ihren Arbeitgebern Bedingungen einzufordern. Wahrscheinlich nahmen sie einfach die Schichten an, die ihnen zugeteilt wurden, und planten ihr Leben darum herum. Diese Dynamik hat sich jedoch komplett geändert. Heute können Mitarbeiter ihren Arbeitgebern größere Einschränkungen bezüglich ihrer Verfügbarkeit auferlegen – das verkompliziert die Dienstplanung weiter.
Um eine positive Arbeitserfahrung für die Mitarbeiter zu schaffen, ist Flexibilität das A und O. Die Einflussnahme auf die Gestaltung der eigenen Arbeitsschichten trägt viel zur Verbesserung der Work-Life-Balance bei. Daher versuchen wir kontinuierlich, die Präferenzen unserer Mitarbeiter mit den Geschäftsanforderungen abzustimmen – dabei wollen wir beide Belange auf die bestmögliche Art kombinieren. Im Moment gewähren wir pro Woche zwei „Wünsche“ und sind stolz darauf, dass es uns bisher gelungen ist, diesen Wünschen bestmöglich entgegenzukommen.
Die Schichten sind jedoch nicht der einzige Punkt, bei dem es den Angestellten um Flexibilität geht. Unsere Mitarbeiter wünschten sich auch, ihre Schichten von überall aus leicht einsehen zu können. Schließlich geht niemand gerne in seiner Freizeit in die Filiale, um nachzusehen, für welche Schichten er eingeteilt ist. Mit dem neuen, modernen System können unsere Mitarbeiter ihre Schichten von unterwegs einsehen und so ihre arbeitsfreie Zeit bestmöglich nutzen.
Die Umstellung meistern
Egal ob es sich um eine kleinere oder größere Veränderung handelt – ändert man die Art, wie Menschen arbeiten, kommt es immer zu Herausforderungen. Dabei geht es meist gar nicht um das System bzw. die Technologie selbst, sondern mehr um den kulturellen Arbeitswandel.
Unsere Mitarbeiter waren aus der Vergangenheit ein sehr strukturiertes Schichtmuster gewohnt. Da wir die Dienstpläne nun auf Basis der prognostizierten Nachfrage optimieren, entstanden Startschwierigkeiten, weil das gewohnte Muster gestört wurde. So waren beispielsweise Mitarbeiter, die zuvor jeden Tag 7,5 Stunden arbeiteten, überrascht, weil die Schichten jetzt in Länge und Tageszeit variieren.
Es war daher von entscheidender Bedeutung, dass wir mit unseren Mitarbeitern in Dialog traten und die Gründe hinter den Änderungen erklärten. Wer Einsicht in das „Warum“ hinter den Neuerungen hat, nimmt diese bereitwilliger an. Wir haben unsere Mitarbeiter um Verständnis dafür gebeten, dass die Schichten nicht mehr so einheitlich strukturiert sind, wie sie es einst gewohnt waren, weil der Einzelhandel infolge des veränderten Verbraucherverhaltens massiven Umbrüchen unterworfen ist.
Eine weitere Fragestellung, die sich aus den neuen, weniger starren Schichtstrukturen ergibt, ist die der Fairness. Arbeitsschichten können sehr unterschiedlich sein und die Mitarbeiter achten sehr auf Gleichbehandlung. Wie „wünschenswert“ bestimmte Arbeitszeiten sind, kann äußerst subjektiv wahrgenommen werden. Deshalb ermutigen wir alle Mitarbeiter, sich intensiv damit auseinanderzusetzen, wie trotz der Anforderungen eines modernen Workforce-Managements faire und gleichverteilte Schichten zustande kommen.
Trotz dieser Herausforderungen ist unser neues System sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unser Unternehmen von großem Wert. Wir treffen schnellere und bessere Entscheidungen auf Grundlage unserer tatsächlichen Bedarfe und die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter ist durch mehr Flexibilität und Transparenz bei der Schichtplanung gestiegen. Als Unternehmen sind wir jetzt viel besser für die neuen Anforderungen, denen sich unsere Branche stellen muss, gewappnet.
