El Reto: Mejora del Control de Inventario y la Planificación del Surtido
Para conseguir el objetivo de convertirse en el mejor jugador de un sector tan competitivo, la cadena de tiendas de conveniencia internacional Circle K llevó a cabo una revisión integral interna para identificar las áreas donde poder hacer cambios impactantes. Con este estudio, la empresa descubrió oportunidades de mejora en sus procesos de pedidos de compras. Además, aunque Cirkle K tenía establecida una buena base de la planificación de planogramas, se dieron cuenta de que ocasionalmente se perdían las introducciones de productos y había una necesidad de aumentar el cumplimiento de los planogramas.
Para gestionar estas preocupaciones, la empresa buscó una solución de previsión y reabastecimiento que pudiera implementarse en sus divisiones de Escandinavia, Europa central y Europa del este.
Circle K necesitaba un proveedor que:
- Entendiera su negocio a fondo
- Ofreciera una plataforma basada en la nube, rentable y escalable
- Entregara una solución que fuera fácil de usar y de implementar
La empresa estableció 3 indicadores como objetivos:
- Aumentar la disponibilidad un 2% como mínimo
- Aumentar el cumplimiento de surtido un 2% como mínimo
- Reducir el inventario de tabaco un mínimo del 10%
La Solución – RELEX para el Reabastecimiento
En 2016, Circle K eligió a RELEX como proveedor para la previsión de la demanda y el reabastecimiento automatizado. Se escogió RELEX por la capacidad que tiene en la implementación rápida de soluciones con un equipo reducido. Mientras que otras empresas necesitaban hasta 10 consultores y un año o más para completar el proyecto de implementación, RELEX era capaz de cumplir con la implantación completa en tan sólo 4 meses y tres consultores.
Además, Circle K quería aprovechar la capacidad de RELEX para hacer seguimiento de las transacciones diarias de entregas, ventas e inventario, generando cálculos precisos que mejoraran la visibilidad sobre los surtidos, el calendario de entregas y el stock promocional de productos nuevos. La empresa también apreció los ajustes automáticos de RELEX para el stock de seguridad y el stock de presentación de nuevos productos, una funcionalidad fundamental para gestionar los inventarios de alta rotación de las tiendas de conveniencia.
Los resultados conseguidos en la prueba piloto inicial que se desarrolló en 13 tiendas de Noruega fueron lo suficientemente buenos como para que Circle K se decidiera a implementar la solución en todas sus tiendas y almacenes de Noruega, Suecia y Dinamarca. La solución cubre todos los productos vendidos por Circle K pero específicamente destaca la categoría más rentable y más complicada para Circle K: puros y cigarrillos.
Los Resultados: mejora de la disponibilidad y de la rotación de inventario
El proyecto fue un éxito, generando resultados sólidos en todas las categorías. Los indicadores iniciales de Circle K, aumento de la disponibilidad y cumplimiento de surtido en un 2% y la reducción de inventario de tabaco en un 10% como mínimo, se superaron significativamente en todas las métricas.
Concretamente, Circle K quería mejorar el reabastecimiento para su categoría de puros – productos de alto valor que ocupan un espacio esencial en las estanterías y tienen riesgo de caducidad. Un reto clave relacionado con el tabaco era aumentar simultáneamente la disponibilidad y la rotación de inventario, evitando las roturas de stock sin incrementar el stock, para mejorar el margen de la categoría. Los pronósticos más precisos y granulares de RELEX, permitieron a Circle K hacer menos pedidos a los proveedores de tabaco a la vez que las ventas mejoraban drásticamente. En Noruega, después de la completa implantación, los resultados fueron incluso mejores que los de todas las categorías en la prueba piloto.
Próximos pasos: unificación de los procesos operativos
Debido al éxito de la prueba piloto de la cadena de suministro y la implantación, Circle K amplió su relación con RELEX para incluir la optimización de la planificación de espacios. Con la solución unificada de RELEX, Circle K pudo generar automáticamente planogramas locales basados en pronósticos que podían compartirse fácilmente con el personal de tienda. Además, como la ejecución de planogramas de RELEX está unificada con la aplicación de reabastecimiento, Circle K podía introducir y quitar de la lista productos de forma más efectiva y precisa, con todos los cambios reflejados en los datos de la cadena de suministro en tiempo real.
La planificación de espacios de RELEX se implementó en todas las tiendas de Circle K de Noruega a principios de 2018 con un despliegue adicional en las tiendas de Suecia y Dinamarca y una expansión a Lituania en 2020. La implementación generó una mejora considerable de la disponibilidad, superando las expectativas iniciales, así como mejoras futuras en la precisión del surtido y su cumplimiento. Además, la introducción de planogramas automatizados basados en pronósticos hizo que se ahorrara mucho tiempo en el trabajo que previamente se hacía de manera manual y redujo inconsistencias y errores.
Circle K también aprovecha la aplicación móvil de RELEX, tanto centralmente como en las tiendas. La aplicación de móvil escalable permite que los empleados de tienda y planificadores centrales colaboren en una única plataforma, a la que se puede acceder desde cualquier teléfono móvil, tableta u ordenador. Actualmente, las tiendas Circle K usan esta aplicación para acceder y ver los planogramas al mismo tiempo que les ofrece información a los responsables de tienda sobre los datos de la cadena de suministro y acceso a importantes parámetros de reabastecimiento. La aplicación también ofrece información sobre KPIs, fechas límite e información de productos.
“El conjunto unificado de servicios de gestión de tienda, inventario y espacios que ofrece RELEX cumplió con nuestras necesidades a la perfección”, dice Ole Christian Remen, Head of Supply Chain Europe, Convenience en Circle K. “Desde la prueba piloto inicial a la implementación de la planificación de espacios hemos estado viendo resultados consistentes que mejoran las operaciones de tienda y tienen un impacto positivo en nuestros resultados”.
Ole Christian sigue diciendo “esperamos continuar esta relación con RELEX, sus equipos nos han ayudado a resolver algunos de los temas que más nos presionaban y la solución unificada automatizada ha liberado recursos, lo que nos permite focalizarnos en entregar a nuestros clientes la mejor experiencia en tienda”.