Die Herausforderung: Wachstum ohne die richtigen Tools

Grupo Vinoteca zählt zu den führenden Einzelhändlern und Distributoren für Wein und Spirituosen in Mexiko und ist über drei Unternehmen aktiv: Importaciones de la Mancha, Vinoteca und Vinux. Die Gruppe ist mit stationärem Einzelhandel in 10 mexikanischen Bundesstaaten präsent, ergänzt durch einen Online-Vertriebskanal, und bietet ein Sortiment aus Wein, Spirituosen, Bier, alkoholfreien Getränken, Lebensmitteln und Accessoires.

Wegen einer Expansion über mehrere Kanäle stieß die manuelle, tabellenbasierte Planung von Grupo Vinoteca zunehmend an ihre Grenzen. Vor der Einführung von RELEX wurden Bedarfsplanung, Allokation und Disposition getrennt gesteuert, ohne eine integrierte Sicht auf das gesamte Netzwerk. Das Planungsteam arbeitete mit festen Bestellmengen, was zu Überbeständen und entgangenen Umsätzen führen konnte.

Neue Kunden, Sortimentsänderungen und saisonale Schwankungen im wachsenden Netzwerk stellten Grupo Vinoteca vor immer größere Herausforderungen. Ohne verlässliche Prognosen als Entscheidungsgrundlage wuchs der Druck, die Verfügbarkeit sicherzustellen und den Bestand über alle Kanäle hinweg zu steuern. Das Unternehmen brauchte eine Lösung, die seiner Supply Chain die nötige Struktur und Skalierbarkeit verlieh, denn die Planungsprozesse hielten mit dem Wachstum nicht mehr Schritt.

Eine Planungslösung für mehr Skalierbarkeit und saisonale Komplexität

2023 führte Grupo Vinoteca RELEX-Prognose und -Disposition sowie eine integrierte Supply-Chain-Planung für das gesamte Netzwerk ein, unterstützt vom RELEX-Partner Wysupp. Überzeugt hat RELEX durch seine Erfahrung mit breiten Sortimenten, unterschiedlichen Produktlebenszyklen und stark saisonal geprägten Handelsumgebungen. Genau diese Kombination an Fähigkeiten war für ein Unternehmen entscheidend, das Bestände über mehrere Kanäle, Gesellschaften und Distributionsstufen hinweg steuert.

Mit RELEX verfügt Grupo Vinoteca erstmals über präzise Bedarfsprognosen für jedes Produkt, jede Filiale und jeden Kanal. Die Gruppe gewann die Transparenz, die für proaktive Entscheidungen nötig ist: Jeder Kanal erstellt seine eigene Prognose, während der Bestand netzwerkweit optimiert wird. Für ein Wein- und Spirituosenunternehmen bedeutet das auch, die Nachfrage erstmals getrennt nach Jahrgang verfolgen zu können. Bestellvorschläge werden jetzt automatisch generiert, sodass sich das Team auf Analyse und strategische Entscheidungen konzentrieren kann, statt Bestellungen manuell zu verwalten.

Während des gesamten Projekts arbeiteten Grupo Vinoteca und RELEX eng zusammen und verfolgten einen strukturierten Ansatz, der Vertrauen im Team und eine hohe Plattformakzeptanz in den Mittelpunkt stellte. Der Fokus auf Sortimentskonsistenz und Promotion-Prognosen trug zu einem reibungslosen Übergang bei. Seit dem Go-Live ist das Team von Grupo Vinoteca im Umgang mit der Plattform zunehmend eigenständig geworden und gut aufgestellt, um mit Zuversicht weiter zu skalieren.

Messbarer Mehrwert bei Verfügbarkeit, Bestand und Effizienz

Seit der Einführung von RELEX verzeichnet Grupo Vinoteca messbare Verbesserungen bei Verfügbarkeit, Bestand und Servicelevel. Die entgangenen Umsätze im Einzelhandel sanken um 34,7 %, von 9,5 % auf 6,2 %, ein direktes Ergebnis der verbesserten Produktverfügbarkeit in Filialen und Online-Kanälen. Die B2B-Lieferquote stieg von 90,0 % auf 92,8 % und stärkte damit das Servicelevel gegenüber Hotel- und Gastronomiekunden. Der Bestand sank im Schnitt um 1,2 Tage – eine Verbesserung, die es überflüssig machte, ein zweites Lager anzumieten, und die jährliche Einsparungen ermöglicht, ohne die Verfügbarkeit zu beeinträchtigen.

Der Effekt von RELEX geht weit über Bestands- und Verfügbarkeitskennzahlen hinaus: Der Zeitaufwand für die Filialdisposition sank um rund 50 %. Diese deutliche Reduzierung hat den Arbeitsalltag des Teams grundlegend verändert. Während das Unternehmen weiter wächst, unterstützt RELEX dieses Wachstum, ohne dass zusätzliche Planende erforderlich wären.

„RELEX hat unseren Zeitaufwand für die Disposition um etwa die Hälfte reduziert, aber der Nutzen geht weit darüber hinaus“, sagt Karen Contreras, Supply Chain Manager bei Grupo Vinoteca. „Bedarfsänderungen, Ausnahmen und Promotion-Artikel werden jetzt zentral an einem Ort verwaltet, was unsere Planung grundlegend verändert hat. Nach knapp zwei Jahren haben wir unsere Verfügbarkeitsziele erreicht, sehen die Bestandsperformance weiter steigen und freuen uns darauf, gemeinsam auf diesen Ergebnissen aufzubauen.“

Grupo Vinoteca ist nun gut aufgestellt, um sein Wachstum in ganz Mexiko fortzusetzen – gestützt auf eine einheitliche Supply-Chain-Basis, die mit dem Unternehmen mitskaliert. Das Team ist im Umgang mit der Plattform zunehmend eigenständig geworden, und die laufende Zusammenarbeit konzentriert sich darauf, weitere Mehrwertpotenziale zu erschließen. Für die Zukunft plant Grupo Vinoteca, weitere RELEX-Funktionen zu erschließen – als nächster Schritt steht Diagnostics auf der Agenda.