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Caso Coop Värmland
La Previsión De La Demanda Para Optimizar La Planificación Del Personal

Para la mayoría de las compañías de retail, el personal es el mayor coste de sus operaciones.  Por eso es muy significativo, que el retailer de alimentación sueco Coop Värmland se haya ahorrado un notable 6-8% en costes de personal con el uso de la solución de optimización de Workforce de RELEX en sus tiendas. Además, al asegurarse que tienen el personal programado cuando es necesario, han visto mejoras tanto en el compromiso de los empleados como en la estética de la tienda, con estanterías completamente surtidas y pasillos más ordenados.

Introducción

En 2015, Coop Värmland implementó la solución de Previsión y Reabastecimiento de RELEX con excelentes resultados, como una mejor disponibilidad en las estanterías, un mayor grado de automatización y una reducción de las mermas.

En 2018, se propusieron mejorar sus procesos de gestión del personal e inicialmente se pusieron a buscar un sistema sencillo para manejar las jornadas y la asistencia laboral, y poder publicar los turnos. La empresa enseguida se dio cuenta de las ventajas de utilizar los datos de su cadena de suministro para optimizar los turnos de trabajo en sus tiendas, con lo que decidieron implementar las soluciones de RELEX.

La nueva solución de Workforce está construida sobre la solución de Previsión y Reabastecimiento de RELEX, y usa los datos que ya se estaban generando, como pronósticos de ventas y entregas. Coop Värmland vio la oportunidad de generar los beneficios de la eficiencia que ya habían visto con la transformación de las operaciones de su cadena de suministro, pero ahora en la planificación de su plantilla.

“Usando la precisión de la demanda que ya tenemos de RELEX, podemos adaptar mejor los turnos laborales planificados con la carga de trabajo.”

THOMAS BERGLUND, CIO, COOP VÄRMLAND

El uso de la previsión de la demanda para una planificación del personal eficiente

Anteriormente, eran los responsables de tienda los que programaban las jornadas laborales de sus empleados.  Los procesos de planificación variaban de tienda en tienda, con cada responsable de tienda desarrollando su propio método para completar las tareas. Debido a que la planificación consumía bastante tiempo, los horarios se copiaban de forma rutinaria de un año a otro.

La introducción de la optimización, en cualquier caso, ha traído mejoras significativas. Como Coop Värmland ya estaba usando el sistema de Previsión y Reabastecimiento de RELEX, ahora, además, puede planificar con precisión y estar preparado para cuando llegan los suministros, así como predecir la afluencia de clientes y los picos de ventas durante todo el día, para cada tienda, para cada día del año.

Estos datos de la cadena de suministro son usados por la herramienta de optimización del Workforce de RELEX para mejorar la planificación del horario y que el personal esté disponible cuando sea necesario. El sistema tiene en cuenta la valiosa información de los gerentes de recursos humanos y de las tiendas sobre las habilidades de los empleados en cada una de las diferentes áreas operativas – por ejemplo, si un empleado tiene experiencia en mostrador o en caja. Finalmente, la solución tiene en consideración los requisitos legales del trabajador, los convenios colectivos y los contratos de los empleados, asegurando que los turnos planificados automáticamente cumplan con sus términos.

Turnos de trabajo que se adaptan mejor a la carga de trabajo

Los gerentes pueden revisar los turnos de forma más sencilla, hacer correcciones y anotar los horarios y la asistencia, incluidas las bajas por enfermedad o las vacaciones. La solución interpreta de forma automática todos los turnos para las nóminas, ahorrando tiempo.

“Usando la precisión de la demanda que ya tenemos de RELEX, podemos adaptar mejor los turnos laborales planificados con la carga de trabajo actual, lo que nos hace más eficientes, nos hace ahorrar dinero, y hace que el proceso de planificación del personal sea mucho más transparente que antes”, dice Thomas Berglund, CIO de Coop Värmland.

La reacción inicial al sistema de gerentes, empleados y sindicatos ha sido muy entusiasta.

“En el pasado, los derechos en el lugar de trabajo corrían riesgo de perderse debido a la complejidad de la planificación de turnos”, dice Kent Jansson, Union Representative en Coop Värmland. “Tener un sistema que tiene en cuenta los acuerdos y la legislación laboral de forma automática y que ofrece más flexibilidad al personal, es un gran paso adelante. Todo el mundo gana”.

Los empleados también disfrutan de un mayor grado de flexibilidad en las horas de trabajo porque el sistema puede ejecutar procesos de planificación complejos que se adaptan a los deseos y necesidades individuales de la plantilla; lo que antes era un quebradero de cabeza para los ocupados gerentes de tiendas, ahora es un cálculo simple para el software de RELEX. El personal también ha visto como una gran ventaja el poder ver sus horarios en sus dispositivos móviles.

“Tener un sistema que tiene en cuenta los acuerdos y la legislación laboral de forma automática y que ofrece más flexibilidad al personal, es un gran paso adelante. Todo el mundo gana.”

Kent Jansson, Union Representative, Coop Värmland

Primeros Resultados

Los resultados iniciales del proyecto son muy positivos. No solo cayeron los costes de personal en un 6-8%, la solución también ha aligerado considerablemente la carga de trabajo de los responsables de tienda. En segundos, RELEX completa la planificación que antes costaba horas de trabajo. Ahora, los responsables de tienda solo necesitan hacer pequeños ajustes a medida que se necesitan, ahorrando un tiempo muy valioso.

“Los turnos optimizados se ven realmente bien, y el proceso de planificación es rápido, al vincular la planificación de los turnos a la previsión de la demanda y al calendario de entregas, es mucho más fácil garantizar que tengamos la cantidad de personas disponibles para las tareas que se tienen que realizar”, dice Jonas Helgman, gerente de tienda en Coop Värmland. “Así, cuando llegan los pedidos, los productos se colocan en las estanterías inmediatamente y no hay pallets semi vacíos esperando a ser colocados, no solo las estanterías se ven mejor, también la tienda – y los clientes lo notan y lo agradecen”.

Thomas Berglund, CIO en Coop Värmland, dice “En el entorno de retail actual, la supervivencia a menudo significa aprovechar cada pequeño aporte de eficiencia. Coop Värmland y RELEX han trabajado juntos de forma muy estrecha para garantizar que lideremos esta carrera, y los resultados son un ahorro en los costes, una mejor organización en las tiendas y una mejor experiencia para el cliente”.

Resultados

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6-8 % reducción costes de personal

Coop Värmland ya disponía de la solución de previsión de la demanda de RELEX y con ella, ha podido combinar mejor los turnos de trabajo con la carga de trabajo real.

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Menos carga de trabajo para los responsables de tienda

RELEX completa en segundos las tareas de planificación a las que antes los responsables de las tiendas tenían que dedicar muchas horas de trabajo.

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Mejor estética de tienda con estanterías completamente surtidas y pasillos ordenados

Cuando llegan los pedidos, los productos se reponen directamente en las estanterías, sin tener pallets medio vacíos esperando a ser colocados.

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Mejora del compromiso de los empleados

El sistema puede ejecutar procesos de planificación complejos que se adaptan a los deseos y necesidades individuales de los empleados. El personal también ve como una gran ventaja poder ver sus horarios y turnos de trabajo en sus propios dispositivos.