Autor: Mika Halme, Business Area Lead

Immer mehr Einzelhändler kommen zu folgender Erkenntnis: Sie müssen dringend ihr Workforce-Management verbessern. Zu oft sind Filialleiter damit belastet, Dienstpläne manuell erstellen zu müssen. Diese schwierige Aufgabe zu meistern, benötigt vielseitiges Wissen. Die besten Planer verlassen sich hierbei auf eine Kombination aus historischen Erkenntnissen und Bauchgefühl à la „typischerweise benötigen wir freitags diese Anzahl an Personal.“

Manuelles Planen der Schichten ist sehr zeitaufwendig und fehleranfällig: Kein Mensch kann allein die allgemeinen Geschäftsziele, filialspezifische Bedürfnisse und die individuellen Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter effektiv, geschweige denn effizient verarbeiten. Die Aufgabe ist einfach zu umfangreich.

Workforce-Management-Systeme machen manuelle Planung sicherlich einfacher, aber viele sind nicht auf dem neuesten Stand moderner Technologie. Einzelhändler können heute ihre Handelsdaten für mehr nutzen als nur für logistische Prozesse: zur Optimierung ihres Workforce-Managements.

Simples Workforce-Management vs. Workforce-Management-Optimierung: Worin besteht der Unterschied?

Die meisten Workforce-Management-Systeme assistieren bei der Erstellung von Dienstplänen. Dabei konzentrieren sie sich aber auf die Grundlagen: Zeiten des Ein- und Ausstechens und Fragen der Gehaltsabrechnung zum Beispiel. Vor allem aber setzen sie weiterhin viel manuelle Planungsarbeit voraus.

Eine prognosegesteuerte Lösung zur Workforce-Optimierung nutzt hingegen alle Ihre Daten (wie Absatzprognosen, Mitarbeiterpräferenzen, individuelle Vertragskonditionen, Arbeitsgesetze usw.), um den Prozess der Dienstplanerstellung zu automatisieren und zu verbessern. Verlangen Sie daher nicht von Filialleitern, sich jede Woche stundenlang mit dem Erstellen von suboptimalen Dienstplänen herumzuschlagen und später deren Fehler auszubessern – nutzen Sie ein Tool zur besseren und schnelleren Dienstplanerstellung. Mit „schneller“ sind hier nicht mehr als fünf Minuten gemeint.

Dienstpläne verbessern: Mit Daten und Automatisierung

Das Personal stellt einen der größten Kostenfaktoren im Einzelhandel dar: Jede Verbesserung wird somit sofort durch signifikante Kosteneinsparungen sichtbar. Durch die Verwendung maßgeschneiderter Algorithmen und moderner Optimierungsroutinen vermeiden Händler sowohl das Risiko der Überbesetzung (die teuer für das Unternehmen ist) als auch das der Unterbesetzung (die Mitarbeiter belastet und Kunden verärgert).

Durch hochwertige Absatzprognosen erstellen moderne Workforce-Management-Systeme einen akkuraten Planungshorizont bis zu einem Jahr im Voraus. Sie arbeiten zugleich granular und ermöglichen die präzise Kalkulation des Mitarbeiterbedarfes für alle Filialarbeiten bis zu einem Zeitfenster von 15 Minuten.

Die Einsatzplanung dreht sich aber hauptsächlich um Menschen. Um sinnvolle Dienstpläne zu erzeugen, muss die Software Projektionen des Arbeitsaufwandes mit essenziellen Informationen über die Angestellten verknüpfen: Welche Mitarbeiter können dienstags nicht arbeiten? Was steht in ihren Gewerkschaftsverträgen und was sind die geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen vor Ort? Wer ist für welche Aufgabe am besten geeignet?

Durch das Integrieren verschiedener Datenquellen generiert Ihr System automatisch akkurate Dienstpläne Monate im Voraus. Manager können diese natürlich bei Bedarf anpassen, aber ansonsten sind keine manuellen Änderungen nötig. Das Resultat? Datenbasierte Einsatzpläne, die die Planungszeit reduzieren, eine adäquate Mitarbeiteranzahl garantieren, um notwendige Aufgaben bei schwankendem Arbeitsvolumen zu erledigen und die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter einbeziehen – so ist ein reibungsloser Filialbetrieb garantiert.

Coop Värmlands Erfolgsgeschichte: Reduktion der Personalkosten um sechs Prozent

Der schwedische Lebensmittelhändler Coop Värmland nutzt seit 2015 die RELEX-Software für Prognosen und Disposition zur Verderbsreduktion und Verbesserung der Regalverfügbarkeit. Nach der Implementierung der auf Prognosen basierenden Workforce-Management-Lösung von RELEX verzeichnete das Unternehmen eine Senkung der Personalkosten um ganze sechs Prozent.

Die RELEX-Software ist nun für das Gros der Zeitplanung zuständig. Filialleiter müssen dabei nur kleine Anpassungen für spezifische Bedürfnisse von Managern oder Mitarbeitern durchführen. Durch die optimierten Dienstpläne hat Coop Värmland nun immer die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit im Einsatz – das garantiert einen reibungslosen und effizienten Ablauf in den Filialen.

Jonas Helgman, Filialleiter bei Coop Värmland hat den Mehrwert der neuen Lösung bereits zu Beginn erkannt: „Durch das Verknüpfen der Einsatzplanung mit Absatzprognosen und dem Zeitplan der eingehenden Lieferungen ist es wesentlich einfacher, die richtigen Leute für die anstehenden Aufgaben vor Ort zu haben.“ Helgman macht die verbesserte Dienstplanung auch für ein optimiertes Kauferlebnis der Kunden verantwortlich. Wenn Lieferungen eintreffen, stehe nun genug Personal bereit, um die Waren direkt in die Regale einzuräumen: „Nicht nur die Regale sehen ansprechender aus, sondern die ganze Filiale – und die Kunden bemerken das und wissen es zu schätzen.“

Mehr über die Erfolgsgeschichte von Coop Värmland lesen Sie in der Fallstudie – oder schauen Sie sich die Einsatzmöglichkeiten der RELEX-Software für Workforce-Management genauer an.

Ihr Kontakt vor Ort

Ramona Saager

Ramona Saager

Business Development, DACH

Phone+49 173 64 11 874

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