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Case Coop Värmland
Optimiertes Workforce-Management durch Absatzprognosen

Im Einzelhandel ist das Personal meist der größte Kostenpunkt. Somit ist die Einsparung der Personalkosten um sechs bis acht Prozent durch RELEX’ Workforce-Management-Lösung für die schwedische LEH-Genossenschaft Coop Värmland signifikant. Deren Filialen profitieren von weiteren Vorteilen der Software: Mitarbeiter werden nach Bedarf eingeteilt – mehr bei hohem Arbeitsaufwand und weniger in Zeitfenstern mit geringer Arbeitslast. Das führt zu motivierteren Mitarbeitern und, dank gefüllter Regale und ordentlicher Gänge, optisch ansprechenderen Filialen.

Einführung

Coop Värmland implementierte 2015 die Prognose- und Dispositionslösung von RELEX: Exzellente Resultate wurden unter anderem in Form von höherer Regalverfügbarkeit, mehr Automatisierung und weniger Verderb erreicht.

2018 entschied Coop Värmland, seine Personalplanung zu optimieren. Eigentlich suchte das Unternehmen nur ein simples System zur Personalzeiterfassung und Veröffentlichung von Schichtplänen. Der Händler erkannte jedoch, welche Vorteile das Nutzen eigener Supply-Chain-Daten zur Schichtoptimierung in den Filialen bringen würde und entschied sich, RELEX’ Lösung für Workforce-Management zu implementieren.

Die Software baut auf der bestehenden RELEX Prognose- und Dispositionslösung auf und nutzt Daten, die diese bereits für Coop Värmland generiert – beispielsweise Verkaufs- und Lieferprognosen. Das Unternehmen ergriff die Gelegenheit, die in der Supply-Chain-Optimierung erzielten Effizienzzuwächse auf das Workforce-Management auszudehnen.

“Durch die Nutzung der Absatzprognosen, die wir bereits von RELEX erhalten, können wir die geplanten Schichten besser an das reale Arbeitsaufkommen anpassen.”

THOMAS BERGLUND, CIO, COOP VÄRMLAND

Absatzprognosen machen die Workforce-Planung effizient

Die Schichtplanung war vor der Einführung von RELEX’ Workforce-Management-Lösung Sache der Filialleiter. Die Prozesse variierten von Filiale zu Filiale, da jeder Filialleiter seine eigene Methode entwickelte. Aufgrund der Zeitintensität der Planung wurden Dienstpläne routinemäßig von einem Jahr ins nächste übernommen.

Die neue Software liefert signifikante Verbesserungen. Da Coop Värmland bereits RELEX’ Prognose- und Dispositionslösung verwendet, ist es nun möglich, eingehende Lieferungen präzise zu managen, und zu prognostizieren, wann es im Tagesverlauf zu hohem Kundenaufkommen und Absatzspitzen kommt – für jede Filiale und jeden Tag des Jahres.

RELEX’ Workforce-Management-Software nutzt diese Supply-Chain-Daten für die Schichtplanung: So sind Mitarbeiter dann verfügbar, wenn sie gebraucht werden. Auch das wertvolle Wissen von Personalern und Filialleitern hinsichtlich Mitarbeiterkompetenzen in den verschiedenen Arbeitsbereichen wird berücksichtigt: etwa, ob ein Angestellter Erfahrung an der Feinkosttheke oder im Kassenbereich hat. Zu guter Letzt bezieht das System gesetzliche und tarifliche Bestimmungen sowie die jeweiligen Arbeitsverträge ein. So ist automatisch garantiert, dass die geplanten Schichten alle Anforderungen erfüllen.

Auf den Workload abgestimmte Schichten

Filialleiter können Schichten einfacher prüfen und abändern und Arbeitszeiten inklusive Krankheits- oder Urlaubstage erfassen. Die Lösung wertet alle Schichten automatisch für die Gehaltsabrechnung aus und spart so erneut Zeit.

„Durch die Nutzung der Absatzprognosen, die wir bereits von RELEX erhalten, können wir die geplanten Schichten besser an das reale Arbeitsaufkommen anpassen. Das ist effizient, spart uns Geld und sorgt für einen viel transparenteren Workforce-Planungsprozess“, erklärt Coop Värmlands CIO, Thomas Berglund.

Die ersten Reaktionen von Filialleitern, Mitarbeitern und Gewerkschaften auf das System fallen alle sehr positiv aus.

„In der Vergangenheit bestand oft die Gefahr, dass Arbeitnehmerrechte in der schieren Komplexität der Schichtplanung untergingen“, so Kent Jansson, Gewerkschaftsvertreter bei Coop Värmland. „Ein System zu haben, das Verträge und Arbeitsrecht automatisch berücksichtigt und den Mitarbeitern mehr Flexibilität einräumt – das ist ein großer Schritt nach vorne, bei dem alle gewinnen.“

Mitarbeiter profitieren von flexiblerer Arbeitszeitgestaltung, da das System komplexe Planungsprozesse meistert, die die individuellen Wünsche und Bedürfnisse jedes Arbeitnehmers berücksichtigen. Was Filialleitern einst Kopfschmerzen bereitete, berechnet jetzt die Software. Sehr begrüßt wird bei den Mitarbeitern auch die Abruffunktion der Schichten auf ihren Mobilgeräten.

„Ein System zu haben, das Verträge und Arbeitsrecht automatisch berücksichtigt und den Mitarbeitern mehr Flexibilität einräumt – das ist ein großer Schritt nach vorne, bei dem alle gewinnen.“

Kent Jansson, Union Representative, Coop Värmland

Vielversprechende Ergebnisse

Die ersten Ergebnisse des Projekts sind sehr positiv. Dort, wo RELEX im Einsatz ist, wurden nicht nur die Personalkosten um sechs bis acht Prozent gesenkt – die Lösung nimmt den Filialleitern auch viel Arbeit ab. Binnen Sekunden führt das System Planungen aus, die Filialleiter zuvor stundenlang beschäftigten. Jetzt führen diese nach Bedarf kleine Anpassungen durch und sparen kostbare Zeit.

„Die optimierten Schichten sehen sehr gut aus und der Planungsprozess ist schnell. Die Verknüpfung von Schichtplanung mit Absatzprognosen und dem Zeitplan der Anlieferungen erleichtert es, die richtigen Leute für anstehende Aufgaben vor Ort zu haben“, so Jonas Helgman, Filialleiter bei Coop Värmland „Gehen Lieferungen ein, wird der Bestand sofort in die Regale geräumt: Es stehen keine halbleeren Paletten mehr herum. So wirken die Regale und die ganze Filiale ansprechender, was die Kunden bemerken und schätzen.“

Thomas Berglund, CIO bei Coop Värmland, erklärt: „Heute hängt das Überleben im Einzelhandel oft davon ab, jede kleinste Möglichkeit zur Effizienzsteigerung zu ergreifen. Coop Värmland und RELEX arbeiten eng zusammen, um hier eine Vorreiterrolle einzunehmen. Das sorgt für Kostenersparnisse, besser organisierte Filialen und höhere Kundenzufriedenheit.“

Resultate

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Sechs bis acht Prozent niedrigere Personalkosten

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Geringere Arbeitslast für Filialleiter

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Optisch ansprechendere Filialen dank gefüllter Regale und aufgeräumter Gänge

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Höhere Mitarbeiterzufriedenheit