Optimale Regalverfügbarkeit ohne Kostensteigerung

Die Bestellpolitik der Filialen wirkt sich wesentlich auf das Ergebnis im Einzelhandel aus. Präzision und Effizienz des Bestellprozesses wirken sich über die Regalverfügbarkeit auf den Absatz aus, aber auch auf Arbeitskosten und Kosten für Lager sowie bei Verlusten und Preisnachlässen in den Filialen und übrigen Teilen der Lieferkette. Da selbst eine kleine Filiale tausende verschiedene Artikel führt und größere Supermärkte bis zu zehntausenden Artikeln, ist klar, dass ein präzises artikelspezifisches Monitoring und manuelles Bestellen fast unmöglich sind. Zahlreiche Unternehmen sind deshalb auch zu einer systembasierten Warenauffüllung übergegangen und haben damit gute Ergebnisse erzielt!

Warenauffüllung als Schlüssel zur Gewährleistung von Regalverfügbarkeit und Effizienz im Handel

Gute Regalverfügbarkeit ist im Einzelhandel unbedingte Voraussetzung für ein erfolgreiches Geschäft. Im Handel mit Waren des täglichen Bedarfs sinkt der Umsatz bei einem mangelhaften Regalsortiment um 3,9 % und im Fachhandel ist die Situation Schätzungen zufolge noch schlechter.

Die wichtigsten Ursachen für schlechte Regalverfügbarkeit sind Mängel im Bestellwesen und fehlerhafte Absatzprognosen2. Die Probleme spitzen sich besonders in Sondersituationen zu, zum Beispiel in Verbindung mit Produktkampagnen und Saisonwechseln. Die Absatzverluste bei Kampagnenprodukten liegen Schätzungen zufolge bei mehr als 15 %.

Probleme der Warenauffüllung und Absatzeinschätzung zeigen sich außer in einem mangelhaften Regalangebot auch in Verlusten bei Frischprodukten, die das Verfallsdatum überschritten haben, und veralteten Saisonprodukten oder Produkten mit kurzem Lebenszyklus. In der Endphase des Produktlebenszyklus müssen oft erhebliche Preisnachlässe gewährt werden, um die überschüssigen Lagerbestände absetzen zu können. Dies beeinträchtigt die Rentabilität.

Im Einzelhandel wirkt sich auf die Rentabilität auch der in den Filialen benötigte Zeitaufwand für Bestellungen und Warenbehandlung aus. Es handelt sich hier um eine erhebliche Kostenquelle. Untersuchungen zufolge entstehen mehr als die Hälfte der Kosten der Einzelhandels-Lieferketten in den Verkaufsfilialen3. Da im Einzelhandel Kundenbedienung, Warenbestellung und -empfang sowie Regalauffüllung von denselben Mitarbeitern durchgeführt werden, fehlt der für Bestellung und Warenabwicklung benötigte Zeitaufwand im Verkauf und Kundenservice.

Es sollte nicht vergessen werden, dass die Filialenbelegschaft nicht für die Probleme hinsichtlich der Regalverfügbarkeit verantwortlich ist. Da selbst kleine Filialen schon mehr als tausend Artikel führen und große Supermärkte auf zehntausende Artikel kommen, reicht die Zeit für eine Sichtprüfung eines jeden Regals oder die Planung von produktspezifischen Liefermengen einfach nicht aus. Zahlreiche Einzelhandelsunternehmen sind deshalb auch schon zu einer automatischen Warenauffüllung übergegangen, um Regalverfügbarkeit und Effzienz zu verbessern.

Mit systembasierter Bestellung können die zahlreiche Herausforderungen des Einzelhandels bewältigt werden:

• Die Regalverfügbarkeit wird verbessert, da bestimmte Produkte bei den Bestellungen nicht vergessen werden,
• mit Hilfe von modernen Prognosemodellen können Nachfrageänderungen besser vorausgesagt werden,
• Personen- und filialenabhängige Unterschiede in der Bestellpräzision können überbrückt und die Qualität des Bestellprozesses auch während Urlaubszeiten oder bei Krankheitsfällen gewährleistet werden,
• es werden Zeitressourcen freigesetzt, die das Personal für eine bessere Verwaltung von Sondersituationen oder für einen besseren Kundenservice aufwenden kann,
• die Steuerung der Warenauffüllung wird erleichtert, wenn anstatt von umfangreichen Mitarbeiterschulungen die Ziele über die Steuerparameter im System umgesetzt werden können. Mittels Steuerparametern kann zum Beispiel entschieden werden, ob mehr auf eine gute Regalverfügbarkeit oder eine Minimierung der Verluste gesetzt werden soll. Weiterhin können für verschiedene Produktgruppen unterschiedliche Schwerpunkte festgelegt werden.

Wie funktioniert automatische Warenauffüllung?

Die Grundidee der automatischen Warenauffüllung ist einfach. Das System verfolgt auf Filialenebene das Absatzverhalten eines jeden Produkts und vergleicht die Zahlen mit dem rechnerischen Lagerbestand und eventuell auch mit den Absatzprognosen. Auf der Grundlage dieser Daten erstellt das System eine Bestellung oder einen Bestellvorschlag, mit dem das gewünschte Bestandsniveu für das Produkt gewährleistet wird.

Für die Festlegung der Bestellung wird gewöhnlich ein Modell genutzt, dass bestellpunktbezogen ist oder das die Absatzprognosen für die Periode zwischen den Bestellungen berücksichtigt.

1. Das bestellpunktezogene Modell eignet sich für Artikel mit geringer Nachfrage. Die Prognose für diese Artikel wäre in jedem Fall fast Null, so dass sich eine Berücksichtigung der Prognose im Prinzip nicht auf die Steuerung auswirken würde. Im System werden produkt- und filialspezifische Bestellpunkte festgelegt. Wenn der rechnerische Lagerbestand diesen Punkt erreicht, erstellt das System eine Bestellung oder einen Bestellvorschlag. Der Bestellpunkt kann entweder hinsichtlich Regalverfügbarkeit oder Regalpräsentation festgelegt werden. In der Praxis kann ein Bestellpunkt von zwei Stück für einen bestimmten Artikel oder eine Filiale ausreichen, um eine fast vollständige Regalverfügbarkeit zu gewährleisten, damit das Regal aber nicht zu leer erscheint, wird der Bestellpunkt trotzdem auf sechs Stück festgesetzt.
2. Das prognosebezogene Bestellmodell eignet sich am besten für die Steuerung von Artikeln mit hoher Nachfrage. Das System kalkuliert in diesem Fall die artikel- und filialspezifische Absatzprognosen. Die Prognose für die Periode zwischen Bestellungen wird mit dem rechnerischen Lagerbestand und dem angestrebten Sicherheitsbestand verglichen. Wenn laut Prognose der Sicherheitsbestand in dieser Periode unterschritten wird, erstellt das System eine Bestellung oder einen Bestellvorschlag. Das prognosebezogene Bestellmodell bietet im Vergleich zum Bestellpunktmodell mehrere Vorteile. Zunächst ermöglicht die Prognose ein schnelles automatisches Reagieren auf eine veränderte Nachfrage bei einem Artikel. Moderne Prognosemodelle können Trends sowie saisonale Schwankungen berücksichtigen. Zweitens stützt ein prognosebezogenes Modell die Steuerung auch in Ausnahmesituationen. Anstelle von ständigem Anheben und Senken des Bestellpunktes wird die Steuerung über die Prognosen angepasst, wobei das System für Bestellungen die realisierte Nachfrage berücksichtigen und selbständig die Bestellungen gegen Ende von Kampagnen oder Saisonzeiten bremsen kann.

Was setzt eine automatische Warenauffüllung voraus?

Eine effiziente Automatisierung der Warenauffüllung setzt bestimmte grundlegende Dinge voraus: der Absatz muss den Artikeln präzise genug zugewiesen werden, die Steuerung von Bestandsmanagement und Filialenlager muss funktionieren und für das Sortimentsmanagement muss ein klarer Prozess festgelegt sein.

Damit das Aufüllbestellsystem den Absatz auf Filialen- und Artikelebene verfolgen und auf dieser Grundlage Absatzprognosen erstellen kann, muss der Absatz präzise genug identifiziert und für den richtigen Artikel erfasst werden. Im Einzelhandel wird dieses Kriterium meist erfüllt. Probleme können jedoch zum Beispiel bei Bekleidungsartikeln auftreten, wenn für verschiedene Größen oder Farben keine eigenen Produktnummern erstellt wurden.

Da sich die automatische Warenauffüllung sehr stark auf Saldodaten stützt, spielt die Richtigkeit des Warensaldos eine wichtige Rolle hinsichtlich der Präzision der Warenauffüllung. Wareneingänge müssen pünktlich und zuverlässig gebucht werden. Wichtig ist ebenfalls, dass der Verkauf unter der richtigen Produktnummer verbucht wird; zum Beispiel können verschiedene Geschmacks- und Farbvarianten nicht mit derselben Produktnummer verkauft werden. Weiterhin ist wichtig, dass die Richtigkeit des Warensaldos verfolgt wird, besonders in Problemsituationen, d. h. wenn der Regalbestand zu niedrig oder zu hoch erscheint, und dass regelmäßig Inventuren durchgeführt werden.

In der Filiale können für das Bestandsmanagement selten im Verkauf befindliche Produkte von Lagerprodukten getrennt werden. Das Auffüllbestellungssystem geht im Prinzip von der Annahme aus, dass alle eingegangenen Produkte im Regal aufgefüllt sind und zum Verkauf stehen. Deshalb ist das Filialenlagermanagement auch ausgesprochen wichtig. Es muss darauf gezielt werden, dass die Waren nicht unnötig lange im Filialenlager verbleiben und dass das Lager sauber und ordentlich ist, so dass keine Ware übersehen werden kann.

Die Automatisierung der Warenauffüllung setzt auch voraus, dass dem System eindeutig mitgeteilt werden kann, welche Produkte aufgefüllt werden sollen und welche nicht. Für das Sortimentsmanagement muss also ein systematischer Sortimentsmanagementprozess geschaffen werden, auf dessen Grundlage jederzeit festgelegt werden kann, welche Produkte zum Auffüllsortiment einer bestimmten Filiale gehören. Das kann schwierig sein, wenn vorher keine Sortimentsdaten geführt wurden. Besonders im Fachhandel hat in vielen Unternehmen das Filialenpersonal die Möglichkeit, alle im System erfassten Produkte nach eigenem Ermessen zu bestellen.

Was muss bei der Automatisierung der Warenauffüllung berücksichtigt werden?

Die Automatisierung der Auffüllbestellungen birgt auch einige Probleme, die die Entwicklung bremsen oder den durch Automatisierung erzielten Nutzen aufheben können. Indem potentielle Fehlerquellen im Voraus identifiziert werden, können die Fehler jedoch vermieden werden.

Eine Herausforderung für viele Unternehmen ist die Unzulänglichkeit des Bestellsystems hinsichtlich der Steuerungsanforderungen des Unternehmens. Häufig wird zunächst ein einfaches und leicht verständliches Bestellpunktsystem eingesetzt, dass relativ gut für Produkte mit geringer oder gleichmäßiger Nachfrage funktioniert. Wenn die automatische Warenauffüllung auf gängigere Produkte erweitert werden soll, besonders solche, deren Nachfrage Schwankungen aufweist, führt das Bestellpunktmodell zu schlechten Ergebnissen. Erst nach dem Wechsel auf prognosebasierte Warenauffüllung kann die Warenauffüllung weiterentwickelt werden. Indem die Informationen über frühere Realisierungen genutzt werden, können die gleichen Fehler vermieden und die Entwicklung deutlich beschleunigt werden.

Auch wenn das Bestellmodell prinzipiell geeignet ist, können falsch festgelegte Steuerparameter zu schlechten Ergebnissen führen. Da im Einzelhandel die Menge der zu steuernden Einheiten ausgesprochen hoch ist – große Ketten führen hunderttausende Einheiten, wenn man die Zahl der Produkte mit der Zahl der Filialen multipliziert – stellen Einstellung und Aktualisierung der Steuerparameter eine hohe Herausforderung dar. Wenn die Steuerparameter manuell verwaltet werden, hat man bei der Kalkulation nur die Möglichkeit, die Zahlen einmal über den Daumen peilen. In der Praxis werden Steuerparameter oft auf Ketten- oder Produktgruppenebene festgelegt. Da die Nachfrage für die verschiedenen Produkte der verschiedenen Produktgruppen deutliche Schwankungen aufweisen kann und selbst der Absatz des gleichen Produktes je nach Filiale unterschiedlich sein kann, ist klar, dass die Steuerung manuell nicht sehr präzise erfolgen kann. Auch wenn die Steuerparameter durchschnittlich gesehen geeignet wären, gibt es zahlreiche Produkte und Filialen, die zu geringe Sicherheitsbestände besitzen oder deren Umschlaggeschwindigkeit auf schlechtem Niveau ist. Es ist daher wichtig, dass das gewählte Bestellsystem ein Einstellen der Steuerparameter auf Produkt- und Filialenebene stützt und den Ablauf der Warenauffüllung unter Berücksichtigung unterschiedlicher Kriterien verfolgt und auf Abweichungen durch Ändern der Steuerparamter oder Änderungsvorschläge reagieren kann.

Mit der Automatisierung der Auffüllbestellungen können oft gleichzeitig Verfügbarkeit verbessert, Filialenbestände verringert und Filialeneffizienz gesteigert werden. Oft muss aber gewählt werden: Setzt man eher auf eine Spitzenverfügbarkeit oder auf Verlustminimierung, auf weniger frequente Lieferrhythmen oder repräsentative Regale, auf gleichmäßige Warenströme oder schnelles Reagieren bei Nachfrageänderungen? Falsch definierte, unklare oder widersprüchliche Ziele erschweren die Entwicklung der automatischen Warenauffüllung. Das Setzen von Zielen ist eine hohe Herausforderung an das Management und stellt gewöhnlich eine große Veränderung dar. Wenn die Bestellungen manuell von mehreren Filialenmitarbeitern vorgenommen werden, sind die gesetzten Ziele eher richtungsweisend und spiegeln sich nicht unbedingt in praktischen Handlungsweisen wider.

Werden die Auffüllbestellungen systembasiert gesteuert, muss zwangsweise für die Steuerparameterwahl festgelegt werden, welche konkreten Ergebnisse erzielt werden sollen, z. B. hinsichtlich Regalverfügbarkeit und Verluste. Ein in jeder Hinsicht optimales Ergebnis sollte jedoch nicht einmal angestrebt werden, vor allem zu Beginn des Veränderungsprozesses. Wichtiger ist das Verständnis der für das Geschäft kritischen Ziele und deren Schwerpunktsetzung. Für die übrigen Ziele muss ein ausreichendes Mindestniveau festgelegt werden. Wenn der neue Prozess funktionstüchtig ist, kann man sich mehr auf die Entwicklung der einzelnen Aspekte konzentrieren.

Der schlimmste Fehler ist Aufgeben! Viele Unternehmen haben die verschiedensten Gründe angeführt, um keine Veränderungen im Bestellprozess vornehmen zu müssen: „Unsere Nachfrage ist kampagnenabhängig und kann nicht systembasiert gesteuert werden“ oder „Wir haben das 1992 versucht und es hat nicht funktioniert“. Nachfragebezogene Sondersituationen wie Kampagnen und Saisonzeiten können gewöhnlich bewältigt werden, wenn geeignete Prognosemodelle vorliegen. Die Situation ist die gleiche wie immer, wenn Unternehmen vor Problemen stehen. Eine schwierige Ausgangssituation erfordert zu Beginn einen höheren Arbeitsaufwand, aber die zu erzielenden Nutzen sind gleichzeitig auch höher. Es darf auch nicht vergessen werden, dass es sich um ein langfristiges Entwicklungsprojekt handelt, das sich erheblich auf zahlreiche Mitarbeiter auswirkt. Es ist wichtig, das Veränderungsmanagement möglichst gut zu planen und hierfür geeignete Ressourcen vorzusehen, damit unnötige Reibereien und Probleme minimiert werden können.

Welcher Nutzen kann mit einer automatischen Warenauffüllung erzielt werden?

Mit automatischer Auffüllbestellung konnten bereits in kurzer Zeit ausgesprochen konkrete Ergebnisse erzielt werden. Erwiesene Kundenvorteile:

• Verbesserung der Regalverfügbarkeit um mehrere Prozent, dadurch positive Auswirkungen auf den Absatz,
• Der Automatisierungsgrad der Warenauffüllung konnte auf bis zu 98 Prozent gesteigert werden, wodurch in den Filialen der Zeitaufwand für Bestellungen erheblich gesenkt und freigesetzte Ressourcen für den Kundenservice genutzt werden konnten,
• Effizienzsteigerung in der Warenbehandlung der Filialen und Lieferketten durch Festlegung filialen- und produktgruppenspezifischer Lieferrhythmen und produktspezifischer Lieferpartien,
• die Lagerbestände konnten verringert und der Lagerumschlag bis auf ein Sechsfaches erhöht werden, ohne dabei die Regalverfügbarkeit zu beeinträchtigen,
• Präzisierung der Prognosen, die die Bestellungen steuern, auch in anspruchsvollen, z. B. saisonal bedingten Situationen
• die Steuerung von Kampagnen konnte mit dem neuen Bestellsystem präziser erfolgen

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Quellen

1. Corsten, D. & Gruen, T. (2003), “Desperately seeking shelf availability: an examination of the extent, the causes, and the efforts to address retail out-ofstocks”, International Journal of Retail & Distribution Management.
2. Coca Cola Retailing Research Council / Anderson Consultancy (1996), “Where to Look for Incremental Sales Gains: the Retail Problem of Out of Stock Merchandise”, Bericht.
3. Zelst, S. van, Donselaar, K.H. van, Woensel, T. van, Broekmeulen, R.A.C.M., Fransoo, J.C. (2005), ”A model for store handling. Potential for efficiency improvement”, Beta Working Paper 137.